Удержание из заработной платы командировочных расходов: Удержание командировочных расходов \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

 Срок для возврата остатка аванса

На законодательном уровне срок, на который выдаются средства под отчет сотрудникам, не ограничен. Руководитель может утвердить этот лимит в приказе по предприятию или в положении о предоставлении денег под отчет.

Как правило, не позднее чем через три рабочих дня после окончания срока работник должен представить отчет за выданные ему деньги. Например, если аванс был выдан на командировочные траты, то срок отчета — не более трех рабочих дней с даты, когда сотрудник начал выполнять рабочие обязанности после командировки. После истечения этого периода работодатель вправе применить определенные действия в отношении подотчетного лица.

Иногда случается, что работник не смог выйти на работу после командировки вследствие болезни. В данном случае срок для сдачи отчета по выданному авансу начинает отсчитываться с даты выхода на работу.

Как удерживаются подотчетные суммы, в т. ч. командировочные расходы?

Если работник не потратил часть предоставленных ему под отчет средств, такой долг может быть урегулирован одним из следующих способов:

1. Работник составляет авансовый отчет и в соответствии с этим документом вносит в кассу организации необходимую (не потраченную) сумму.
2. Если у сотрудника отсутствует возможность возврата денег в срок, он может подать на имя работодателя письменное прошение об осуществлении удержаний из ежемесячной зарплаты.
3. Руководителем предприятия издается приказ на взыскание остатка аванса через заработную плату (если работник не возражает).
4. В случае появления спорных моментов при возврате остатка по авансу работодатель может инициировать судебное разбирательство.
5. Руководитель организации принял решение простить долг и отнести его к доходам подотчетного лица.

При решении вопроса первым способом обычно не возникает проблем. По остальным пунктам ниже приведены пояснения. Стоит отметить, что удержание из заработной платы командировочных расходов производится в стандартном порядке.

Возврат долга путем удержаний из зарплаты

Удержание авансовой суммы, которая не была возвращена в срок, можно осуществить из ежемесячного заработка сотрудника. Данная процедура регламентирована ст. 137 ТК РФ. Чтобы бухгалтер имел основания на взыскание долга из доходов работника, следует выполнить такие действия:

1. Руководство компании издает приказ об удержании. Это необходимо выполнить в течение месяца с даты окончания срока для представления отчета и возврата остатка подотчетных денег в кассу.
2. Подотчетное лицо обязано поставить свою подпись в приказе, и тем самым согласиться на возврат долга путем удержаний.

В ст. 138 ТК РФ закреплены предельные лимиты на сумму взыскания задолженности из ежемесячного заработка сотрудников. По общему правилу размер всех видов удержаний в совокупности не может составлять более 20% от уровня дохода.

Возмещена может быть вся сумма задолженности, если подотчетное лицо оформило заявление о возврате долга по авансовому отчету из заработка. Это закреплено в письме Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1.

Если долг решено простить

Если руководство организации не предпринимает никаких действий по возврату средств, то невозвращенная сумма признается доходом сотрудника.

Прощение долга должно быть оформлено путем издания приказа. Также работник может написать на имя руководителя просьбу простить (аннулировать) задолженность. На этом документе директор своей подписью утверждает решение о прощении долга. В данном случае у работодателя возникает обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей суммы невзысканных средств.

Дата списания обязательств должна совпадать с датой подписания прошения или днем, когда издан соответствующий приказ. Бухгалтерия принимает эту дату за основу при начислении НДФЛ и перечислении его в бюджет.

Возврат задолженности через суд

При возникновении между работодателем и работником спорных вопросов возврат средств может быть выполнен в судебном порядке.

Если работодатель инициировал судебное разбирательство, алгоритм действий при этом следующий:

1. До истечения срока исковой давности компания подает исковое заявление в судебные органы.
2. Чтобы стороны добровольно могли урегулировать вопрос (возврат средств сотрудником или издание руководством приказа о взыскании), суд предоставляет срок один месяц. Если работодатель и сотрудник не пришли к компромиссу, то судья рассматривает дело и принимает решение.
3. Если суд признает долг работника перед нанимателем, то после того как судебное решение в пользу нанимателя вступит в силу, взыскание средств с работника происходит уже на основании судебного решения. В том числе по выданному судом исполнительному листу могут удерживаться средства из зарплаты.

Для средств, выданных под отчет, применяется стандартная длительность срока исковой давности — 3 года с даты невозврата. В течение этого времени работодатель вправе обратиться в суд для взыскания средств с сотрудника в принудительном порядке.

Если период исковой давности по подотчетным средствам истек, компания вправе переквалифицировать долг в категорию безнадежных. После этого может быть произведено списание долга в затраты в порядке, установленном п. 14.3 ПБУ 10/99.

***

Удержания из заработной платы подотчетных сумм с работников могут быть произведены разными способами в зависимости от ситуации. При достижении компромисса между организацией и подотчетным лицом возможно взыскание долга из заработной платы сотрудника (единой суммой или частями) без судебного решения. Также долг работника может быть прощен. Крайней мерой является обращение работодателя в суд. Если период исковой давности обязательств истек, то задолженность относится к категории безнадежных.

Излишне израсходованные средства: как облагать и когда перечислять НДФЛ

Работник в установленные сроки составил авансовый отчет о командировке, но остаток неиспользованного аванса вернул почти спустя две недели после возвращения из командировки (аванс выдавали через кассу).

Считать ли несвоевременно возвращенный остаток излишне израсходованными средствами? Необходимо ли облагать НДФЛ указанную сумму (с учетом неденежного коэффициента) и удерживать ее с доходов работника? Как отразить данную операцию в бухучете?

Излишне израсходованными средствами согласно п. 170.9 НКУ считаются средства, полученные работником на командировку и не возвращенные в установленные сроки. Предельный срок для составления авансового отчета и возврата средств определен пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил данную командировку. Из-за нарушения указанного срока представления отчетности автоматически сумме денежного аванса, за который работник вовремя не отчитался, присваивается статус «излишне израсходованных средств». Тот факт, что работник, хотя и с опозданием, но все же вернул неиспользованный остаток аванса, ничего не меняет в налогообложении.

Зачастую бухгалтеров вводит в заблуждение п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Порядок № 841), в котором речь идет об обложении излишне израсходованных средств НДФЛ, если работник не вернул их до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата. Поскольку эта норма не отвечает требованиям НКУ, похоже, все-таки имели в виду, что облагать излишне израсходованные средства нужно до конца месяца, в котором работник должен был вернуть деньги.

Ведь п. 170.9 НКУ не допускает разночтений, указывая, что обложению налогом на доходы подлежат суммы, не возвращенные в установленный пп. 170.9.2 НКУ срок.

При налогообложении излишне израсходованных средств базу обложения НДФЛ определяют с применением неденежного коэффициента, определенного п. 164.5 НКУ. Базу обложения военным сбором определяют без учета неденежного коэффициента.

