записей актов гражданского состояния — Главная | Департамент здравоохранения и социальных служб Айовы
Все жизненно важные события, происходящие в штате, такие как рождение, смерть и брак, и у бюро есть соглашение об обмене между штатами со всеми другими штатами. Бюро регистрирует около 100 000 мероприятий и ежегодно выдает около 85 000 заверенных копий.
В Айове официальная регистрация рождений, смертей и браков началась 1 июля 1880 года. Все оригинальные записи, которые были зарегистрированы, находятся в файле Департамента общественного здравоохранения Айовы, Бюро статистики естественного движения населения.
Поиск записей по всему штату доступен в государственном регистраторе.
Местные регистраторы работают в окружных отделах регистрации и ведут учет рождений, смертей и браков, имевших место в этом округе.
Регистраторы округа не имеют на физическом хранении следующих записей:
- Рождение от одного родителя до 1 июля 1995 г.
; - Усыновление;
- Записи о рождении после законной смены имени в соответствии с главой 674 Кодекса штата Айова;
- Задержанные записи, поданные через год или более после события;
- Любая запись, запечатанная судом;
- Записи о рождении, смерти и браке с 1921 по 1941 год.
;Все заявки на получение заверенных копий записей актов гражданского состояния должны быть оформлены в письменной форме и полностью идентифицировать запись, а также должным образом подтверждать право на запрашиваемую запись.
Правомочные лица включают лицо, указанное в записи, или его супруга, детей, законных родителей, бабушек и дедушек, внуков, братьев и сестер, законных представителей или опекунов. Законные опекуны, законные представители и братья и сестры также должны предоставить дополнительное подтверждение прав.
Заверенные копии свидетельств о рождении, смерти или браке можно получить в государственном органе записи актов гражданского состояния по телефону, лично или по почте.
Оплата производится чеком или денежным переводом на имя Департамента общественного здравоохранения штата Айова. Заявки, сделанные лично, также могут быть оплачены наличными. Чеки должны быть выписаны со счета заявителя; денежные переводы должны быть на имя заявителя. Сборы должны быть оплачены во время подачи заявки.
Сборы должны быть оплачены в долларах США в офис выдавшего регистратора. В некоторых случаях местный регистратор округа (регистратор округа) может принимать только наличные или денежные переводы для личных запросов и денежные переводы для запросов по почте. Все заявки должны сопровождаться действующим удостоверением личности государственного образца с фотографией. (разборчивая ксерокопия при подаче заявки по почте), и все заявители должны удовлетворительно подтвердить свои права.
Плата за административную обработку на уровне штата составляет 15 долларов США по состоянию на 1 июля 2019 года. Это включает в себя внесение изменений, отложенную регистрацию, юридическое изменение имен, аннулирование аффидевита об отцовстве, поиск в реестре отцовства адвокатами по усыновлению, раскрытие округа усыновления, частные судебные решения об установлении отцовства, судебные постановления и любые другие действия, требующие платы за административную обработку.
Плата за подачу заявления в Реестр добровольного усыновления с обоюдным согласием остается неизменной и составляет 25 долларов США.
- Звоните (515) 281-4944 или
- Используйте страницу «Свяжитесь с нами», чтобы отправить вопросы онлайн.
Все вопросы по общим записям актов гражданского состояния направляйте по адресу:
[email protected]
Система статистики естественного движения населения США: Роль государственных и местных департаментов здравоохранения – Статистика естественного движения населения
Steven Schwartz *
ВВЕДЕНИЕ
В этом документе описывается роль государственных и местных департаментов здравоохранения в регистрации, обработке и анализе событий естественного движения населения в Соединенных Штатах. В нем подробно описаны основные обязанности отделов статистики естественного движения населения и записей актов гражданского состояния, а также то, как события естественного движения населения, о которых сообщается на местном уровне, становятся данными штата и национальными данными.
Многие функции являются базовыми для любой системы сбора данных, например обеспечение полной, точной и своевременной отчетности. Это особенно сложно в условиях, связанных с созданием юридических документов, подтверждающих гражданство США, проведением эпиднадзора за общественным здравоохранением и защитой национальной безопасности. В этом документе также рассказывается об используемых в настоящее время бумажных и автоматизированных системах и о том, как они превращаются в безбумажные веб-системы, предоставляющие возможности для повышения качества данных, электронной проверки и обмена информацией о жизненно важных событиях.
