Как написать идеальное письмо о пожертвовании (+ примеры и шаблон)
Если вы работаете в некоммерческой организации, вы, вероятно, по колено занимаетесь составлением писем о пожертвованиях.
Но вопрос в том, как сделать так, чтобы ваше письмо о пожертвовании выделялось из толпы?
По правде говоря, все, от целевой аудитории до формата письма о пожертвовании, имеет значение, если вы хотите привлечь доноров.
Итак, в этом посте я расскажу, как написать письмо о пожертвовании.
Я также расскажу о двух выдающихся письмах о пожертвованиях для некоммерческих организаций и предоставлю вам шаблон и некоторые рекомендации, которые помогут вам в написании писем.
Если вы хотите перейти к шаблону, нажмите здесь. В противном случае читайте дальше!
Зачем: Цель писем о пожертвованиях
Письма о пожертвованиях, также известные как обращения, являются инструментом, используемым некоммерческими организациями для побуждения потенциальных сторонников к пожертвованиям.
В большинстве случаев они включают в себя письменную просьбу либо о финансовой поддержке, либо о подарке в натуральной форме.
Несмотря на то, что они довольно короткие и не обязательно имеют глубину вашей типичной брошюры или других маркетинговых материалов, письма о пожертвованиях касаются конкретных потребностей, которые пытается удовлетворить некоммерческая организация. Многие также включают базовую информацию об общем организационном влиянии и признают прошлые благотворительные усилия донора, как вы размещаете на своем веб-сайте пожертвований.
В двух словах, письма о пожертвованиях предназначены для информирования ваших жертвователей о ваших усилиях и, в конечном счете, для поощрения пожертвований.
Для кого: индивидуальные и корпоративные обращения
Письма о сборе средств обычно делятся на две отдельные категории: индивидуальные и корпоративные обращения. Хотите знать, в чем разница и почему это важно? Читать дальше!
Индивидуальные апелляции
Вы знаете те письма, которые вы получаете по почте от March of Dimes, ASPCA и Всемирного фонда дикой природы? Это индивидуальные обращения!
Как следует из названия, индивидуальные обращения представляют собой письма о пожертвованиях, адресованные отдельным жертвователям.
В эту категорию также входят пары и семьи, которые жертвуют сообща.
Индивидуальные обращения адресованы донору или семье и обычно запрашивают разовый или повторяющийся подарок. Призывы могут быть направлены на ежедневные пожертвования или на конкретную кампанию, в зависимости от потребностей вашей некоммерческой организации.
Корпоративные обращения
Некоммерческие организации направляют корпоративные обращения местным, национальным и международным малым, средним и крупным предприятиям. Хотя аудитория разная, корпоративные письма о пожертвованиях структурированы так же, как и индивидуальные обращения.
Разница между ними заключается в том, о чем вы просите. Многие некоммерческие организации пишут корпоративные письма о пожертвованиях, чтобы попросить пожертвования в натуральной форме (угощения для предстоящего благотворительного мероприятия, подарочные сертификаты для лотереи), собрать подарочные спички для сотрудников или попросить спонсорство.
Например, если вы хотите доставить пиццу для волонтерской вечеринки в честь благодарности и ищете местную пиццерию, чтобы предоставить пиццу в натуральной форме, вы должны написать корпоративное обращение.
Этот тип письма о пожертвовании часто больше фокусируется на пользе для организации, делающей пожертвование, и на том, как это помогает их бизнес-целям. Для приведенного выше примера вы можете сказать, что ваши волонтеры теперь узнают пиццерию, сделавшую пожертвование, и с большей вероятностью будут есть там в будущем.
Когда: идеальное время для создания и отправки
Независимо от того, работаете ли вы в небольшой местной некоммерческой или международной организации, важно создавать призывы к сбору средств для каждой кампании по сбору средств.
Однако есть несколько очень важных вопросов, которые вам нужно обдумать, прежде чем вы начнете распространять призывы.
Сколько писем нужно отправить? Вам решать, сколько букв вам подходит. Если вы не знаете, с чего начать, постарайтесь отправить около трех писем (или электронных писем) по сбору средств для кампаний продолжительностью до тридцати дней. Естественно, более длительные кампании требуют большего количества точек соприкосновения с письмами.
Как часто вы должны их отправлять? Отправляйте корреспонденцию непосредственно перед началом или в первый день кампании. Направьте еще одно письмо в середине кампании, а затем еще раз в течение последних дней/недели. Ускорьте или замедлите свою частоту в зависимости от прошлых тенденций доноров. Например, если подавляющее большинство ваших жертвователей жертвуют в течение первых нескольких дней кампании, когда импульс высок, сгруппируйте свою корреспонденцию соответствующим образом.
Как их распределять? Советы, приведенные в этом посте, одинаково хорошо работают как с электронными письмами, так и с письмами. В зависимости от вашей целевой аудитории вы можете отправить одно или другое сообщение или сочетание того и другого.
Когда лучше всего? Понимание (и отслеживание) поведения вашего донора жизненно важно, если вы хотите знать идеальное время для отправки сообщений.
Подсказка: здесь пригодится программное обеспечение для управления донорами и членством!Если вы отправляете апелляции онлайн по электронной почте или в социальных сетях, используйте аналитику данных (Google, Facebook), чтобы отслеживать, когда люди открывают ваши электронные письма и взаимодействуют с вами в Интернете.
Если вы отправляете апелляции по почте, убедитесь, что каждое письмо проштамповано и отправлено по почте до истечения срока сбора средств.
Подсказка: здесь пригодится программное обеспечение для управления донорами и членством!В конце дня вам необходимо учитывать, как долго будет длиться ваша кампания, процент ответов вашего типичного донора и вашу срочность при составлении плана письма о пожертвовании.
