Материальная помощь в связи со смертью работника: Полная информация для работы бухгалтера

Выплата родственникам в связи со смертью сотрудника

Начисление и выплата зарплаты умершего сотрудника в программе ЗУП 3

Сотрудник умер 05 апреля 2021 года. Родственник покойного обратился в бухгалтерию о выплате ему неполученной зарплаты. Необходимо заработную плату за май (не полученную сотрудником) и компенсацию за неиспользованный отпуск выплатить члену его семьи.

1. Документ

Увольнение

Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника. Создайте и рассчитайте документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Увольнение). В поле Основание увольнения укажите — п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.

2. Настройка — Удержания

Так как расчет при увольнении умершего сотрудника будут получать его родственники необходимо создать новый вид удержания (

Настройка – Удержания) для последующей регистрации удержания в пользу родственника.

Зарегистрируйте удержание в пользу родственника в необходимой сумме с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (Зарплата – Алименты и другие удержания –Создать – Постоянное удержание в пользу третьих лиц). В поле Контрагент укажите родственника, который получает расчет за покойного сотрудника.

Сумму удержания можно как рассчитать самостоятельно (в этом случае выбираем в поле Расчет и показатели вариант Фиксированная сумма и затем руками указываем ее в удержании), либо автоматизировать процесс. Рассмотрим эту настройку:

Указываем Результат рассчитывается, затем проходим по ссылке Редактировать формулу, двойным кликом добавляем один единственный показатель РасчетнаяБаза, нажимаем Ок.

На ставшей после этого активной вкладке Расчет базы добавляем начисления, которые сотруднику причитаются в этом месяце (не забываем про компенсацию отпуска при увольнении и.т.д.)

3. Документ

Зарплата – Алименты и другие удержания — Удержание в пользу третьих лиц

4. Документ

Начисление зарплаты и взносов за последний месяц работы

В результате автоматического заполнения вся сумма, которая положена к выплате, попадет в удержание и не попадет в документ на выплату в последующем. Вкладки Начислено, НДФЛ и Взносы по сотруднику пусты. Выплата расчета при увольнении умершего сотрудника производится в бухгалтерской программе.

1. В результате произведенных действий:

в документе Отражение зарплаты в бухучете

(раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) появится удержание в пользу родственника, при синхронизации с бухгалтерской программой этот документ сформирует проводку Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 76. 49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников».

Сумма к выплате сотруднику будет равна нулю.

2. В бухгалтерской программе необходимо будет зарегистрировать выплату денежных средств родственнику покойного сотрудника, указав счет дебета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников». В отчетности по страховым взносам и НДФЛ эти доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.

Для кадровика

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника является одним из оснований увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

От кадровика требуется выполнение следующих действий:

1. Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника.

Если получить свидетельство о смерти от родственников не удается, работник отдела кадров может обратиться в отдел ЗАГС с письменным запросом и получить повторное свидетельство о смерти работника, содержащее сведения, необходимые для прекращения трудовых отношений с умершим работником (абз. 3 п. 2, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», п. 1, 5 Перечня документов, утв. приказом Минюста России от 19.08.2016 № 194.).

При этом со слов родственников (других граждан) без представления подтверждающих документов оформлять прекращение трудового договора с умершим работником нельзя. Например, недостаточно одного только устного сообщения по телефону от родственников о факте смерти работника.

2. Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ об увольнении можно издать по форме, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-8 и форма № Т-8а) или по самостоятельно разработанной форме.

В графе Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) указывается смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

В строке «Документ, номер и дата» указываются реквизиты свидетельства о смерти (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).

Строка «Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа» в рассматриваемом случае не заполняется (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день, приступал или нет работник к работе в этот день). Поскольку наступление именно этого события повлекло невозможность выполнения работником лично своей трудовой функции (ст. 15, 56 ТК РФ).

