Женщина-предприниматель вышла замуж и сменила фамилию. С какого числа, на основании какого документа и какую формулировку записи указать в трудовой книжке работников? Если не вносить никакой записи, то получится, что принимал на работу один человек, а уво
Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Бланк письма для переписки с иностранцами
Делопроизводство и архив
№ 11 / 2022
Мы составляем исходящие письма на иностранном
(английском) языке, в т.
ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Организация оформляет приказы по разным формам
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Согласно Инструкции по делопроизводству
и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления.
Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отразить в Инструкции по делопроизводству?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?
Делопроизводство и архив
№ 11 / 2022
Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?
Делопроизводство и архив
№ 03 / 2015
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны
Делопроизводство и архив
№ 09 / 2022
Можно ли у Вас получить пример оформления
документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.
11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?
Делопроизводство и архив
№ 05 / 2016
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2018
Как оформить реквизит «Приложение» в случаях,
когда: 1.
Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
образец в 2022 году пример
Автор Виктория Ананьина На чтение 6 мин Обновлено
В жизни человека происходят различные ситуации, в результате которых меняются личные данные работника, чаще всего встречается, когда работник меняет фамилию на фамилию супруга или супруги.
Содержание
- Нормативное регулирование смены фамилии
- Основание для оформления смены фамилии в документации организации
- Формирование заявления на смену фамилии
- Пример заявления на смену фамилии
- Ответы на распространенные вопросы
Нормативное регулирование смены фамилии
Глава VII Государственная регистрация перемены имени Федерального закона «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 N 143-ФЗ отражает возможность перемены имени и регулирует порядок смены имени, регистрации и изменения имени в документах при любых обстоятельствах.
В статье 32 Право выбора супругами фамилии «Семейного кодекса Российской Федерации» от 29.12.1995 N 223-ФЗ представлены право гражданина на смену фамилии и варианты смены фамилии в результате заключения или расторжения брака.
Основание для оформления смены фамилии в документации организации
В случае смены фамилии работником в организации возникает необходимость внести изменения во все кадровые документы предприятия, относящиеся к данному работнику: личную карточку работника (форма Т-2), трудовой договор, трудовую книжку, лицевой счет (форма Т-54) и другие. Если не поменять информацию о работнике в документации, происходит искажение информации, которое может привести к наложению штрафов, поэтому важно на предприятии своевременно внести соответствующие изменения. Работодатель должен позаботиться о том, чтобы работник был также заинтересован в том, чтобы предоставить эту информацию, так как никаким нормативными актами не регулируется срок информирования работодателя о данной ситуации.
- Заявление с просьбой внести соответствующие изменения в документы оранизации
- Новый паспорт (оригинал и копия)
- Свидетельство о смене фамилии (оригинал и копия), например, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене имени
При отсутствии хотя бы одного из перечисленных документов нельзя формировать приказ на смену фамилии, который будет служить основой для внесения корректировок в документы организации.
Читайте также статью ⇒ Документы для оформления нового сотрудника на работу в 2022.
Основанием для написания заявления работником будет являться новый паспорт и свидетельство о смене фамилии, которое нужно оформить по существующему в организации порядку, так как особых требований к заявлению нет, его можно написать как в рукописном, так и в печатном виде.
Обычно, рекомендуется писать заявление по следующей форме:
- В правом вернем углу пишется должность руководителя, наименование организации, ФИО руководителя (в дательном падеже), должность и ФИО работника по данным на день написания заявления (в родительном падеже)
- По центру отражается наименование документа – заявление, которое необходимо зарегистрировать во входящих документах
- Текст заявления, где отражается просьба о замене фамилии в документации организации с указанием прежней и новой фамилий.
- Основания для смены фамилии также нужно указать в заявлении: копия паспорта и копия свидетельства о заключении или расторжении брака, смене имени
- Ставится дата, подпись и расшифровка
| Директору ООО «Альфа и омега» Родионовой Л.А. от технолога Михелевой А.В. Заявление. В связи с заключением брака и сменой фамилии (прежняя фамилия Андреева, новая фамилия Михелева) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в документацию, содержащую мои персональные данные. Приложения: 1. Копия паспорта серия 8014 №123456, выданного УФМС России по Республике Башкортостан, 08.02.2022. 2. Копия свидетельства о заключении брака II-АР №123456, выданного Советским отделом ЗАГС г. Уфы, 20.01.2022. 09.02.2022 Михелева А.В. Михелева |
Получив от работника заявление на смену фамилии, копии документов в виде приложения к заявлению, формируется приказ о смене фамилии и уже на основании приказа вносятся изменения в документы организации, относящиеся к работнику. Работник самостоятельно меняет ИНН, СНИЛС, Медицинский полис. Их копии с обновленной информацией тоже нужно предоставить работодателю, для того, чтобы в личном деле не было искаженной информации. В трудовой договор вносятся изменения посредством заключения дополнительного соглашения.