Не забывайте, что абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ приписывает удержать НДФЛ за счет какого-либо налогооблагаемого дохода работника. Так же за счет налогооблагаемого дохода работника должен удерживаться и военный сбор.

Покажем на примере порядок налогообложения излишне израсходованных средств и отражение их в учете.

Пример

Работник (админперсонал) с 13 по 15 мая 2019 года находился в командировке (с оплатой по условиям трудового договора), все остальные рабочие дни мая отработаны. За май 2019 года ему начислена зарплата в размере 8000 грн.

На расходы в командировке был выдан из кассы аванс в сумме 2800 грн. По авансовому отчету утверждены 2520 грн, остаток аванса (280 грн) работник вернул только 27 мая (по истечении предельного срока представления авансового отчета).

Поскольку остаток аванса работник вернул по истечении 5 банковских дней, то согласно п. 170.9 НКУ данная сумма считается излишне израсходованными средствами и облагается НДФЛ с применением неденежного коэффициента (для ставки 18% — 1,219521).

Базу обложения НДФЛ для излишне израсходованных средств определяют следующим образом: 280,00 грн х 1,219521 = 341,46 грн, сумма НДФЛ составляет 61,46 грн (341,46 грн х 18%).

База обложения военным сбором излишне израсходованных средств — 280,00 грн, сума НДФЛ составляет 4,20 грн (280,00 грн х 1,5%).

Отразим в таблице начисление зарплаты за май 2019 года и налогообложение излишне израсходованных средств.

Таблица

Налогообложение и учет излишне израсходованных средств

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма, грн
1	Работнику выдан аванс на командировку	372	301	2800,00
2	Списано на расходы на основании утвержденного отчета	92	372	2340,00
3	Отнесен НДС (сумма — условная) на налоговый кредит	641/НДС	372	180,00
4	Возвращен работником остаток аванса по истечении предельного срока отчетности и возврата денежных средств	301	372	280,00
5	Начислена зарплата за май 2019 года, в т.ч. оплата за дни командировки	92	661	8000,00
6	Начислен ЕСВ на зарплату (8000 грн х 22%)	92	651	1760,00
7	Удержан НДФЛ из:	─	─	─
	— зарплаты (8000,00 грн х 18%)	661	641	1440,00
	— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (341,46 грн х 18%)	661	641	61,46
8	Удержан военный сбор из:
	— зарплаты (8000,00 грн х 1,5%)	661	642	120,00
	— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (280 грн х 1,5%)	661	642	4,20
9	Перечислены в бюджет:
	— ЕСВ	651	331	1760,00
	— НДФЛ (1440 грн + 61,46 грн)	641	331	1501,46
	— военный сбор (1440 грн + 61,46 грн)	642	331	124,20
10	Перечислено на зарплатный карточный счет работника (8000– 1501,46 – 124,20 грн)	661	331	6374,34

В форме № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода «118». Налоговики настаивают, что в графах 3а и 3 раздела І формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года необходимо показывать сумму дохода с учетом неденежного коэффициента.

Например, в течение II квартала работнику была начислена зарплата 25000 грн, из которой удержан НДФЛ в сумме 4500 грн, а также из суммы излишне израсходованных средств (280 грн) удержан НДФЛ в сумме 61,46 грн (база налогообложения — 341,46 грн).

Приведем фрагмент заполнения раздела I формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года.

Фрагмент

<…>

1	2										3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
1	4	4	4	4	4	4	4	4	4	4	25000	00	25000	00	4500	00	4500	00	101	—	—	—	—
2	4	4	4	4	4	4	4	4	4	4	341	46	341	46	61	46	61	46	118	—	—	—	—

<…>

Суммы из граф 3а, 3, 4а, 4 раздела І будут включены также в общую сумму таких граф в разделе ІІ формы № 1ДФ.

Когда делать и заполнять расчет налога на доходы по невозвращенным подотчетным суммам и в какие сроки перечислять в бюджет?

Буквально читая п. 170.9 НКУ, излишне израсходованными невозвращенные средства становятся сразу по истечении установленного НКУ срока отчетности и возврата средств. Однако в п. 3 Порядка № 841 речь идет об обложении НДФЛ сумм излишне израсходованных средств в случае, если работник не вернул их в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок. При этом суммы излишне израсходованных средств включаются в общий месячный налогооблагаемый доход работника на основании пп. 164.2.11 НКУ.

Следовательно, расчет НДФЛ по излишне израсходованным подотчетным средствам следует проводить при налогообложении месячного дохода, а суммы удержанного из указанных сумм налога на доходы и военного сбора согласно пп. 168.1.5 НКУ, перечисляют в сроки, установленные для месячного налогового периода. Данный ответ на запрос нашего издания был предоставлен письмом ГУ Миндоходов в г. Киеве от 22.05.2013 г. № 335/10/06-4-06.

Кстати, ГФС считает, что превышение суммы суточных расходов над их необлагаемым размером тоже является излишне израсходованными средствами. Поэтому базу обложения НДФЛ для них определяют с применением неденежного коэффициента, и в форме № 1ДФ показывают с признаком доходов «118» (см. письма ГФС от 16.02.2017 г. № 3874/7/99-99-13-01-01-17, от 13.03.2017 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15, разъяснение из категории 103.02 раздела «Запитання – відповіді з бази знань» ЗІР).

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»

