Отпроситься с работы служебная записка: как отпроситься с работы на законных основаниях, что такое служебка на отгул за свой счет? — kiteliberty.ru — Кайт клуб Андрея Антонова, Санкт-Петербург

Содержание

как отпроситься с работы на законных основаниях, что такое служебка на отгул за свой счет?

Образец служебной записки на отгул: как отпроситься с работы на законных основаниях, что такое служебка на отгул за свой счет?

В общем понимании фраза «взять отгул» означает получить внеплановый выходной за отработанные сверхурочно часы.

Для оповещения руководителя отдела о своем отсутствии в рабочий день сотрудник составляет служебную записку.

О том, как составляется и оформляется подобный документ, расскажем в статье и рассмотрим на конкретном примере.

Также расскажем про цель служебной записки на отгул и как она оформляется, а также как составляется.

Скрыть содержание
Цель служебной записки на отгул
Как оформляется?
Как составляется?
Образец документа
Цель служебной записки на отгул
Служебная записка на отгул – это внутренний документ организации, направленный на информирование, уведомление директора или непосредственного руководителя отдела об отсутствии сотрудника в рабочее время с указанием причины предоставления ему внепланового выходного.
Из определения следует, что цель документа – донести информацию до адресата. Кроме того, зарегистрировав записку, сотрудник подтверждает факт обращения к руководителю с просьбой об отгуле и получение от него обратной связи.
Справка! Помимо отработанного ранее времени в качестве причины отгула могут быть указаны иные обстоятельства.
Представьте ситуацию. В отделе трудится порядка 20 сотрудников, включая руководителя отдела. Системный администратор Альянов получил от своего непосредственного руководителя устное разрешение на отгул, и обрадованный благополучно отправился в рабочий день по своим делам.
А на следующий после отгула день получил выговор от директора фирмы за прогул, которому именно в этот день необходимо было настроить программу на компьютере.
А если бы Альянов составил и зарегистрировал свою записку на отгул, никаких претензий к нему бы не возникло, потому как его отсутствие было согласовано с непосредственным руководителем.
Таким образом, мало просто отпроситься с работы, нужно оформить это документально.
Как оформляется?
Служебная записка не входит в перечень управленческой документации, содержащийся в ОКУД, потому унифицированного бланка документа не существует.
Организация может самостоятельно разработать единую для всех сотрудников форму документа или инструкцию по составлению, однако чаще служебная записка составляется произвольно, но с соблюдением правил деловой переписки.
В зависимости от установленных правил внутреннего документооборота компании документ может оформляться в электронной либо бумажной форме.
Соответственно регистрация записки также происходит посредством внесения записи в журнал либо добавлением ее в сетевую папку, предназначенную для хранения внутренних документов компании.
В некоторых компаниях документ проходит «двойную регистрацию» и фиксируется в отделе кадров и у секретаря.
Как составляется?
Если в компании нет собственного бланка служебной записки и инструкции по ее составлению, сотруднику следует опираться на общие правила составления деловых документов.
В первую очередь заполняется так называемая шапка. Здесь указывается фамилия и инициалы адресата в дательном падеже, его должность, а также должность и ФИО составителя. Данные адресата и адресанта проставляются в правом верхнем углу.
С левой стороны напротив информации о получателе проставляется дата регистрации документа и его номер.
Далее необходимо обозначить название документа. Пишем по центру с большой буквы, точку на конце не ставим.
Сам текст документа на отгул должен содержать просьбу и основания для предоставления вам внеочередного выходного. Текст должен быть изложен простыми, короткими предложениями без использования ругательств и жаргонизмов, с соблюдением правил грамматики и пунктуации.
В завершении указываются дата и ФИО составителя, записка заверяется его личной подписью.
В ряде случаев на документе помимо подписи составителя должны быть проставлены подписи третьих лиц.
Образец документа
№ 2 от 29. 04.2017 Руководителю экономического отдела ООО «Кассандра»
Григорьевой Алевтине Сергеевне
специалиста-сметчика
Павлова Андрея Васильевича
Служебная записка
Прошу предоставить мне отгул на 30.04.2017 года за отработанное ранее время 24.04.2017 года.
29.04.2017 ___________ Павлов А.В.
(подпись)
Служебная записка, часто рядовые сотрудники называют её “служебка на отгул за свой счет”, как способ внутреннего информирования обычно используется в крупных организациях.
На картинке пример документа:
Скачайте образец служебной записки на пропуск рабочего дня.
Для мелких фирм, где сотрудников можно пересчитать по пальцам, подобные формальности не используются, все вопросы решаются посредством личного обращения сотрудника к руководителю.
Наверх