ФОН
В Соединенных Штатах все жизненно важные события происходят локально. То, что мы рассматриваем как национальную статистику естественного движения населения, начинается с рождений, смертей, прерываний беременности, браков и разводов, которые регистрируются на местном уровне. В Соединенных Штатах 57 юрисдикций регистрации актов гражданского состояния: 50 штатов, 5 территорий (Пуэрто-Рико, Виргинские острова США, Гуам, Американское Самоа и Северные Марианские острова), округ Колумбия и город Нью-Йорк.
Каждая из 57 юрисдикций имеет прямые отношения статистической отчетности с Национальным центром статистики здравоохранения (NCHS). В некоторых штатах есть централизованные отделы записи актов гражданского состояния, но в большинстве есть местные регистраторы, которые получают, регистрируют и выдают заверенные копии записей актов гражданского состояния. По всей стране насчитывается более 6000 местных регистраторов актов гражданского состояния.
Каждая из юрисдикций также является членом NAPHSIS, Национальной ассоциации статистики общественного здравоохранения и информационных систем. Ассоциация была создана в 1933 году, чтобы обеспечить форум для изучения, обсуждения и решения проблем, связанных с этими программами, в департаментах здравоохранения соответствующих членов. NAPHSIS обеспечивает национальное лидерство и защиту от имени своих членов, чтобы обеспечить качество, безопасность, конфиденциальность и полезность записей актов гражданского состояния и медицинской статистики, а также их неотъемлемую роль в информационных системах здравоохранения для мониторинга и улучшения общественного здравоохранения.
NAPHSIS представляет интересы юрисдикций по сквозным вопросам записи актов гражданского состояния и медицинской статистики. Эти интересы включают национальные стандарты сбора, обмена, выдачи и проверки данных, а также электронные системы для своевременного и точного сбора, хранения и распространения записей и данных, а также защиты конфиденциальности и безопасности. NAPHSIS создает и способствует общению, передовому опыту, возможностям обучения и обмену информацией во всех юрисдикциях. NAPHSIS работает над укреплением доверия к целостности систем общественного здравоохранения и записей актов гражданского состояния и полученных данных.
NAPHSIS также обучает и ведет переговоры от имени юрисдикций с NCHS, Администрацией социального обеспечения (SSA) и другими федеральными и национальными партнерами, чтобы обеспечить справедливую и равноправную поддержку и компенсацию для всех юрисдикций, независимо от размера или географического положения.
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЕНИЙ ЗАГСОВ
В некоторых юрисдикциях регистрация рождений, смертей и браков началась еще в 1632 году (Hetzel, 1997).
Позже эта функция регистрации актов гражданского состояния была расширена за счет сбора статистики общественного здравоохранения, начиная с данных о смерти. Органы записи актов гражданского состояния и статистические органы юрисдикции уже давно несут ответственность за эти две важные государственные функции: регистрацию актов гражданского состояния и сбор данных общественного здравоохранения. В настоящее время признано, что органы записи актов гражданского состояния выполняют третью, не менее важную функцию: помогают обеспечивать национальную безопасность. 9/11 В отчете Комиссии признается, что выдача свидетельства о рождении может создавать риски и что необходимо разработать стандарты для того, когда свидетельство о рождении может быть выдано (Национальная комиссия по террористическим атакам на Соединенные Штаты, 2004 г.).
Регистрация актов гражданского состояния
Юрисдикция и местные отделы записи актов гражданского состояния — это огромные операции по обслуживанию клиентов.
Ежегодно в Соединенных Штатах регистрируется более 11 миллионов жизненно важных событий, в том числе 4,3 миллиона рождений, 2,4 миллиона смертей, 26 000 внутриутробных смертей (свыше 20 недель беременности), 2,1 миллиона браков и 1,1 миллиона разводов (Sutton, 2008; MacDorman et al., 2007). 1 Кроме того, сообщается о 1,2 миллиона искусственных прерываний беременности (Институт Гуттмахера, 2008). В зависимости от законодательства юрисдикции о большинстве этих событий сообщается непосредственно в государственные и местные отделы регистрации актов гражданского состояния в виде свидетельств о рождении, смерти, браке и разводе, а также сообщений о самопроизвольном и искусственном прерывании беременности.