Pay, salary, wages

Aid, allowance — пособие, выплаты	The elderly receive a heating allowance every winter. — Каждую зиму пожилые люди получают пособие на обогрев помещения.
Benefit — материальное пособие	Материальное вознаграждение, выплачиваемое работодателем сотруднику помимо заработной платы. Сюда может входить медицинская страховка, пенсия, служебный автомобиль. Retirement benefit — пособие по старости Strike benefit — пособие бастующим со стороны профсоюза Taxable benefit — облагаемое налогом пособие Although my salary is not high for the sector, I get a lot of extra benefits. — Хотя моя зарплата невысока для данной отрасли, я получаю множество дополнительных пособий.
Bonus — премия	We usually get a bonus at Christmas depending on how well the company has done. — Обычно на Рождество мы получаем премию, величина которой зависит от того, как идут дела у компании.
Commission — комиссионные	Working there I get paid a fixed salary and commission based on my sales. — Работая там, я получал фиксированную зарплату и комиссионные, зависевшие от объемов моих продаж.
Cost of Living Allowance (COLA)	Надбавка к заработной плате в связи с ростом стоимости жизни
Deductions — удержания, вычеты	Платежи, вычитаемые работодателем из зарплаты сотрудника согласно пенсионному и страховому планам. Although my gross salary seems good, after deductions, I haven’t very much left. — Хотя мой оклад до удержания налогов кажется неплохим, после вычетов у меня остается не так уж и много.
Disability pension — пенсия по инвалидности
Earnings — заработок, фактический доход	The bulk of Microsoft’s earnings derive from royalties on copyrighted software code. — Основная часть доходов Microsoft приходится на гонорары за лицензионное программное обеспечение.
Emoluments — заработок, вознаграждение, жалованье, заработная плата	The company directors received emoluments for €850,000. — Директоры компании получили вознаграждений на сумму 850000 фунтов стерлингов.
Expenses — издержки, расходы	Вынужденные траты, которые вы совершаете, выполняя свою работу. Как правило, компенсируются работодателем. The company is very strict about travel expenses. — У компании очень строгая политика относительно командировочных расходов.
Fee [fiː] — 1) гонорар, вознаграждение, чаевые 2) членские взносы	Your fee for technical advice is €1,500. — Ваш гонорар за техническое консультирование составил 1500 фунтов стерлингов.
Gross salary — зарплата до налоговых отчислений, «грязная» зарплата	He earns 50 000 a year gross. — Он зарабатывает 50000 в год (до налоговых отчислений).
Income tax — подоходный налог, налог на доходы	В Великобритании вычитается непосредственно из зарплаты и перечисляется государству. I pay income tax and council tax, portions of which are spent on road maintenance. — Я плачу подоходный налог и муниципальный налог, которые частично тратятся на техническое обслуживание дорог.
Income — доход	Earned income — трудовой доход (заработная плата). Unearned income, passive income — непроизводственный доход (от дивидендов, вложений, ценных бумаг). It is better to think about ways in which you might earn extra money or increase your income. — Лучше обдумать способы дополнительного заработка или иного способа увеличения дохода.
Maternity allowance — пособие по беременности и родам Statutory maternity pay — государственная помощь по беременности и родам.	Финансовая помощь женщине, временно не работающей в связи с беременностью и рождением ребенка. Maternity allowance is a benefit for working pregnant women who are unable to get statutory maternity pay. — Пособие по беременности и родам — компенсационная выплата работающим беременным женщинам, которые не могут получить государственную помощь по беременности и родам.
Net pay, net salary — зарплата после вычета налогов, «чистая» зарплата	The net salary is the gross salary minus the deductions the employer makes for contributions and tax. — «Чистая» зарплата — это «грязная» зарплата за минусом вычетов, которые делает работодатель для уплаты отчислений и налогов.
Overtime — сверхурочные	Более высокая плата за труд в нерабочее время. When I work on Sundays, I am paid overtime. — Когда я работаю по воскресеньям, мне платят сверхурочные.
Pay — оплата, выплата, заработная плата	This is a promising job with quite rewarding pay. — Это перспективная работа с довольно привлекательной зарплатой.
Pay cut — снижение заработной платы	The pay cuts will affect only new employees. — Сокращение зарплаты затронет только новых сотрудников.
Pay rate — ставка заработной платы	In some countries women’s pay rate is lower than men’s. — В некоторых странах зарплатная ставка женщин ниже, чем у мужчин.
Pay rise — повышение заработной платы	Finally, he asked for a pay rise. — В конце концов, он попросил о повышении зарплаты.
Pension — пенсия	Basic state pension — минимальная государственная пенсия. Men can draw a pension from the age of sixty-five. — Мужчины могут оформить пенсию начиная с 65-летнего возраста.
Redundancy pay — выплата при сокращении штата, временное пособие по безработице	Размер этой выплаты обычно зависит от стажа работы в компании. When I lost my job, I used my redundancy pay to set up my own company. — Когда я потерял работу, я использовал пособие по безработице, чтобы основать собственную компанию.
Remuneration — оплата, компенсация, зарплата	I was made to work in excess of my contracted hours for no additional remuneration. — Меня заставили работать сверх часов, оговоренных в контракте, без дополнительного вознаграждения.
Retainer — авансовый платеж (обычно адвокату)	Mr. Sanders is on a retainer as a consultant. — Г-н Сандерс получил авансовый платеж в качестве консультанта.
Royalty — гонорар	They will pay you a royalty on each book sold through their network. — Они заплатят вам гонорар за каждую книгу, проданную через их сеть.
Salary — зарплата	Фиксированная, обычно ежемесячная оплата работы сотрудника. Слово salary происходит от латинского salarium, обозначавшего денежную сумму, выплачиваемую римским солдатам на приобретение соли (от лат. sal — «соль»). We received a 15 per cent salary increase. — Мы получили 15%-ную прибавку к зарплате.
Scholarship — стипендия	The winners receive cash awards and scholarships to continue their education at college or art school. — Победители получат денежные призы и стипендии для продолжения образования в художественном училище.
Severance pay/package — выходное пособие	Research your options before signing off on a severance package. — Перед тем, как подписать отказ от выходного пособия, изучите варианты.
Sick(ness) pay — пособие по болезни	Statutory sick pay is paid only if you are eligible for it. — Государственное пособие по болезни выплачивается только в том случае, если вы имеете на него право.
Stipend [‘staɪpend] — жалованье, выплачиваемое церковнослужителям, учителям, государственным чиновникам	The rise in stipends for all clergymen was three per cent or so. — Повышение жалованья всем священнослужителям составило около 3%.
Wage(s) — зарплата (поденная, понедельная)	Сдельная зарплата за выполненную работу, как правило, физическую. Minimum wage — минимальная зарплата. The national minimum wage varies according to age. — Минимальная зарплата в стране зависит от возраста.

Информационный бюллетень № 78F: Въездные и выездные транспортные расходы, визы и другие связанные с ними сборы в рамках программы H-2B

(PDF)

Закон о Министерстве трудовых ассигнований, 2016 г., раздел H, раздел I публичного права 114 -113 («Закон об ассигнованиях DOL 2016 г.») предусматривает, что Министерство труда («Департамент») не может использовать какие-либо средства для обеспечения соблюдения определения соответствующей занятости, приведенной в 20 CFR 655.5, или определения правила трех четвертей гарантии, содержащегося в 20 CFR 655.20 или любую ссылку на нее. См. Разд. 113. Этот участник ассигнований был включен в действующие резолюции, которые принимались на протяжении 2017 финансового года и 2018 финансового года, и Департаменту по-прежнему запрещено применять эти положения или любые ссылки на них. Однако Закон об ассигнованиях DOL 2016 года и продолжающиеся постановления не отменили эти нормативные положения, и они остаются в силе, тем самым налагая юридическую обязанность на работодателей H-2B, даже несмотря на то, что Департамент не будет использовать какие-либо средства для обеспечения их соблюдения до тех пор, пока всадник может быть поднят

В этом информационном бюллетене представлена ​​общая информация об обязательствах работодателя в отношении поездок, визы и связанных с ними расходов для работников, работающих по программе H-2B для заявлений H-2B, поданных 29 апреля 2015 г. или позднее.Работодатель, нанимающий рабочих H-2B и / или рабочих на соответствующей должности в соответствии с сертифицированным заявлением на получение свидетельства о временной занятости (Заявление), должен согласиться в рамках Заявления на соблюдение следующих требований.

Должен ли работодатель H-2B предоставлять работникам въездные и выездные поездки?