Дата смерти указывается датой прекращения трудового договор независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. То есть дата приказа о прекращении трудового договора может быть позже даты прекращения трудовых отношений и будет совпадать с датой представления свидетельства о смерти.

На приказе о прекращении трудового договора не будет подписи работника. В приказе не могут расписаться и родственники умершего работника. На приказе следует сделать соответствующую запись об этом (например, «С приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Подпись заверяется кадровым работником, уполномоченным вести кадровый учет, или руководителем.

Приказ о расторжении трудового договора необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.

3. Подать СЗВ-ТД об увольнении работника

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки уволенного работника работодатель обязан представить в ПФР сведения о его увольнении по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

4. Внести запись в личную карточку работника

Унифицированные формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций, форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

В строке Основание прекращения трудового договора (увольнения) Раздела XI личной карточки производится запись в соответствии с приказом об увольнении. В рассматриваемом случае необходимо указать: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

.

Негосударственные организации могут пользоваться самостоятельно разработанной формой (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Строка об ознакомлении с этой записью работника остается незаполненной.

5. Внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку и выдать ее родственникам работника.

Данный пункт необходимо выполнять только в том случае, если трудовая книжка работника ведется на бумажном носителе (ст. 66 ТК РФ). В случае если трудовая книжка ведется в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ) запись об увольнении не вносится, поскольку трудовая книжка находится у работника. В этом случае сведения об увольнении отражаются только в отчете по форме СЗВ-ТД.

Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а порядок ее заполнения – постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Пример:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Поршень» (ООО «Поршень»)
5	16	03	2018	Принята в отдел продаж на должность продавца	Приказ от 16. 03.2018 № 63
6	05	04	2021	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 05.04.2021 № 5
				Специалист по кадрам Коровьева Н. Д.. Коровьева
				Печать

Законодательство не требует в этом случае подписи родственников сотрудника об ознакомлении с записью об увольнении.

Трудовую книжку умершего работника с записью о прекращении трудового договора в связи с его смертью нужно выдать на руки одному из родственников работника под расписку или направить ее по почте по адресу, который указан в письменном заявлении родственника (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Подписи работника за получение трудовой книжки не будет в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если родственники работника не обратились за трудовой книжкой либо родственников у сотрудника нет, работодателю некому отдать трудовую книжку умершего работника. В этом случае после внесения в нее записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника ее необходимо хранить в течение 50/75 лет (законченные делопроизводством до 1 января 2003 года – 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет) (п. 43 Правил, ст. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

6. Составить записку-расчет при прекращении трудового договора.

Записка-расчет применяется для учета и расчета заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. Она оформляется по форме № Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Этим же постановлением установлен порядок ее заполнения.

Она составляется работником кадровой службы или иным лицом, уполномоченным на это, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

7. Осуществить окончательный расчет с родственниками умершего работника.

Окончательный расчет по заработной плате и другим выплатам, полагающимся умершему работнику, производится с членом его семьи или лицом, находившимся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ). Членами семьи являются супруги, родители (усыновители), дети (в том числе усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ). Членами семьи также могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица (гл. 15 Семейного кодекса РФ).

При этом работодатель обязан выплатить родственникам умершего работника:

• причитающуюся заработную плату

• компенсацию за неиспользованные отпуска (при их наличии) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ)

• суммы пособий, не полученных работником ко дню смерти (например, пособие по временной нетрудоспособности) (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», письмо ФСС России от 08.07.2015 № 02-09-11/15-11127).

В соответствии со ст. 141 ТК РФ выплатить заработную плату и другие суммы, причитающиеся умершему работнику, нужно не позднее недельного срока со дня подачи работодателю следующих документов:

• свидетельства о смерти работника

• письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм

• паспорта или другого документа, удостоверяющего личность заявителя

• документа, подтверждающего факт родства с умершим работником (свидетельства о браке, свидетельства о рождении), если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует необходимая информация.