Государственные и местные отделы записи актов гражданского состояния, как хранители записей, должны регистрировать и обрабатывать эти оригинальные, как правило, конфиденциальные записи. Системы юрисдикции сильно различаются по типу сертификата, который варьируется от сертификатов, которые могут быть напечатаны на 100-процентной хлопчатобумажной бумаге с влажными подписями для архивирования, до современных безбумажных записей, полученных через безопасную передачу через Интернет с биометрической аутентификацией.
Независимо от метода, каждая запись уникальна, ее необходимо зарегистрировать, оценить качество данных и присвоить номер файлам.
Данные в записях служат двум целям. Для юридической регистрации записи важно иметь точные данные для подготовки заверенных копий и создания индекса для поиска записей. Офисы записи актов гражданского состояния несут ответственность за ведение и производство заверенных записей, которые являются точной копией оригинала. Ошибки при вводе или поиске данных могут помешать органам записи актов гражданского состояния выполнять эту основную обязанность. Для отчетности и анализа общественного здравоохранения одинаково важны точные демографические и медицинские данные.
Поскольку справки о событиях естественного движения населения являются юридическими документами, внести в них изменения после того, как они были зарегистрированы и подшиты, непросто. Если семьи хотят исправить или внести поправки в записи, они должны следовать подробным процедурам, предписанным юрисдикцией.
Типичными примерами исправлений являются орфографические ошибки, ошибки даты и опечатки. Как правило, требуется документация, подтверждающая правильность информации. Примеры изменений в записи о рождении включают усыновление, добавление имени отца, официальное изменение имени и изменение пола для трансгендерных заявителей. Эти поправки к записям о рождении, как правило, требуют постановления суда или других юридических документов, таких как признание отцовства. Со всеми этими исправлениями и поправками следует обращаться осторожно, чтобы обеспечить правильность документации и предотвратить мошенничество.
Основной функцией органов записи актов гражданского состояния является выдача заверенных копий свидетельств о рождении и смерти. Эта функция местного правительства или правительства штата является одновременно оттоком человеческих ресурсов отделов статистики естественного движения населения и источником дохода для юрисдикций. Доход существенный. Сборы за свидетельство о рождении в разных штатах в 2007 году варьировались от 9 долларов (Флорида) до 30 долларов (Нью-Йорк) при средней цене около 15 долларов за заверенную копию.
В совокупности юрисдикции ежегодно выдают миллионы заверенных копий свидетельств о рождении и смерти. К сожалению, доходы часто идут в общий фонд доходов штата, а не возвращаются в программу. Таким образом, персонал часто отвлекается от другой работы, чтобы удовлетворить важные — и очень заметные — потребности клиентов в обслуживании. В результате менее заметные функции, такие как обеспечение качества, обучение и посещение больниц, могут получить меньше внимания или меньше ресурсов.
Отчетность и анализ данных общественного здравоохранения
Каждая юрисдикция несет ответственность за получение, обработку, качество и анализ своих данных. Данные о событиях естественного движения населения извлекаются из сертификатов, поданных в каждую юрисдикцию, и становятся статистикой естественного движения населения этой юрисдикции. Они также становятся частью национальной статистики естественного движения населения благодаря соглашению о сотрудничестве с NCHS, Совместной программе статистики естественного движения населения (VSCP).
Это сотрудничество, потому что сбор статистики естественного движения населения является функцией юрисдикций, а не федерального правительства. Каждая юрисдикция имеет контракт с NCHS на предоставление данных, которые соответствуют национальным стандартам NCHS по согласованности, качеству и своевременности.
Во всех юрисдикциях имеются свидетельства о жизненно важных событиях, которые в значительной степени соответствуют стандартным свидетельствам США о живорождении и смерти и стандартному отчету о внутриутробной смерти. В США больше нет стандартного отчета о искусственном прерывании беременности (индуцированном аборте), который был исключен из финансирования VSCP в 1995 году. NCHS также прекратил сбор подробных данных о браках и разводах и теперь публикует только ежемесячные данные, полученные от тех штатов, которые отчитываются. Стандартные сертификаты и отчет США разрабатываются в результате совместных усилий юрисдикций и NCHS. Это рекомендации, а не закон. Каждая юрисдикция адаптирует стандарты США в соответствии со своими местными потребностями.