Да, при определенных условиях работодатель H-2B несет ответственность за въездной и выездной транспорт и суточные — включая питание и проживание — до места работы, независимо от того, придут ли работники H-2B на работу со своего места работы. домашнее сообщество за пределами Соединенных Штатов или уже находится в Соединенных Штатах и ​​меняет работодателя H-2B.Это требование также распространяется на соответствующих кандидатов из США, нанятых на работу, которые приезжают достаточно далеко от места работы, поэтому возвращаться домой каждый день неразумно.

Когда работодатель должен обеспечивать входящие и исходящие перевозки?

Работодатель должен предоставить или возместить работнику транспорт и средства к существованию с места, откуда работник пришел на работу к работодателю (место приема на работу), если работник отработал 50 процентов периода занятости, предусмотренного приказом о найме. .Работодатель должен обеспечить выездной транспорт и пропитание работникам, которые работают до конца рабочего задания или уволены по какой-либо причине до его окончания.

Если у работника нет ближайших планов работать у другого работодателя H-2B, то работодатель должен предоставить транспорт и средства к существованию до места, откуда работник первоначально уехал на работу к работодателю, игнорируя любую временную занятость. Текущий работодатель не несет ответственности за выездные перевозки и пропитание работникам, немедленно меняющим место работы и переходящим к другому уполномоченному работодателю H-2B, когда последующий работодатель согласился в своем рабочем порядке предоставить транспорт и средства к существованию на свое рабочее место.

Работодатель не обязан обеспечивать выездной транспорт или средства к существованию, если работник бросает работу до окончания периода занятости, указанного в заявлении.

Как работодатель может обеспечить транспорт, за что нужно платить и нужно ли это раскрывать?

Сумма входящей и исходящей транспортных платежей должна быть, по крайней мере, равна расходам, взимаемым наиболее экономичным и разумным обычным перевозчиком на соответствующие расстояния.Кроме того, работодатели H-2B также должны выплачивать работникам суточные, чтобы обеспечить питание во время путешествий. Существо также будет включать в себя проживание, необходимое во время поездки работника H-2B из своего родного города в консульский город для ожидания получения визы и оттуда до места работы. Все необходимые транспортные средства и средства к существованию должны предоставляться не только работникам H-2B, но и соответствующим заявителям из США, которые не могут разумно возвращаться в свое место жительства каждый день.

Работодатель может выполнить свое обязательство по въезду в страну одним из нескольких способов: фактически предоставив транспорт, организовав и оплатив его напрямую, или авансом разумной стоимости транспортировки работнику до его отъезда. Работодатель может также возместить работнику после того, как работник завершит 50 процентов периода занятости, предусмотренного приказом (при условии, что работодатель еще не оплатил транспортировку).

Если в данном районе преобладает практика, когда работодатели, не относящиеся к категории H-2B, предоставляют или оплачивают расходы заранее, работодатель должен это сделать.Если работодатель авансирует требуемые расходы на транспорт и проживание своим работникам H-2B, он также должен авансировать транспортные расходы и расходы на проживание тем работникам, которые имеют соответствующую работу, которые не могут разумно возвращаться к своему месту жительства каждый день.

Согласно закону FLSA, работодатель может быть обязан возместить работникам их въездные поездки в течение их первой рабочей недели в той степени, в которой их командировочные расходы могут быть ниже федеральной минимальной заработной платы. См. ниже.

Работодатель может выполнить свое обязательство по выезду за границу, фактически обеспечив поездку, организовав и оплатив ее напрямую или возместив работнику в течение последней рабочей недели.

Наконец, работодатель должен указать в заказе на работу и в обязательных газетных объявлениях, что будут обеспечены въездные и выездные поездки и суточные. Кроме того, в приказе работодателя должно быть указано, как будут обеспечиваться поездки и суточные.

Каковы обязанности работодателя в отношении въездных поездок в соответствии с FLSA?

Закон FLSA применяется независимо от H-2B и требует, чтобы работодатели, подпадающие под действие закона FLSA, несли расходы, которые в первую очередь идут в пользу работодателя, если такие расходы приведут к снижению заработной платы работника, не освобожденного от налога, ниже минимальной заработной платы FLSA.Как указано в преамбуле к Временному окончательному правилу H-2B 2015 г. (опубликовано 29 апреля 2015 г.), Департамент считает, что затраты на въездные перевозки в первую очередь идут в пользу работодателя H-2B. Согласно FLSA, нет никакой разницы между вычетом затрат непосредственно из заработной платы рабочего и переносом затрат на него. Следовательно, невыплата таких затрат, понесенных работником, будет де-факто вычетом из заработной платы за первую неделю, что будет представлять собой нарушение минимальной заработной платы в соответствии с FLSA для работодателей, подпадающих под действие Закона, если несение таких затрат фактически приведет к снижению заработной платы работника ниже минимального уровня. заработная плата.

Этот принцип не применяется к возмещению затрат на питание, так как правила FLSA гласят, что питание всегда рассматривается в первую очередь для пользы и удобства работника. Таким образом, обязательство работодателя по FLSA не распространяется на возмещение расходов на питание в первую рабочую неделю.

Например, если работник понес 200 долларов США за наиболее разумную и экономичную стоимость проезда обычным перевозчиком от места проживания до места работы, работодатель, не освобожденный от уплаты налогов, обязан полностью возместить 200 долларов США.00 в первую рабочую неделю, чтобы гарантировать, что работник получает как минимум минимальную заработную плату FLSA и должен платить как минимум минимальную заработную плату FLSA за каждый отработанный час. Как только эта сумма будет возмещена, работодатель может решить возместить эти деньги в последующие рабочие недели, сделав вычеты из зарплаты работника в той степени, в которой такие вычеты не нарушают требования к минимальной заработной плате FLSA. Работодатель может вычесть разницу между предлагаемой заработной платой H-2B и минимальной заработной платой FLSA, умноженной на количество отработанных часов в неделю, при условии, что вычет был должным образом раскрыт работнику в приказе о приеме на работу.Вычеты могут производиться только до тех пор, пока работодатель полностью не возместит транспортные расходы. Ни в коем случае этот вычет не может производиться после 50 процентов контракта на работу. После того, как работник выполнит 50 процентов периода заказа на работу, работодатель, который делает такой вычет для возмещения въездных командировочных расходов, должен возместить такие расходы работнику для выполнения требований H-2B.

Важно помнить, что скрытые вычеты недопустимы и будут рассматриваться как нарушение требований H-2B.Следовательно, если работодатель намеревается сделать вычет транспортных расходов, это должно быть полностью указано в наряде на работу.

Должен ли работодатель оплачивать визу сотрудника H-2B и другие связанные с этим сборы?

Работодатель должен либо оплатить, либо возместить работнику H-2B в первую рабочую неделю любые визы, оформление визы и другие связанные с этим сборы, понесенные работником. Но работодателю не нужно платить паспортные или другие сборы в первую очередь в пользу работника.

Что делать, если работодатель привлекает третью сторону для найма работников H-2B?