Кроме того, родственникам умершего работника в связи с его смертью работодатель может выплачивать:

• социальное пособие на погребение, если родственник или иное лицо похоронили умершего за свой счет и обратились к работодателю с заявлением о выплате пособия. Указанное пособие выплачивается за счет ФСС России (пп. 6 п. 1 ст. 1.4 Федерального закона № 255-ФЗ, ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»)

• материальную помощь в связи со смертью работника, если такая выплата предусмотрена в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о материальной помощи) (ст. 8, 41 ТК РФ) либо решение о выплате принял руководитель организации.

8. 8. Сообщить о прекращении трудового договора с работником в военкомат.

Работодатель обязан в течение двух недель направить в военкомат уведомление об увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету (пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Этот документ не содержит исключений для случаев прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника. Во избежание претензий со стороны военкомата рекомендуем направить уведомление (при необходимости). Форма такого уведомления установлена Приложением № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (разработано Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

Что такое смерть работника

Согласно пп.3 п.1 ст. 57 Трудового кодекса РК — Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора.
Основание для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон: 
3) в случае смерти работника либо работодателя – физического лица, а также в случае объявления судом работника либо работодателя – физического лица умершим или признания безвестно отсутствующим;

При этом датой увольнения признается дата смерти сотрудника.

Для оформления увольнения умершего сотрудника необходимо получить копию свидетельства о смерти, издать приказ об увольнении в связи со смертью работника.

Независимо от причины увольнения бывшему сотруднику всегда выплачиваются:

Также работодатель умершего работника вправе начислить и выплатить родственникам умершего пособие на погребение. 
Данные выплаты работодатель выплачивает наследникам умершего работника по РКО или на карт-счет родственника умершего работника. 
Карта умершего работника в данном случае признается недействительной.

Заработная плата, не полученная в связи со смертью работника, выдается в порядке, установленном гражданским законодательством РК.

Пункт 1 статьи 1040 Гражданского кодекса гласит, что в состав наследства входит принадлежащее наследователю имущество, а также права и обязанности, существование которых не прекращается с его смертью. Объектами гражданских прав в соответствии с его смертью.

Согласно статьи 115 Гражданского кодекса РК, объектами гражданских прав могут быть имущественные и личные неимущественные блага и права. К имущественным благам и правам (имуществу) относятся: вещи, деньги, в том числе иностранная валюта, ценные бумаги, работы, услуги, объективированные результаты творческой интеллектуальной деятельности, фирменные наименования, товарные знаки и иные средства индивидуализации изделий, имущественные права и другое имущество.

К деньгам и правам (требованиям) по денежному обязательству (правам требования по уплате денег) применяется соответственно правовой режим вещей или имущественных прав (требований).

Согласно пункту 1 статьи 116 Гражданского кодекса, объекты гражданских прав могут свободно отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства (наследование, реорганизация юридического лица)либо иным способом, если они не изъяты из оборота или не ограничены в обороте.

Согласно пп. 18) пункта 1 статьи 341 Налогового кодекса РК,  из доходов физического лица, подлежащих налогообложению, исключаются  выплаты в пределах 94-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, по каждому виду выплат, произведенные налоговым агентом в течение календарного года на погребение работника или членов его семьи, близких родственников — при наличии справки о смерти или свидетельства о смерти работника или членов его семьи, близких родственников.

При этом в случае если компания захочет выплатить сотруднику сумму материальной помощи больше 94-кратного размера МРП, то сумма превышения  считается доходом работника, облагаемым у источника выплаты, и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке. 

В подпункте 4) статьи 324 Налогового кодекса РК говорится, что доходом работника в виде материальной выгоды, подлежащим налогообложению, являются в том числе расходы работодателя на возмещение затрат работника, не связанных с деятельностью работодателя, — при возмещении затрат работнику. На основании изложенного, если в соответствии с коллективным договором работникам производится выплата материальной помощи на погребение, рождение ребенка, то такие выплаты признаются доходом работника в виде материальной выгоды и при исчислении корпоративного подоходного налога подлежат отнесению на вычеты в виде расходов работодателя по доходам работника.