Некоторые из этих потребностей необходимы для целей регистрации, например, подробная информация о похоронном бюро или информация о захоронении в свидетельстве о смерти. Другие потребности заключаются в расширении сбора данных общественного здравоохранения, например, добавление вопроса в свидетельство о рождении для родителей, родившихся за границей: если вы родились за пределами Соединенных Штатов, как долго вы живете в Соединенных Штатах?
Данные статистики естественного движения населения чрезвычайно ценны, поскольку они представляют совокупность событий, а не выборку. Отчетность о жизненно важных событиях является обязательной, как и в случае многих подлежащих регистрации заболеваний и состояний. Однако, в отличие от других подлежащих регистрации событий, отчетность о рождениях и смертях является практически полной, поскольку семьям требуются заверенные копии для множества юридических, административных, финансовых и государственных целей. Отчеты о внутриутробной смерти и искусственном прерывании беременности, хотя и в равной степени обязательные, занижаются, потому что семьи не имеют такой же потребности в сертификатах.
Системы статистики естественного движения населения являются важными системами наблюдения и приобретают все большую ценность, поскольку электронные системы регистрации рождений и смертей помогают ускорить сбор и обработку данных. Записи о рождении и смерти, как правило, требуют, чтобы юрисдикция подавала их в течение 5 дней после события. Это требование в сочетании с потребностью семей в быстром получении заверенных копий свидетельств о рождении и смерти позволяет юрисдикциям использовать свои системы для наблюдения. Электронные системы регистрации смертей могут оказаться особенно полезными для эпиднадзора за болезнями в случае пандемии гриппа или террористического акта.
Одним из больших преимуществ системы, основанной на юрисдикции, является то, что юрисдикции лучше всех знают свои данные и своих поставщиков данных. На национальном уровне NCHS должны полагаться на юрисдикции, чтобы знать свои данные, контролировать качество и работать со своими поставщиками данных. Сотрудники службы записи актов гражданского состояния и статистики видят записи по мере их поступления в электронном или бумажном виде.
Этот надзор предоставляет возможности для оценки качества данных и поиска систематических ошибок, допущенных конкретными больницами, родильными домами, судмедэкспертами и коронерами, а также распорядителями похоронных бюро. Сотрудники юрисдикции также напрямую взаимодействуют с семьями, которые обращаются за заверенными копиями, а также за исправлениями и поправками к записям. Жалобы и ошибки, обнаруженные здесь, могут указывать на проблемы с регистрацией и процедурами в предоставляющих учреждениях.
К сожалению, поставщики данных не работают со статистикой естественного движения населения. Это врачи, медсестры-акушерки, судмедэксперты, коронеры, распорядители похоронных бюро, директора больниц и клиник, клерки и временный персонал, которые заполняют рабочие листы и сертификаты, которые в конечном итоге становятся данными. Задача сотрудников статистики естественного движения населения состоит в том, чтобы поддерживать и улучшать качество данных. Эта работа включает в себя обучение, обучение и опрос медицинских работников о данных о рождении и смерти и причинах смерти, а также проведение активного эпиднадзора за внутриутробными смертями и искусственными прерываниями беременности.
Недоучет смертей среди младенцев с экстремально низкой массой тела при рождении вызывает особую озабоченность, поскольку это влияет на показатели младенческой смертности (Paulson et al., 2007). Занижение информации об этих младенческих смертях, вероятно, связано с чрезвычайно короткой жизнью и неразберихой в отношении того, следует ли сообщать о них как о живорожденных или внутриутробных смертях. В обязанности органов статистики естественного движения населения и сотрудников юрисдикции входит работа с их данными и знание их данных, с тем чтобы они могли проводить тщательную обратную связь с поставщиками данных о младенцах с очень низкой массой тела при рождении.
Национальная безопасность
Свидетельство о рождении является документом заводчика. В Соединенных Штатах рождение дает гражданство, а свидетельство о рождении является доказательством. Таким образом, свидетельства о рождении используются SSA для создания номеров социального страхования, Государственным департаментом США в качестве доказательства для паспортов и автомобильными департаментами штатов для выдачи водительских прав.