Случаи, в которых работнику нужно отлучиться по своим делам на непродолжительное время, часто возникают спонтанно, и требуют принятия быстрого решения. В таких ситуациях вовсе не обязательно покидать рабочее место на целый день.

Даже уход с работы на непродолжительное время, с условием последующего возвращения, требует оформления. Порядок такого оформления и необходимые для этого документы обычно регулируются внутренними нормативными документами.

Но в любом случае этих документов бывает достаточно и отгулы на непродолжительное время на протяжении рабочего дня приказом не оформляются. Но требуют учета в табеле. На основании заявления там должно быть проставлено фактически отработанное время.

При отказе в одном из таких случаев есть возможность обжаловать решение руководства, но для получения отгула на несколько часов текущего дня это не повлияет. При оформлении за свой счет решение принимает только администрация, и все зависит от доброй воли руководства. На положительное решение в данном случае может повлиять:

Письмо с оправданием отсутствия — это официальное письмо или электронное письмо, которое сотрудники отправляют уведомить начальство об отсутствии работы. Это относится к исключительным событиям, таким как чрезвычайные ситуации, семейные дела, болезни или важные личные дела, которые нельзя откладывать. В большинстве случаев сотрудники пропускают работу только в течение определенного периода, дня или части дня.

Сотрудникам следует отправить письмо с извинениями как можно скорее, в идеале до пропуска работы, чтобы они могли попросить разрешения. Однако часто бывает так, что сотрудники не могут явиться на работу по срочным причинам и отправляют письмо с извинениями только после отсутствия.

В каждой компании есть свои внутренние положения, касающиеся личных отгулов и отпусков. Многие из них предлагают инструкции и советуют сотрудникам, что делать в случае отсутствия на работе. Лучше всего предоставить формат письма с оправданием отсутствия и научить сотрудников предоставлять всю необходимую информацию в хорошо организованной форме. Еще лучше использовать облачное программное решение для управления персоналом, которое позволяет сотрудникам запрашивать отгулы из любого места и с любого устройства.

Письмо или электронное письмо об отсутствии на работе должно содержать четкую информацию, такую как дата или время отсутствия и причины отсутствия на работе. В нем также должно быть указано, просит ли сотрудник разрешения взять отпуск или пропустить работу без уведомления.

Однако это официальное письмо с извинениями, поэтому оно должно быть вежливым и профессиональным, а также иметь личный характер. Консультируйте сотрудников о том, сколько деталей необходимо и требуются ли подтверждающие документы. Убедитесь, что ваше письмо об отсутствии на работе включает следующее:

Электронное письмо или письмо с профессиональным оправданием должно быть вежливым, хорошо написанным и кратким. Записка об отсутствии должна быть честной и прямолинейной, разъясняя непредвиденные причины отсутствия работника. В то же время электронное письмо с профессиональным оправданием не является эссе и должно быть коротким и легко читаемым. Избегайте интимных подробностей, переходя на личности или используя цветистые выражения. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу и предоставить вашим сотрудникам наилучший формат писем об отсутствии.