Аналогично происходит подача документов работодателю, если гражданин воспользовался правом смены имени согласно Главе VII Федерального закона «Об актах гражданского состояния» от 15.
11.1997 N 143-ФЗ.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: В какой срок работник обязан оповестить работодателя заявлением о смене фамилии?
Ответ: Заявление о смене фамилии должно быть обосновано (паспортом и его копией, свидетельством о смене фамилии и его копией). При получении нового паспорта, замену которого необходимо произвести в течение 30 дней со дня получения свидетельства о смене фамилии, работник должен также приложить свидетельство и оформить заявление. Законодательство не регулирует сроки подачи заявления на смену фамилии, поэтому с заявлением к работодателю стоит обратиться в день получения нового паспорта, но можно и в любое время. Важно, чтобы это не привело к искажению информации в отчетных документах (например, 2-ндфл также важную роль играет и для работодателя).
Вопрос №2: Можно ли принять такое заявление только на основании свидетельства о смене фамилии, пока паспорт оформляется?
Ответ: Нельзя.
На основании паспортных данных (серия и номер) вносятся изменения в документы компании, где эти данные и отражаются.
Вопрос №3: Как внести изменения о смене фамилии в трудовую книжку?
Ответ: «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек» излагается следующий порядок: на титульном листе аккуратно, одной чертой зачеркивается старая фамилия и сверху вписывается новая. Слева на внутреннем развороте обложки отражается информация по внесенным изменениям: наименование, номер документа и дата его выдачи, ставится подпись лица с расшифровкой, внесшего изменения, дату внесения изменений и печать организации (если есть).
кадровых изменений | Центр общих услуг
Запрос действий персонала (PAR)
Просмотр страницы отдела кадров «Как обрабатывать транзакции PAR» может помочь понять, как обрабатывать эти транзакции.
Если вам нужна помощь с операцией PAR, напишите нам по электронной почте или позвоните по номеру 734-615-2000, нажмите 1, нажмите 3.
Если ваше подразделение пользуется услугами координатора отдела кадров, напишите нам по электронной почте или позвоните по телефону 734-615-2000 , нажмите 1, нажмите 3, нажмите 1.
Пожалуйста, укажите следующую информацию:
- Тип операции назначения кадрового делопроизводства
- PAR Номер транзакции (если применимо)
- УМИД
Срочная помощь
Срочная помощь может потребоваться с транзакциями PAR, если, например, PAR был представлен с опозданием и сотрудник не получит зарплату, или необходимо добавить работу для активации льгот.
Напишите нам, чтобы запросить помощь с этими PAR’S. Как только мы получим ваш запрос, вы получите электронное письмо с подтверждением. Пожалуйста, укажите следующую информацию:
- Тип транзакции встречи с персоналом (пример: отключение, поздний PAR, экстренный вызов)
- PAR Номер транзакции (если применимо)
- УМИД
- Номер дела, полученный по электронной почте от Shared Services, если применимо
Изменения в утверждающем PAR
Напишите нам, чтобы повторно назначить утверждающего PAR.
Пожалуйста, укажите следующую информацию:
- Категория транзакции (пример: Доплата)
- Уникальное имя текущего утверждающего
- Уникальное имя заменяющего утверждающего
- Причина перевода (пример: вне офиса, больше не в отделе)
- Список идентификаторов незавершенных транзакций, требующих переназначения
Изменения адреса или личных данных
Вы можете запросить следующие типы изменений (юридическое имя, рабочий адрес UM, номер социального страхования, дата рождения, статус визы, статус гражданства и пол), используя электронную форму изменения адреса кампуса или личных данных. Эта форма проведет вас через точные шаги, которые необходимо предпринять в зависимости от типа персональных данных, которые необходимо изменить.
Исключения:
- Если вы являетесь студентом и вам необходимо обновить какую-либо личную информацию, обратитесь в офис регистратора.
- Если вы пенсионер, не работаете или работаете удаленно, НЕ заполняйте электронную форму. Свяжитесь с нашей службой поддержки клиентов, чтобы обработать ваш запрос.