ЗАГСы всегда должны были защищать от мошенничества. Изменения в свидетельствах о рождении могут быть использованы для изменения личности или ее кражи. Свидетельства о смерти могут быть изменены, чтобы совершить мошенничество со страховыми компаниями или избежать ордеров на арест.
События 11 сентября и растущая кража личных данных заставили все отделы записи актов гражданского состояния обратить внимание на риски, связанные с подделкой свидетельств о рождении. Однако система записи актов гражданского состояния не была предназначена для защиты национальной безопасности, и в настоящее время она неадекватна для этой задачи. Например, для защиты от кражи личных данных важно сопоставить смерть со свидетельством о рождении, а затем пометить свидетельство о рождении как «умерший». Чтобы быть эффективным против мошенничества, это сопоставление должно быть сделано быстро. Это невозможно с существующими системами, поскольку все рождения и смерти не регистрируются и не обрабатываются достаточно быстро, чтобы обеспечить быстрое сопоставление.
Кроме того, поскольку человек часто умирает в юрисдикции, отличной от той, в которой он родился, потребуется национальная система, позволяющая быстро обмениваться данными и сопоставлять их. Сегодня большая часть такого обмена не автоматизирована и часто осуществляется более чем через год после смерти.
ТЕКУЩИЕ И БУДУЩИЕ СИСТЕМЫ
Отделы записи актов гражданского состояния переходят от своих первоначальных бумажных систем к безбумажным веб-системам. Свидетельства актов гражданского состояния для населения по-прежнему будут печататься на бумаге с «поднятой печатью», чтобы указать на подлинность в обозримом будущем, но большинство систем, которые привели к появлению бумаги, меняются. NAPHSIS при поддержке NCHS и SSA работала с юрисдикциями над разработкой национальных моделей и стандартов. Национальные стандарты облегчают юрисдикциям создание этих сложных автоматизированных систем, способствуя тем самым единообразию и экономя ресурсы и время.
Бумажные заверенные копии подлежат электронной проверке через систему электронной проверки основных событий (EVVE) для подтверждения того, что они соответствуют реальным записям в файле в отделе записи актов гражданского состояния.
Система обмена актами гражданского состояния на уровне штатов и территорий (STEVE) значительно облегчит обмен информацией о сертификатах между отделами записи актов гражданского состояния юрисдикции, NCHS и другими партнерами. Электронные системы регистрации рождений и смертей повысят своевременность, эффективность и качество данных и снизят потребность в исправлениях. Системы электронной регистрации смерти открывают возможности для улучшения отчетности о причинах смерти, хотя прорывов пока не произошло. В настоящее время электронные системы имеют внутреннюю проверку согласованности, но они по-прежнему полагаются на тщательный и точный сбор и ввод данных.
Государственная и территориальная служба обмена жизненно важными событиями (STEVE)
Как правило, юрисдикции направляют все записи о рождении, смерти, внутриутробной смерти и искусственном аборте, имевшие место у нерезидентов, в юрисдикцию по обычному месту жительства. Записи о смерти также отправляются в юрисдикцию места рождения умершего, а для умерших в возрасте до 1 года записи о рождении отправляются по запросу в юрисдикцию, где произошла смерть.
Большинство юрисдикций и несколько канадских провинций подписали соглашение, определяющее условия обмена и использования данных о жизненно важных событиях. Однако соблюдение его условий не автоматизировано и полностью зависит от бдительности отдельных сотрудников. Другие официальные соглашения регулируют обмен данными между юрисдикциями и NCHS, SSA, другими агентствами Центров по контролю и профилактике заболеваний, а также другими внутренними и внешними организациями. Некоторые или все эти организации станут торговыми партнерами и пользователями системы STEVE.
NAPHSIS разработала стандартные макеты записей для электронного обмена. Однако в настоящее время большинство юрисдикций не обмениваются записями в электронном виде из-за нехватки ресурсов и эффективной платформы обмена. Вместо этого они могут посылать копии, компьютерные рефераты или списки строк друг другу. Предстоящие постановления Закона о реформе разведки и предотвращении терроризма могут потребовать от юрисдикций сверять записи о рождении и смерти, выходящие за рамки существующей практики, что повлияет на процедуры обмена между юрисдикциями.