Работодатель должен по договору в письменной форме запретить любому агенту или рекрутеру (или любому агенту или сотруднику такого агента или рекрутера), которого работодатель привлекает, прямо или косвенно, наем работников H-2B, требовать или получать выплаты или другую компенсацию от перспективные работники.Эта документация должна предоставляться по запросу Удостоверяющим сотрудником или другим федеральным представителем. Кроме того, работодатель и его поверенный, агенты или сотрудники не могут требовать или получать от работника какую-либо оплату расходов по найму.

Где получить дополнительную информацию:

Все требования, перечисленные выше, можно найти в 20 CFR Part 655, подраздел A и 29 CFR Part 503.

Эта публикация предназначена для общей информации и не должна рассматриваться в том же свете, что и официальные заявления о позиции, содержащиеся в регламенте.

Для получения дополнительной информации посетите наш веб-сайт Wage-Hour: http://www.wagehour.dol.gov и / или позвоните в нашу бесплатную справочную службу Wage-Hour, доступную с 8:00 до 17:00 в вашем часовом поясе, 1 -866-4USWAGE (1-866-487-9243).

Что нужно знать

Джон:

Добро пожаловать и благодарим вас за то, что вы присоединились к телефонному форуму Налоговой службы по теме «Компенсация командировок и надбавок».

Меня зовут Джон Дарр, я работаю налоговым агентом Федерального, государственного и местного управления IRS.В течение следующих 60 минут мы обсудим важную информацию о политике возмещения командировок, которую вам необходимо знать. Со мной сегодня для этого обсуждения Венди Спилман, также агент по доходам федерального правительства и местных органов власти.

Венди:

Спасибо, Джон, и добрый день, дамы и господа. Нам часто задают вопросы о том, как определить, какие надбавки и компенсации подлежат налогообложению.

Сегодня мы обсудим несколько общих платежей, которые мы часто наблюдаем при проведении аудиторских проверок, и правильную обработку этих платежей.

Наша цель сегодня — помочь вам разобраться в вопросах, связанных с выплатой надбавок и различных возмещений, а также с надлежащим налоговым режимом. Покроем:

• Дополнительное вознаграждение члену совета директоров
• Командировочные расходы сотрудников
• Пособия на личные автомобили для сотрудников, и
• Компенсация прочих путевых расходов

Джон:

Вы должны знать, что эта презентация не является официальным руководством по вашим конкретным вопросам.Мы предоставляем общее руководство , чтобы помочь государственным учреждениям понять порядок налогообложения различных платежей.

Мы получили от аудитории ряд очень хороших вопросов, которые мы будем обсуждать, но мы понимаем, что каждая проблема уникальна и должна рассматриваться в индивидуальном порядке. Если у вас есть конкретный вопрос, перейдите на IRS.GOV и введите поиск по ключевому слову «Информационный бюллетень FSLG».

Для каждого штата есть список специалистов FSLG.Они готовы помочь ответить на ваш конкретный вопрос. Вы также можете запросить подписку на информационный бюллетень, чтобы быть в курсе последней информации по вопросам FSLG.

Венди:

Прежде чем мы начнем, просто небольшое напоминание. На ваших телефонных линиях отключен звук. Мы просим вас, если вы должны оставить нас на мгновение, не переводить телефон в режим ожидания, поскольку некоторые телефонные системы воспроизводят музыку, когда телефон находится в режиме ожидания.

А теперь приступим. Наша первая область — это компенсация, выплачиваемая членам совета директоров.Как правило, члены совета директоров и другие выборные должностные лица являются сотрудниками правительства, и их вознаграждение облагается налогом и указывается в форме W-2, как и другие сотрудники. Однако вознаграждение членам Совета директоров выплачивается разными способами.

Джон:

Верно Венди. Наиболее распространенный метод компенсации члену совета директоров — это сумма, выплачиваемая члену совета директоров за участие в заседаниях.

Избранным членам совета директоров или директорам часто выплачивается фиксированная сумма; скажем, 20 долларов на посещение регулярных и специальных заседаний совета директоров.Платежи не являются возмещением фактических расходов, но часто упоминаются как «суточные» или возмещение. Независимо от того, как они называются, выплаты являются компенсационными и облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Члены правления обычно получают компенсацию в виде других различных льгот. Мы собираемся обсудить несколько преимуществ, которые мы обычно видим.

Эти преимущества:

• Компенсация командировочных встреч
• Ночная поездка с компаньоном и
• Различные другие платежи, выходящие за рамки правил подотчетного плана

Джон:

Первое преимущество, которое мы обсудим, — это оплата заседаний членов совета директоров и возмещение транспортных расходов.Эта тема напрямую связана с вопросом, который мы получили сегодня от аудитории. Они спросили: «Облагается ли компенсация членам за их пробег на собрания совета директоров и / или комитетов, если они проводятся на месте?»

Ответ заключается в том, что поездка на работу определяется как поездка между домом и работой и считается личными расходами сотрудника. И поэтому, если государственное учреждение возмещает члену правления поездку на работу, это возмещение подлежит налогообложению члену правления и облагается налогом на трудоустройство.Венди, а что, если государственный служащий возьмет кого-нибудь с собой в командировку? Какие налоговые последствия это окажет, если таковые имеются?

Венди:

Это отличный вопрос.

Любые деньги, выплаченные или понесенные в отношении супруга, иждивенца или другого лица, сопровождающего сотрудника в деловой поездке, считаются налогооблагаемой дополнительной льготой. Однако есть и исключения.

Дополнительная льгота не облагается налогом, если:

• Сопровождающее лицо — работник работодателя,
• Поездка сопровождающего лица осуществляется с действительной деловой целью, или
• В противном случае командировочные расходы вычитались бы сопровождающим лицом

Термин другое физическое лицо не включает делового партнера с действительными командировочными расходами, которые в противном случае были бы действительными деловыми расходами.

Джон:

Верно, Венди, расходы также должны соответствовать обычным правилам дорожных расходов. Это означает, что присутствие человека должно иметь реальную деловую цель. На основании судебных решений присутствие супруга или другого попутчика в поездке должно быть необходимым, а не просто полезным для установления необходимой деловой цели.

Дополнительную информацию о возмещении дорожных расходов можно найти на веб-сайте FSLG по адресу http: // www.irs.gov/Government-Entities.

Венди, не могли бы вы начать обсуждение налогового режима платежей или возмещения, когда платеж выходит за рамки правил подотчетного плана?

Венди:

Конечно, Джон.

Давайте удостоверимся, что все мы в курсе того, что требует подотчетный план, изучив требования подотчетного плана и как работают возмещения по подотчетному плану.

Согласно плану подотчетности, надбавки или компенсации, выплачиваемые работникам за связанные с работой расходы, исключаются из заработной платы и не подлежат удержанию или отчетности.Политика вознаграждения или возмещения, которая не обязательно должна быть письменным планом, должна соответствовать трем требованиям , чтобы считаться подотчетным планом. Их:

• Должна быть деловая связь с расходами.
• Получатель несет ответственность за надлежащий учет в разумные сроки.
• Излишки возмещения или авансы должны быть возвращены в разумные сроки.