Ознакомьтесь с политикой компании в отношении личного отпуска — Убедитесь, что вы включили в письмо все необходимое (например, подтверждающие документы, принятые причины). Также каждая компания согласовывает максимальное количество отсутствий по личным делам.
Иметь запасного человека . Если это письмо с разрешением, убедитесь, что сотрудники упомянули, кто будет заменять их во время отсутствия или как вы можете связаться с ними (например, по телефону экстренной помощи или по электронной почте).
Make it policy prof — Если это письмо с извинениями за неожиданное отсутствие, убедитесь, что сотрудники упомянули причину, принятую политикой вашей компании (например, вы можете предоставить сотрудникам список приемлемых причин)
Не Не будь расплывчатым, но и не переходи на личности — Сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни. В то время как некоторые компании могут запросить медицинскую справку для оправдания отсутствия на работе из-за болезни, в письме с извинениями не должны содержаться личные данные, касающиеся состояния работника. Они могут описывать участие в трагическом семейном событии (например, похороны близкого родственника) или неожиданном профессиональном событии (например, получение награды), но не должны раскрывать интимные подробности.
Говорите коротко – Достаточно нескольких искренних фраз. Проверьте все важные моменты и включите соответствующую информацию, но не заставляйте руководителя тратить слишком много времени на чтение письма с извинениями. Короткие заявления вроде «извините за отсутствие» или «извините за отсутствие» — хороший способ сразу перейти к теме письма.
Следуйте внутренним процедурам – В руководстве для сотрудников должны быть разъяснены процедуры, которым необходимо следовать в случае неожиданного отсутствия. Например, некоторые компании разрешают отсутствовать по уважительной причине только для заранее запланированных мероприятий. Другие требуют краткого уведомления в случае опоздания или невозможности прийти на работу (например, звонка руководителю или сотруднику отдела кадров). Убедитесь, что письмо с извинениями соответствует срокам и процедурам, согласованным в вашей компании.

Когда вы пишете письмо с извинениями за отсутствие на работе, вы должны следовать определенной структуре, чтобы профессионально справляться с трудными ситуациями. Неожиданные события редко бывают счастливыми. Поэтому сотрудникам потребуется всяческая поддержка, которую они могут получить.

Письмо-разрешение: во время моего отсутствия [имя члена команды] будет выполнять мои задачи. Я буду доступен для экстренных случаев по адресу [email/phone]. Не могли бы вы сообщить мне, если есть какие-либо другие задачи, которые требуют моего срочного внимания?

Письмо с извинениями: Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось. Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации.

Ниже приведены несколько примеров писем с извинениями за работу, которые вы можете свободно использовать. Вы можете просто вставить их в электронное письмо, и с небольшой персонализацией у вас есть то, что может избавить вас от неприятностей. Приведенные примеры охватывают такие проблемы, как отсутствие по семейным обстоятельствам, болезнь, важные дела, чрезвычайные ситуации и т. д.

По неотложным семейным обстоятельствам я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия]. У моей 2-летней дочери была высокая температура, и ей требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия] из-за болезни. [Я не мог прийти на работу/вынужден был уйти с работы раньше], потому что мне требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и убедитесь, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог присутствовать на работе [дата] из-за чрезвычайной ситуации. Я был доступен по электронной почте и телефону все время и уже выполнил задачи, запланированные на этот период. Не могли бы вы сообщить мне, могу ли я предоставить дополнительную информацию?

Упрощение управления отсутствием

Если вы ищете цифровое решение для обработки всех типов отпусков, вам подойдет LeaveBoard. Веб-программное обеспечение для управления отсутствием простое в использовании, имеет правильное сочетание функций для малого и среднего бизнеса и помогает вам узнать, кто не работает в любое время.

Начните бесплатно

Вы находитесь на важной встрече, и один из ваших коллег резко встает, собирает свои вещи и выходит из конференц-зала. Все кажутся сбитыми с толку, и кажется, что она рассердилась на лидера собрания. Если вам нужно уйти с рабочей встречи пораньше, важно обдумать это до того, как вы уйдете. Вашему начальнику может потребоваться письмо с извинениями за то, что он не пришел на встречу, но если вы просто уходите раньше, следование профессиональному протоколу гарантирует, что ваш уход не будет мешать работе.