Обратите внимание, что вам также необходимо будет обновить любые личные изменения непосредственно в TIAA и Fidelity Investments, если вы участвуете в каких-либо пенсионных сберегательных планах UM.
Call Tiaa по телефону 1-800-842-2252
Call Fidelity Investments по телефону 1-800-343-0860 ″
Команда по обслуживанию клиентов: 734-615-2000 Пресс 1, 1
66: 734-615-2000.
Пакетная обработка
Пакетная обработка позволяет нам загружать изменения в систему M-Pathways для нескольких сотрудников одновременно. Если вам нужно обработать 20 или более однотипных действий, использование пакетной обработки может сэкономить вам значительное время. В настоящее время мы предлагаем пакетную обработку для:
- Единовременная доплата
- Изменение рабочего адреса/телефона
Обзор набора инструментов HR Batch предоставляет обзор процесса.
Инструкции и шаблоны для процессов пакетной загрузки можно найти, перейдя на страницу «Адресная партия» или «Дополнительная оплата» или связавшись с группой управления данными отдела кадров: ([email protected]), и мы вышлем соответствующий шаблон для подачи пакетной загрузки.
Обновление папки персонала
Поддержание кадровых папок в актуальном состоянии включает представление ежегодных обзоров производительности и испытательного срока, благодарственных писем и специальных наград. Пожалуйста, отправьте документы по адресу:
Только личное дело SSC
3003 South State Street
Ann Arbor, MI 48109-1271
Предпочтительное и юридическое имя — UCSB Office of the Registrar
ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНОЕ НАЗВАНИЕ
Позволяя студентам использовать предпочтительное имя вместо SBUC предоставить учащимся возможности, безопасный и недискриминационный университетский опыт.
Опция предпочтительного имени позволяет студентам изменить свое имя в большинстве университетских информационных систем, не требуя изменения официального имени. Причины использования предпочтительного имени могут включать трансгендерную или гендерно несоответствующую идентичность, иностранных студентов или других студентов, которые хотят принять англоязычное имя, а также студентов, известных под именами, которые отличаются от их официального имени. Не менее важно и то, что ни один ученик не должен чувствовать себя обязанным взять англоязычное имя для принятия или удобства других.
Чтобы указать предпочтительное имя, учащиеся войдут в редактор каталогов Identity Services и обновят поле «Предпочитаемое имя». Это поле также следует использовать для обновления или удаления предпочтительного имени (при необходимости). Ниже приведен пример снимка экрана:
Отчество
Если у вас есть опасения по поводу отображения вашего отчества в системах, ориентированных на сотрудников и преподавателей, обратитесь к младшему регистратору академических и студенческих служб в Sara.
Cook. @sa.ucsb.edu.
Обратите внимание: :
В соответствии с FERPA, Законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни, имя учащегося может быть раскрыто общественности в качестве «справочной информации», если только учащийся не решит не разрешать такое раскрытие. Для учащихся, выбравших предпочтительное имя, будет раскрыто только предпочтительное имя. Чтобы отозвать раскрытие университетом справочной информации, у студента есть возможность запросить конфиденциальность через Офис регистратора. Для получения дополнительной информации о справочной информации и о том, как ограничить ее разглашение, см. «Конфиденциальность личных данных учащихся — информация для учащихся». Чтобы отправить запрос о неразглашении, заполните форму запроса на ограничение/разглашение данных учащегося.
Предоставленное предпочтительное имя будет именем по умолчанию, отображаемым в списках курсов и в большинстве систем, ориентированных на персонал и преподавателей.
Официальное имя учащегося по-прежнему будет отображаться для сотрудников, которым было предоставлено разрешение, или в случаях, когда официальное имя требуется по закону или для целей отчетности (например, официальные стенограммы и проверки, дипломы, финансовая помощь, выставление счетов / дебиторская задолженность / сборы, отчетность правительству для налоговых или визовых целей и т. д.). Обратите внимание, что указанное предпочтительное имя не повлияет на сведения о занятости тех, кто также является сотрудником UCSB.