Имейте в виду, что если требования подотчетного плана не выполняются, возмещение считается облагаемым налогом.

Еще один вопрос, который мы получили от аудитории, касается правил подотчетного плана. Они спросили: «Могут ли сотрудники получать компенсацию или выплаты надбавок через чек поставщика и, следовательно, получать форму 1099, если сумма превышает 600 долларов? Или все возмещения и выплаты надбавок должны проходить через платежную ведомость?»

Это отличный вопрос. Мы часто обнаруживаем, что налогооблагаемые платежи, такие как компенсация за проезд, проезд супруга, а также деньги, возмещаемые вне рамок подотчетного плана возмещения расходов, не сообщаются членам совета директоров в форме W-2 как доход.

В других случаях мы находим эти выплаты, указанные в форме 1099-MISC, как компенсация неработающим . Ни один из методов не является правильным способом сообщить о таких платежах. Помните, что налогооблагаемые платежи следует указывать как заработную плату.

Джон:

Итак, каковы правильные налогообложение и отчетность для этих типов компенсаций и надбавок? Как упоминалось ранее, избранные и назначенные государственные должностные лица обычно являются сотрудниками для целей удержания федерального подоходного налога и налога на занятость.

Когда эти должностные лица получают платежи за услуги или другие цели, которые не исключаются из дохода согласно налоговому законодательству, или из дохода, полученного в результате нарушения правил подотчетного плана, деньги подлежат удержанию федерального подоходного налога. Кроме того, деньги облагаются налогами на социальное обеспечение и медицинское обслуживание и отражаются в форме W-2.

Но, если возмещение осуществляется согласно плану подотчетности, и платеж представляет собой возмещение, которое не облагается налогом для работника в соответствии с действующим налоговым законодательством, вы можете возместить работнику, и не будет никакой отчетности ни по форме W2, ни по форме 1099.

Венди:

Помните, что командировочные платежи или возмещение сопутствующего члена совета директоров считаются доходом и должны быть указаны в форме W-2.

Если расходы на попутчика оплачены, а спутник не присутствует на встрече по уважительной деловой причине, сотрудник подлежит налогообложению дополнительной льготы.

Наконец, если платеж выходит за рамки вашего подотчетного плана, этот платеж считается налогооблагаемой выгодой.

Выплаты сотрудникам относятся к форме W-2, а не к форме 1099.

Джон:

Теперь, когда мы обсудили проблемы, влияющие на членов правления и других выборных должностных лиц, давайте обсудим некоторые общие проблемы, которые мы обнаруживаем в ходе наших аудитов государственных организаций, которые относятся к компенсациям и надбавкам, выплачиваемым сотрудникам, которые, как вы знаете, также включают члены правления и выборные должностные лица.

Государственные учреждения часто возмещают расходы на питание, поэтому давайте рассмотрим правила, касающиеся питания.

Общее правило: питание не включается в заработную плату работника ЕСЛИ предоставляется:

• На территории предприятия работодателя, И
• Они предназначены для удобства работодателя.

Первый тест «На территории предприятия работодателя» означает, что питание должно предоставляться либо в месте, где работник выполняет значительную часть своих обязанностей, ИЛИ в помещении, где работодатель выполняет значительную часть своих обязанностей. своего бизнеса.

Второй тест «Питание предоставляется для удобства работодателя» считается выполненным, если оно предоставляется по существенной «некомпенсирующей» причине; то есть цель не состоит в том, чтобы предоставить сотруднику дополнительную оплату или покрыть личные расходы сотрудника, но по деловым причинам предоставление питания в интересах работодателя.

Венди:

Помните, что обеды, предоставляемые для улучшения общего морального духа или деловой репутации, или для привлечения потенциальных сотрудников, не предоставляются по существенной некомпенсирующей причине и, следовательно, облагаются налогом.

Сотрудники, получающие денежные надбавки или компенсации, обычно не имеют права на исключение в соответствии с разделом 119 Налогового кодекса.

Раздел 1.119 (a) (2) (ii) (a) Регламента IRS гласит: «Питание будет считаться предоставленным по существенной некомпенсирующей деловой причине работодателя, если питание предоставляется сотруднику в его рабочее время, чтобы иметь сотрудник, доступный для вызова службы экстренной помощи во время приема пищи.

Чтобы продемонстрировать, что питание предоставляется сотруднику, чтобы он был доступен для вызова службы экстренной помощи в течение периода приема пищи, необходимо продемонстрировать, что на предприятии работодателя действительно произошли или могут обоснованно произойти аварийные ситуации, которые привело или приведет к тому, что работодатель призовет работника выполнять свою работу во время его приема пищи «.

Мы получили ряд вопросов по этой теме. Первый вопрос: «Если сотрудник уезжает из дома на день и обедает и / или ужинает в дороге, он не остается на ночь, но может отсутствовать более 8 часов, считается ли его питание дополнительной льготой и следовательно, подлежат обложению налогом на заработную плату? »

Джон:

Ответ на этот вопрос заключается в том, что, поскольку работник не удовлетворяет первому требованию «В служебных помещениях работодателя» и сотрудник не остается на ночь, так как они не находятся вдали от дома достаточно долго, чтобы потребовать значительного отдыха, возмещение будет облагаться налогом. .

Венди:

Аудитория также спросила, имеет ли значение, выплачивается ли оплата за «фактические расходы или на основе суточных».

Джон:

Имейте в виду, что если сотрудник не находится в командировке, что мы обсудим через несколько минут, необходимо использовать фактические расходы в соответствии с процедурами подотчетного плана. «Предполагаемое» обоснование с использованием суточных не применимо, когда лицо не находится в статусе путешествующего, и, таким образом, возмещение будет облагаться налогом.

Венди:

Так есть ли исключения из общего правила возмещения расходов на питание?

Джон:

да. § 1.274-2 (d) (3) Постановления казначейства предусматривает, что возмещение расходов на питание, непосредственно связанных и необходимых для участия в деловых встречах или собраниях определенных освобожденных от налогов организаций, не включается в заработную плату, если расходы на ваше присутствие связаны с вашей торговлей или бизнесом. . Эти организации включают торговые палаты, бизнес-лиги и торговые или профессиональные ассоциации.

Положения

Казначейства также предусматривают исключение di minimus для обедов или денежного пособия на питание или возмещения, предоставляемого сотруднику в качестве дополнительного пособия, если:

• Выгода по разумной цене.
• Может использоваться время от времени, потому что сверхурочная работа требует продления рабочего дня сотрудника,
• А питание или надбавка на питание позволяет работнику работать сверхурочно.

Ни в коем случае деньги на питание, рассчитанные на основе количества отработанных часов, не будут считаться минимальными.