Подробнее: 5 электронных писем о сборе средств на конец года, которые обязательно увеличат пожертвования запустить, но основные элементы остаются прежними.
К ним относятся:
Заголовок: Укажите название вашей некоммерческой организации и фирменный логотип, если он у вас есть.
Контактная информация некоммерческой организации: Укажите свой физический адрес и номер телефона. Указание контактного лица, некоммерческого веб-сайта и адреса электронной почты хотя и полезно, но необязательно.
Дата: Укажите дату, когда вы планируете отправить письмо по почте.
Приветствие донора: Обращайтесь к донору по его имени. Решите, предпочитаете ли вы официальное приветствие, такое как «Уважаемые мистер и миссис Ричард Смит», или более неформальное, например «Привет, Рик».
Подтверждение отношений с донорами: В начале письма подтвердите свои отношения с донором. Понятно, что это сложно, если вы работаете с сотнями, если не тысячами доноров. Если у вас нет времени или возможностей персонализировать каждое письмо, сегментируйте своих доноров в зависимости от того, как вы взаимодействуете с ними: прекративший донорство, действующий донор, волонтер, член правления и т.
Простое: «Вы были большая часть ткани нашей организации на протяжении многих лет. Мы не можем отблагодарить вас в достаточной степени за вашу поддержку в качестве донора и частого волонтера» — это хорошее начало для письма о пожертвовании, потому что оно позволяет вашему донору понять, что вы цените его прошлые обязательства.
Некоммерческая история: Ваша история — это крючок, который соединяет вашего читателя с вашей миссией на эмоциональном уровне.
Для письма о пожертвовании ваша история должна иметь следующий формат:
Потребность: Объясните необходимость адресов вашей некоммерческой организации. Не стесняйтесь публиковать статистику, но сосредоточьтесь на том, кто или что нуждается в помощи. Расскажите историю о семье, укрытой от зимних ветров на вашей благотворительной столовой, или о животном, нуждающемся в постоянном доме.
Решение: Написав о необходимости, изложите решение.
Каков идеальный результат? Опишите, как это выглядит, когда ваша некоммерческая организация достигает успеха.Герой: Каждой истории нужен герой: кто-то, кто меняет ситуацию. Да, ваша некоммерческая организация выполняет большую часть работы, но все это благодаря поддержке вашего спонсора. Каждый раз делайте своего донора героем истории.
Каков идеальный результат? Опишите, как это выглядит, когда ваша некоммерческая организация достигает успеха.Подробнее: Введение в рассказывание историй для некоммерческих организаций
Призыв к действию: Вы отправляете это письмо, чтобы собрать пожертвования, поэтому подкрепите это сообщение! В конце вашего письма о пожертвовании напишите четкий, прямой призыв к действию, четко описав, чего вы хотите от своего читателя. Не думайте, что они знают, что вы ищете.
Поблагодарите и подпишите: Завершите свое письмо, поблагодарив получателя за то, что он рассмотрел подарок и подписал его. Не поддавайтесь искушению подписаться от вашей организации.
Вместо этого выберите сотрудника, члена правления или ключевого волонтера, который будет представлять коллективное целое. Это помогает продвигать идеальный элемент «человек-человек», к которому вы стремитесь, и укрепляет личную связь между вами и вашим донором.
Шаблон и образец письма о пожертвовании для физических и юридических лиц
Теперь пришло время написать собственное письмо о пожертвовании. Чтобы вы начали, вот шаблон, использующий структуру, которую я обсуждал выше, а также пример письма, которое следует за ним. Просто нажмите на ссылку, введите свой адрес электронной почты, и все готово! Как только вы окажетесь в документе, сделайте копию для себя, чтобы разрешить редактирование.
2 Примеры писем о пожертвованиях Gold Standard
Если вам нужно немного больше вдохновения, вот два письма, которые я недавно получил, которые вдохновили меня на пожертвование.
Письмо №1: Друзья библиотеки Ларчмонта
Это письмо о пожертвовании получило высокие оценки за структуру, содержание и внешний вид.
Хотя эта копия не обращается к конкретному донору, в ней говорится об их прошлой поддержке, текущих событиях в библиотеке и текущих потребностях. Способы дарить ясны и точны, а письмо заканчивается на очень высокой ноте твердым «спасибо».
Письмо № 2: Спасите детей
Это электронное письмо является звездным, потому что оно следует традиционному формату письма о пожертвовании, но обращается к тому, кто читает электронное письмо (в отличие от физического письма). Он начинается с неформального, но личного приветствия, обращается к актуальной мировой проблеме (бонус!), упоминает их потребности, решение и конкретные способы, которыми организация помогает, прямой призыв к действию и личную просьбу. Наконец, он подписан человеком. Это легко усваивается, личное и своевременное.
Подробнее: 10 советов по сбору средств с помощью прямой почтовой рассылки во время COVID-19 и после него Имейте в виду, когда вы начинаете создавать свое письмо о пожертвовании.
Отслеживайте свои данные: Записывайте процент ответов от ваших доноров. Это может помочь вам улучшить ваши письма и время для кампаний в будущем.
Добавить дополнительные услуги: Подготовьте свою некоммерческую организацию к успеху в дальнейшем, собирая дополнительные средства. К ним относятся просьбы вашего донора подумать о повторяющемся или ежемесячном подарке или приглашение его принять участие в кампании, поделившись или самостоятельно собрав средства.
- Сделайте пожертвование легким: После прочтения вашего письма потенциальные жертвователи должны точно знать, как они могут внести свой вклад в ваше дело, будь то заполнение информации о своей кредитной карте и отправка ее по почте или пожертвование через вашу систему онлайн-платежей.