Кроме того, угроза стихийных бедствий или техногенных катастроф указывает на необходимость более своевременного сообщения о случаях смерти на национальном уровне. Таким образом, потребность в улучшенной платформе электронного обмена важна и безотлагательна.
STEVE — это защищенная система обмена сообщениями, совместимая с Public Health Information Network, которая в настоящее время разрабатывается NAPHSIS. Она позволит юрисдикциям осуществлять электронную торговлю информацией о жизненно важных событиях, которой они в настоящее время обмениваются. STEVE будет установлен в каждой участвующей юрисдикции в пределах своего безопасного брандмауэра. Каждой юрисдикции будет разрешено настраивать обмен данными и правила использования в соответствии со своими собственными нормативными требованиями и деловой практикой. Подробные правила, регулирующие обмен и использование данных, будут встроены в специализированное настраиваемое программное приложение. Юрисдикции также могут использовать STEVE для отправки данных другим утвержденным торговым партнерам, таким как NCHS, а также уполномоченным агентствам и программам общественного здравоохранения, таким как иммунизация, скрининг новорожденных и врожденные дефекты.
Принимающие юрисдикции смогут настроить несколько почтовых ящиков на STEVE для внутренних государственных органов и программ, таких как проверка слуха новорожденных, врожденные дефекты, реестры рака, взыскание алиментов, регистрация избирателей и другие программы, с которыми у них есть официальные данные. делящиеся отношения. Эти почтовые ящики могут использоваться для распространения внутренних записей, а также записей между юрисдикциями, что устраняет необходимость извлечения и распространения нескольких наборов данных для программного использования.
Разработка началась в феврале 2008 г., и к декабрю 2008 г. ожидается создание нового сообщества торговых партнеров. Расширение сообщества торговых партнеров будет происходить в течение 2–3 лет и, как ожидается, все 57 юрисдикций записи актов гражданского состояния, NCHS и избранные дополнительные партнеры.
Электронная проверка жизненно важных событий (EVVE)
Многие федеральные агентства и агентства штата полагаются на свидетельства о рождении для подтверждения возраста, подтверждения гражданства и идентификации в целях трудоустройства, для выдачи пособий или других документов (например, водительских прав, карточек социального обеспечения).
и паспорта), а также для помощи в определении права на участие в государственных программах или льготах.
NAPHSIS разработала и внедрила электронную систему, которая позволяет немедленно подтвердить информацию о свидетельстве о рождении, представленном заявителем в государственное учреждение в любом месте страны, независимо от места или даты выдачи. Уполномоченные пользователи федеральных и государственных учреждений через единый интерфейс могут генерировать электронный запрос в любую участвующую юрисдикцию записи актов гражданского состояния по всей стране, чтобы проверить содержание бумажного свидетельства о рождении или запросить электронное свидетельство (вместо бумажного свидетельства о рождении). Электронный ответ от участвующей юрисдикции записи актов гражданского состояния либо подтверждает, либо опровергает совпадение с официальными государственными записями. Он также помечает положительные ответы, когда соответствующий человек уже умер. В соответствии с проектом можно было генерировать запросы и сопоставлять их с 250 миллионами записей о рождении в базах данных актов гражданского состояния по всей стране.
EVVE был протестирован в пилотных проектах с офисами управления автотранспортными средствами штатов и федеральными офисами Medicaid, Управлением по управлению персоналом и SSA. Следующие штаты подключены к EVVE: Арканзас, Гавайи, Айова, Кентукки, Миннесота, Миссисипи, Миссури, Монтана, Северная Дакота, Южная Дакота и Юта.
ВЫВОДЫ
Система статистики естественного движения населения США является результатом совместных усилий 57 органов регистрации актов гражданского состояния, NAPHSIS и NCHS. Он в значительной степени зависит от работы каждой из юрисдикций для удовлетворения своих местных потребностей в данных регистрации актов гражданского состояния и общественного здравоохранения. Он также полагается на соответствие юрисдикций национальным стандартам качества и своевременности данных, как это определено в контрактах VSCP. Неадекватные юрисдикционные ресурсы и местные потребности в обслуживании клиентов конкурируют за ограниченный персонал, необходимый для соответствия национальным стандартам.