Так, например, если сотруднику дается два доллара в час за каждый час сверхурочной работы после восьми часов работы, это не считается минимальным и будет облагаться налогом. С другой стороны, если питание предоставляется сразу после окончания рабочего дня, потому что обязанности сотрудника не позволяют ему получить обед в рабочее время, правила казначейства позволят возместить стоимость обеда без уплаты налогов. Прекрасное описание правил приема пищи включено в Руководство по дополнительным льготам IRS.GOV /. Его можно найти, выбрав раскрывающееся меню в разделе «Информация для» в правом углу экрана, выбрав «Государственные учреждения», затем щелкнув ссылку «Налоговая информация для федеральных и местных органов власти», затем выбрав ссылка для «Образовательных ресурсов»

Мы обсудили правила, касающиеся питания, предоставляемого работодателем на территории работодателя, но как насчет того, когда сотрудник путешествует с деловыми целями? Венди, как в этом случае будут применяться налоги?

Венди:

Джон, это явно не проходит первый тест, так как еда не предоставляется на территории работодателя.

Эти обеды обычно подпадают под правила для ночных командировочных расходов, поскольку, как упоминалось ранее, сотрудник находится в командировочном статусе. Налогообложение этих возмещений или надбавок зависит от того, связано ли питание с деловой поездкой и обоснованы ли расходы в соответствии с правилами подотчетного плана.

Возмещения или надбавки должны соответствовать правилам подотчетного плана, чтобы их можно было исключить. Кроме того, сотрудники должны уезжать из налогового дома по делам.Как и в случае с другими расходами, связанными с поездкой, налоговый дом определяется общей сферой работы, а не местом жительства сотрудников.

Итак, что означает путешествие «вдали от дома»? Во-первых, место назначения сотрудника должно находиться на значительном удалении от рабочего места. Постановления о доходах 73-529 и 93-86 указывают, что налоговый дом включает всю столичную область; следовательно, налогоплательщик не уезжает из дома, если он или она не покидает столичный район.

Во-вторых, сотруднику необходимо полноценно спать или отдыхать, чтобы выполнять свои обязанности вдали от дома.

Джон:

Венди, позвольте мне привести несколько примеров:

Скажем, Сотрудник должен ехать со своего основного места работы в другой город, расположенный в 60 милях, чтобы работать над проектом.

Она уходит из дома в 11:00 в понедельник и планирует вернуться домой в тот же день. Она не может завершить проект в понедельник, поэтому проводит ночь.

После завершения проекта на следующий день она возвращается в свой налоговый дом к 10:30 a.м.

Несмотря на то, что служащая не планировала ночевать и отсутствовала менее 24 часов, она прошла тест «вне дома», потому что она провела ночь вдали от своего налогового дома по делам и получила хороший отдых или сон.

Компенсация допустимых расходов по плану подотчетности не будет включена в ее заработную плату.

Вот еще один пример. Сотрудник должен ехать в город, расположенный в 100 милях, чтобы поработать в течение дня.Сотрудник уходит из дома в 6:30 утра и возвращается на ночь в 22:00. По дороге домой сотрудник останавливается на обед и два часа отдыхает в машине.

Несмотря на то, что сотрудник находился вне дома значительно дольше, чем его обычный рабочий день, он не находится в командировке.

Судебные дела постановили, что остановка для еды или отдыха в машине не соответствует правилу «полноценный сон или отдых». В этом случае компенсация расходов на питание включается в доход работника.

Для получения дополнительной информации о возмещении расходов на питание или надбавках зайдите на сайт IRS.GOV и в разделе публикаций см. Публикацию 15-B «Налоговое руководство работодателя по дополнительным льготам»; и Публикация 463 о правилах поездок или перейдите на домашнюю страницу FSLG, а в разделе «Образовательные продукты» вы найдете Руководство по налоговым льготам.

Венди:

Мы обычно называем компенсацию расходов на питание сотрудников, если они не путешествуют с ночевкой в ​​государственные деловые районы, «дневным питанием».

Во многих случаях дневное питание оплачивается, потому что это разрешено государственным или местным уставом в зависимости от расстояний, на которое сотрудники должны ехать из своего обычного налогового дома. . Например, если сотрудник выезжает за пределы округа, ему возмещаются расходы на питание во время однодневной поездки.

В некоторых случаях обеды оговаривались как часть профсоюзных контрактов, или это «просто потому, что правительство сделало это так».

Примером может служить департамент шерифа, у которого есть офицер, который едет в другую часть штата, чтобы забрать заключенного в тюрьме штата.У многих департаментов шерифа есть соглашения, по которым департамент должен заплатить или возместить сумму за дневной обед во время этой поездки.

Хотя может существовать уважительная «деловая» причина для возмещения стоимости обеда, и чиновник мог выехать за пределы обычного налогового дома сотрудника, поездка не требует длительного сна или отдыха, чтобы соответствовать требованиям работы.

В этом примере возмещение расходов или пособие на питание облагаются налогом и должны отражаться в форме W2 сотрудника.

Вопрос, который мы получили от аудитории, спрашивал: «Если городские служащие или выборные должностные лица уезжают из города на дневную встречу, без ночлега, и стоимость обеда взимается с их городской кредитной карты, это налогооблагаемая льгота или это считается минимальным? »

Поскольку это не поездка с ночевкой, еда будет облагаемой налогом дополнительной льготой для работника, если только работник не возместит работодателю стоимость еды. Если они не возмещают работодателю, то стоимость еды должна быть включена в заработную плату работника в качестве налогооблагаемой дополнительной льготы.

Следует отметить, что не имеет значения, как была куплена еда; налогообложение работника остается прежним.

Джон:

Венди, поскольку мы говорим о вопросах, связанных с «налоговым домом» служащего, другой вопрос, связанный с налоговым домом, — это проживание в пределах их налогового дома.

По общему правилу, проживание может быть исключено из заработной платы, если оно предоставляется:

• На территории предприятия работодателя, И
• меблирована для удобства работодателя, И
• Сотрудник обязан принять жилье в качестве условия приема на работу.

Это означает, что работник должен принять жилье для выполнения своих обязанностей. Например, жилье предоставляется для того, чтобы служащий был доступен для выполнения своих обязанностей в любое время, и служащий не мог выполнять требуемые от него услуги, если ему не было предоставлено такое жилье.

Венди:

Определение того, должен ли работник соглашаться на получение жилья в качестве условия приема на работу, требует изучения фактов, связанных с предоставленным жилищем.

Раздел 119 Налогового кодекса предусматривает исключения, но только для питания или проживания в натуральном выражении, другими словами, когда работодатель фактически предоставляет жилье. Это исключение не распространяется на денежные пособия или возмещения.

Помните, что, как и в случае дневного обеда, федеральный закон имеет приоритет над законом штата, трудовым или профсоюзным договором при определении федеральных налоговых обязательств за меблированное жилье.

Фактические факты, обстоятельства и требования изложены в Налоговом кодексе 119, который определяет ответственность по федеральному подоходному налогу, налогам на социальное обеспечение и Medicare.

Джон:

Вы знаете Венди; многие из нас слышали или читали, что упражнения полезны для нас. А как работодатель вы можете даже подумать о том, чтобы предложить своим сотрудникам членство в спортивном клубе. Это может показаться отличной идеей, но прежде чем вы это сделаете или если вы уже предлагаете это преимущество, давайте поговорим о налоговых последствиях.