Юридические и предпочтительные имена будут отображаться в следующих местах:
| Место | Предпочтение Имени | Доступный | .| Записи о приеме | | X | | |||
| Консультационные записи (колледж, выпускное отделение) | X | X | |||||||
| Advising records (academic department) | X | ||||||||
| Alumni records and Institutional Development | X | ||||||||
| Athletics (NCAA) | X | X | |||||||
| Class rosters | X | ||||||||
Начало *Студент может выбрать, какое имя появится | X* | X* | |||||||
| Записи программы для учащихся с ограниченными возможностями (DSP) | X | X | |||||||
| Diploma | X | ||||||||
| Education Abroad Program | X | X | |||||||
| Educational Opportunity Program (EOP) | X | ||||||||
| Office of Financial Aid and Scholarships and MyAidStatus | X | ||||||||
| GauchoSpace | X | ||||||||
| GOLD | X | ||||||||
| Housing rosters | X | X | |||||||
| Office of Student Conduct records | X | X | |||||||
| myBARC | X | ||||||||
| Online Campus Directory | X | ||||||||
| Shoreline | X | ||||||||
| Управление иностранных студентов и ученых (OISS) и Система обмена студентами и посетителями по обмену (SEVIS) | X | X | |||||||
| Департамент полиции (кампус) — UCPD | X | ||||||||
| Senior Book (La Cumbre Yearbook) | X | ||||||||
| Student Health Services records | X | X | |||||||
| Summer Sessions records | X | X | |||||||
| Записи отдела Раздела IX | X | X | |||||||
| Стенограммы (официальные) | X | ||||||||
| Стенограммы (неофициальные) | |||||||||
| Проверка (официально) | x |
Юридические и предпочтительные первые имена будут использоваться при отправке по следующим адресам:
. | |
| Экстренный контакт | Имя экстренных контактов |
| Местное проживание | Предпочтительное имя |
| Местная почта | Предпочтительное имя |
| Billing | Preferred first name |
| Parent | Parent’s name(s) |
| Permanent | Preferred first name |
| Diploma mailing | Legal first name |
| Umail | Предпочтительное имя |
| Адрес места работы (зарплата) | Официальное имя |
Иностранные студенты
Студенты с визой F-1 или J-1, решившие использовать предпочитаемое имя в UCSB, будут внесены в свою запись в Информационной системе студентов и посетителей по программам обмена (SEVIS) с предпочтительным именем. Записи SEVIS по-прежнему будут включать официальное имя, указанное в паспорте.
Студенты с визой F-1, в форме I-20 будут указаны как предпочтительные, так и официальные имена. Студенты должны указывать предпочитаемое имя во всех иммиграционных и визовых заявлениях, если оно официально использовалось в Калифорнийском университете в Санта-Барбаре. Вопросы относительно того, как будет использоваться предпочитаемое имя, следует направлять в Управление по делам иностранных студентов и ученых (OISS).
Отказ от ответственности
UCSB будет отображать предпочтительные имена для университетского сообщества, где это возможно и уместно, и приложит все усилия для обновления отчетов, документов и систем, предназначенных для использования предпочтительных имен. Ненадлежащее использование предпочтительного имени (включая, помимо прочего, уклонение от юридических обязательств или введение в заблуждение) может стать причиной для отказа в использовании предпочтительного имени. UCSB оставляет за собой право удалить любое предпочтительное имя, которое будет сочтено неуместным.
Ходатайство об изменении имени или данных (форма для скачивания)
Для получения дополнительной информации об изменении официального имени посетите веб-сайт суда штата Калифорния.
Учащиеся, желающие изменить свое официальное имя, должны загрузить, заполнить и подписать форму «Изменение имени или данных». Студенты могут отправить форму и подтверждающую документацию по электронной почте, лично или по почте по адресу:
Офис регистратора
1101 SAASB
Калифорнийский университет
Santa Barbara, CA 93106-2015
[email protected]
All changes must be accompanied by applicable documentation, including but not limited to:
- Marriage license
- Водительское удостоверение
- Постановление суда
- Удостоверение личности
- Карта социального обеспечения
- Паспорт 0
При предоставлении документации по почте просьба предоставлять только ксерокопии; НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ ОРИГИНАЛЫ.UCSB стремится обслуживать студентов любого пола, гендерной идентичности и гендерного самовыражения. Студентам рекомендуется встретиться с сотрудником, чтобы обсудить, как университет может помочь с их потребностями или вопросами, относящимися к их полу и/или имени, указанному в документах университета. Чтобы записаться на конфиденциальную встречу, студенты могут связаться с директором LGBTQ Resources ([email protected]) или помощником регистратора академических и студенческих услуг ([email protected]).
РЕСУРСЫ
Офис регистратора
Калифорнийский университет, Санта-Барбара
1101 Здание по делам студентов и административным службам (SAASB)
Санта-Барбара, Калифорния 93106-2015
[email protected]
Управление иностранных студентов Scholars
University of California, Santa Barbara
Student Resource Building, Room 3130
Santa Barbara, CA 93106
oiss@sa.