Рекомендуемая корреспонденция счетов: 

Описание ситуации                              Дт               Кт 
Начислено пособие на погребение    7210            3390 
Выплачено пособие на погребение    3390    1010 или 1030

Таким образом, для расторжения трудового договора оформляется приказ. 

От родственников умершего следует получить копию свидетельства о смерти работника. 

За отработанный период работодатель в соответствии с положениями Трудового кодекса РК обязан выплатить работнику заработную плату, если работник находился на больничном, то  возникает обязательство по оплате пособия по временной нетрудоспособности, также в соответствии со статьей 96 Трудового кодекса РК работодатель при расторжении трудового договора с работником в связи с его смертью должен начислить и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Данные выплаты работодатель выплачивает наследникам умершего работника.

Чрезвычайный фонд персонала | Человеческие ресурсы

Перейти к основному содержанию

Чрезвычайные фонды медицинского персонала Калифорнийского университета в Дэвисе и Калифорнийского университета в Дэвисе будут помогать сотрудникам в трудные времена с помощью грантов в размере до 1000 долларов США.

Помощь обычно предоставляется сотруднику, чей доход не может покрыть его потребности, или сотрудник потерял заработную плату не по своей вине. Гранты обычно используются для помощи с жильем, коммунальными услугами, продуктами питания или транспортом. Помощь также может быть оказана, когда работники с ограниченными ресурсами сталкиваются с медицинскими расходами или расходами, связанными со смертью ближайшего родственника или изменением семейного положения.

UC Davis Health

Приложения приостановлены — пожертвуйте сегодня

Помощь нуждающимся сотрудникам Калифорнийского университета в Дэвисе

«Несмотря на COVID-19, лесные пожары, дым и многое другое — мы вместе. Каждый член моего руководящего совета лично обязался сделать пожертвование в Чрезвычайный фонд персонала, и мы невероятно благодарны всем, кто делает пожертвования в этот фонд, помогая уменьшить финансовое бремя члена нашего сообщества.»   —   ​​​​ Канцлер Гэри 9 мая0018

>>  Подробнее

Помогите распространить информацию

Поощряйте кого-то еще делать пожертвования в Фонд помощи персоналу, используя эти фоны Zoom, строки подписи электронной почты и блоки новостной рассылки. Заранее спасибо!

>> Подробнее

---

Часто задаваемые вопросы

• Общие указания

• Процесс подачи заявки и рассмотрения будет аналогичен Фонду поддержки COVID-19 в UC Davis Health 9.0005

  >  Кандидат должен быть карьерным или контрактным сотрудником UC Davis или UC Davis Health.
   > Кандидат проработал не менее 6 месяцев на 50 % рабочего времени или больше.
  > Заявитель может получить только одну награду в течение скользящего 12-месячного периода.
  >  Будет рассмотрено только одно заявление на семью. Например, если два ближайших родственника работают в UC Davis Health, только один из них может подать заявку на получение помощи.
  > К заявке необходимо приложить подтверждающую документацию. Подробнее читайте ниже.
  >  Получатели должны предоставить конкретную документацию (например, счета-фактуры, квитанции), подтверждающую потребность в средствах и способы их использования.
  > Невозможно запросить средства для ожидаемых будущих событий.
  >  Близким родственником считается партнер, ребенок, родитель, брат или сестра, бабушка или дедушка. Другие родственники будут рассмотрены, если будет установлена ​​схема зависимого ухода.
   > Гранты будут предлагаться только при наличии средств.

• Оценка приложений и критериев
• Процесс подачи заявки и рассмотрения будет аналогичен Фонду поддержки COVID-19 в UC Davis Health
  .