Когда вы просматриваете свое расписание на неделю, вы замечаете явное противоречие с последними 30 минутами встречи в пятницу днем. Вы не хотите, чтобы это выглядело так, как будто вы пытаетесь начать выходные пораньше, но в то же время у вас есть законная причина уйти. Очень важно помнить, что если вы сидите за столом, вы играете важную роль. В некоторых случаях ваше отсутствие может свести на нет необходимость проведения остальной части собрания.

Общество управления человеческими ресурсами подчеркивает, что поведение некоторых сотрудников посылает сигнал об отсутствии заинтересованности. Неоднократные отговорки о пропуске рабочей встречи могут сигнализировать вашему руководителю, что вы больше не цените свою работу. Используйте здравый смысл, чтобы оценить важность встречи и последовательность вашего поведения. Это не будет проблемой, если уход с собрания раньше является аномалией, а не обычной практикой.

Поговорите со своим боссом или руководителем собрания перед собранием. Вместо того, чтобы говорить: «Я ухожу с собрания», попробуйте: «Могу ли я освободиться от собрания в следующий четверг?» Если вам нужно уйти по личным причинам, и у вас есть отпуск по личным обстоятельствам, вам может потребоваться запросить отгул. Рабочая встреча, которая вызывает конфликт, скорее всего, послужит приемлемым конфликтом. Общение является ключевым. Предварительное уведомление смягчит любые предположения, сделанные вашим боссом.

Ищите незаметное время, чтобы уйти с собрания. Плановый перерыв в акции идеален, но при его отсутствии учитывайте темы повестки дня. Во время деликатного разговора лучше не уходить. Например, если речь идет о предотвращении предвзятости на рабочем месте, ваш уход может непреднамеренно сигнализировать об отсутствии поддержки разнообразия и инклюзивности. Точно так же уход, когда говорит конкретный человек, может быть истолкован как неприязнь к этому человеку.

Уйти раньше времени с виртуального собрания может показаться намного проще, но вы все равно должны быть вежливы с руководителем собрания и участниками. Университет Питтсбурга разработал список лучших практик этикета для виртуальных встреч, в котором обсуждается важность минимизации отвлекающих факторов. Ранний уход с собрания может застать участников врасплох. Используйте функцию чата, которую можно найти на большинстве виртуальных платформ, чтобы отправить быстрое сообщение о том, что вы уходите с собрания досрочно. Всегда выключайте звук, если только вы не говорите. Ненужный шум может привлечь внимание к вашему присутствию. Выйдите из собрания, прежде чем собирать свои заметки или готовиться покинуть рабочее место.

Ссылки
SHRM: 13 признаков того, что кто-то собирается уйти
Университет Питтсбурга: Zoom Meetings
Советы
Обстоятельства не всегда позволяют вам покинуть собрание с достоинством. Если вы получаете особенно тревожные новости, покиньте комнату для совещаний как можно тише и быстрее, прежде чем реагировать.
Биография писателя
Доктор Келли Мейер получила докторскую степень в Манкато штата Миннесота по направлению «Лидерство в образовании». Она является автором и соавтором 12 книг, посвященных обслуживанию клиентов, разнообразию и построению команды. Она выступает в качестве консультанта для бизнеса, промышленности и образовательных организаций. Доктор Мейер написал статьи и книги по бизнесу для Talico, Inc.

как отпроситься с работы на законных основаниях, что такое служебка на отгул за свой счет?

Цель служебной записки на отгул

Как оформляется?

Как составляется?

Образец документа

образец заявления, статьи ТК РФ, оплата

Нормативное регулирование

В каких случаях и кому он предоставляется

Как предоставляется отгул на несколько часов

Заявление и другие документы

Алгоритм пошагово

Что делать при отказе

Как написать письмо с извинениями за пропущенную работу (с примерами)

Что включить в письмо об отсутствии на работе?

Советы по написанию электронного письма с оправданием отсутствия на работе

Формат письма с извинением за отсутствие

Упрощение управления отсутствием

Как отговориться от встречи | Работа

Используйте политическую призму

Поговорите со своим боссом

Время решает все

Подумайте о логистике

Этикет виртуального собрания

Добавить комментарий Отменить ответ