  Для законного предоставления благотворительных средств физическим лицам по каналам, спонсируемым работодателем, получатели грантов должны быть выбраны на основе определения объективной финансовой потребности.

  Конфиденциальный оценочный комитет определит, не хватает ли заявителю средств для удовлетворения своих основных потребностей, в частности:
  1.  Есть ли достаточные доказательства финансовых трудностей?
  2. Есть ли квалификационное событие/обстоятельство?

  Квалифицирующее событие   +   Продемонстрированные трудности  =  Квалифицированная потребность

---

Другие способы поддержки сотрудников

• Пожертвование отпускных часов в общий фонд экстренного отпуска

Руководящие принципы Фонда

• Ставьте эмпатию на первое место

Крайне важно понимать, что сотрудники, которые обращаются за помощью к фонду, обычно делают это из-за стресса, неуверенности и беспокойства. Таким образом, взаимодействие с кандидатами должно основываться на достоинстве и уважении и должно олицетворять наши Принципы сообщества.

---

• Быть ориентированным на потребности и реагировать

Платежи будут ускорены, поскольку мы понимаем, что эти средства срочно нужны сотрудникам.

Программа помощи сотрудникам (EAP)

---

БЕСПЛАТНО: (888) 319-8282

TTY: (877) 334-0489

www.eaphelplink.com (Код Компания: NEVADA 9008) ) ) ) ) )

Программа помощи работникам штата (EAP) предоставляет поддержку, ресурсы и информацию по личным и рабочим вопросам. Услуги являются конфиденциальными и предоставляются бесплатно квалифицированным сотрудникам и их иждивенцам.

Услуги включают финансовую информацию и ресурсы, юридическую поддержку и ресурсы, решения для работы и личной жизни, клиническое консультирование и управление стрессом в критических ситуациях.

Услуги EAP в настоящее время предоставляются KEPRO.

ФИНАНСОВАЯ  ВОПРОСЫ?	ЮРИДИЧЕСКАЯ  ВОПРОСЫ?	ПОМОГИТЕ С  СПИСОК ЗАДАЧ?	НУЖЕН КТО-ТО  , С ЧЕМ ПОГОВОРИТЬ?
Выбраться из долгов Проблема с кредитной картой или кредитом Налоговый вопрос Планирование недвижимости Сбережения для колледжа	Развод Банкротство Вопрос арендодателя/арендатора Сделка с недвижимостью Гражданский или уголовный иск	Найти сиделку Найти поставщика услуг по уходу за пожилыми людьми Планирование колледжа Планирование вечеринки Исследование крупной покупки или ремонта дома	Стресс, беспокойство или депрессия Отношения/брачный конфликт Проблема с ребенком Горе и потеря Злоупотребление психоактивными веществами

 

Финансовая помощь 

Финансовый отдел предоставляет телефонные консультации и информацию от финансовых экспертов (например, сертифицированных специалистов по финансовому планированию, дипломированных бухгалтеров) по вопросам составления бюджета, долга, кредита, налогов, пенсионного планирования и недвижимости.

Юридическая помощь

Юридический предоставляет телефонные консультации и информацию с лицензированными адвокатами по вопросам семейного права, кражи личных данных, опеки, недвижимости, планирования недвижимости и налогов. Кроме того, он предоставляет местные направления для личной юридической консультации со скидкой.

Worklife Assistance

Worklife предоставляет индивидуальную исследовательскую и справочную поддержку по уходу за детьми, пожилым людям, образованию, государственным программам, здравоохранению/благополучию, личному комфорту и переезду/переселению.

Клиническое консультирование

Клиническое консультирование включает оценку, краткосрочное консультирование, направление к специалистам и последующее наблюдение для решения личных и профессиональных проблем с доступом к личным консультациям на месте через KEPRO. Консультирование включает в себя четыре (4) бесплатных очных консультации (включая направление, если это уместно) по каждому вопросу в год.