Согласно разделу 132 (j) (4) Налогового кодекса, стоимость любого спортивного сооружения на территории , предоставленного работодателем, не облагается налогом для сотрудников.Есть несколько факторов, которые определяют, не облагается ли эта дополнительная льгота налогом.

Возможно, вы заметили, что я сказал «спортивное сооружение на территории». Термин «спортивное сооружение на территории» означает любой тренажерный зал или спортивное сооружение:

• , который находится на территории работодателя; И
• , которым управляет работодатель; И
• , который используется в основном сотрудниками, супругами и их детьми-иждивенцами.

Венди:

Спортивное сооружение не обязательно должно находиться на территории предприятия работодателя.Однако объект должен находиться на территории, принадлежащей работодателю и эксплуатируемой им, и не может использоваться в жилых помещениях, например, на курорте.

Объект может включать тренажерные залы, бассейны, теннисные корты, поля для гольфа, беговые или велосипедные дорожки.

Исключение для спортивных сооружений не распространяется на членство в спортивных сооружениях, включая клубы здоровья или загородные клубы, за исключением случаев, когда это сооружение принадлежит или арендуется и управляется работодателем и в основном используется работниками, супругами и иждивенцами работодателя.

Таким образом, если работодатель оплачивает членство сотрудников в местном спортзале или Y (и ни один из них не принадлежит и не управляется работодателем), членство считается дополнительным налогооблагаемым пособием, стоимость которого должна быть включена в W- 2.

Однако, если у работодателя есть площадка для тренировок на своей собственности, и она принадлежит и управляется работодателем, и практически все использование осуществляется работниками, то дополнительная льгота не облагается налогом.

Джон:

Вероятно, одна из самых распространенных компенсаций или надбавок, которые работодатель выплачивает сотруднику, — это использование им транспортного средства.

Обычно это выплачивается либо в виде фиксированной суммы пособия, либо в виде компенсации «центов за милю». И чтобы ответить на один из вопросов аудитории, возмещение также может быть по фактическим затратам, понесенным сотрудником с квитанциями, представленными в соответствии с планом подотчетности.

В целом, если государственный работодатель возмещает расходы на автомобили в соответствии с планом подотчетности, возмещение не облагается налогом для работника. Кроме того, расходы не будут вычитаться сотрудником из его личной налоговой декларации, поскольку возмещение не было включено в доход сотрудника.

Сотрудник должен соблюдать правила подотчетности по указанию даты, пробега и бизнес-цели для представленных миль.

Венди:

Компенсация допустимой ставки миль для деловых поездок не включается в заработную плату сотрудника, если она выплачивается по стандартной федеральной ставке миль или ниже. Сотрудник должен соблюдать правила подотчетного плана и учитывать пройденные бизнес-мили.

По состоянию на 1 января 2013 года стандартный пробег — 56.5 центов за милю.

Если ставка возмещения работодателем превышает стандартную ставку, сумма превышения облагается налогом для работника как обычная заработная плата. При возмещении излишка необлагаемые и налогооблагаемые суммы указываются в форме W-2 с:

• Суммы до федеральной ставки пробега указаны в графе 12, код L И
• Суммы, превышающие федеральную ставку миль, указаны в графах 1, 3 и 5, если применимо для этого сотрудника.

Другими словами, налогооблагаемая часть указывается так же, как и любая другая компенсация, в полях 1, 3 и 5, а удержание — в полях 2, 4 и 6.

Джон:

Если государственный работодатель возмещает сотруднику пробег в рамках подотчетного плана, подтверждающего пробег в бизнесе, и возмещение составляет федеральную ставку миль или меньше, то:

• Возмещение не облагается налогом для работника.
• Подоходный налог не удерживается.И
• Отчеты по форме W-2 не требуются.

Если возмещение не выплачивается в рамках подотчетного плана или возмещение превышает допустимые суммы , деньги или их часть облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Как упоминалось ранее, государственное агентство имеет вариант возмещения работнику фактических расходов, таких как стоимость топлива.

Эти возмещения исключаются из вознаграждения работника в соответствии с планом подотчетности.Сотрудник должен документировать расходы и связь с бизнесом.

Расходы личного характера, такие как поездки на работу, никогда не исключаются , и возмещение таких личных расходов должно быть включено в налогооблагаемую заработную плату работника.

Независимо от того, как рассчитывается возмещение, для того, чтобы оно считалось выплаченным в соответствии с правилами подотчетного плана, работник должен предоставить обоснование работодателю. Правила обоснования командировки требуют от работника записи

• дата
• коммерческое назначение
• и местонахождение

Правила требуют, чтобы пробег регистрировался во время или почти одновременно с начислением пробега.

Например, ежемесячные отчеты о расходах обычно соответствуют этому требованию.

Джон:

Как мы уже упоминали, возмещение расходов на поездки, не связанные с деловыми операциями, включая поездки на работу, облагается налогом, даже если они выплачиваются по федеральной ставке миль или ниже и рассчитываются на основе той же документации, что и подотчетный план.

Это считается обычной заработной платой и облагается всеми налогами на прибыль и занятость.

Сегодня мы несколько раз упоминали о поездках на работу, поэтому позвольте мне напомнить вам, что поездки на работу могут происходить по разным причинам.Коммунальные поездки — это личное путешествие между местом жительства и местом работы, которое не считается служебным или личным.

Напоминаем, что поездки на работу могут осуществляться по просьбе работодателя или исключительно по инициативе сотрудника.

Например, если у вас есть сотрудник, который обычно работает с понедельника по пятницу и ходит в офис по выходным. Это по-прежнему личное сообщение , независимо от того, требуется ли это работодателем или инициировано работником.

Вот еще один вопрос из зала: «Если сотрудник едет на такси из дома на работу, потому что у него есть большие или тяжелые проектные материалы, которые он приносит с собой на работу для презентации или конференции, имеющей отношение к бизнесу, это то, что облагается или не облагается налогом? »

В соответствии с описанными нами правилами поездок на работу такси возмещение расходов на такси будет являться дополнительным налогооблагаемым пособием и подлежит обложению налогом на трудоустройство, поскольку считается, что работник совершает поездку на работу.

И, как врезка, если сотрудники не подали заявку на возмещение расходов на бизнес-мили, они не могут требовать возмещения расходов в своей личной налоговой декларации.

Венди:

Джон, это отличное описание использования личного автомобиля сотрудниками в деловых целях. Теперь я хотел бы рассказать о государственных служащих, пользующихся государственным транспортом.

Вы должны знать, что когда работодатель предоставляет сотруднику транспортное средство исключительно для деловых целей, это не влечет за собой налоговых последствий или требуется отчетность W-2, и использование в коммерческих целях рассматривается как дополнительное пособие по условиям работы.Однако сотрудники по-прежнему обязаны вести учет поездок.

Помните, что коммерческое использование не включает поездки на работу. Сотрудникам необходимо вести записи, подтверждающие, что все автомобили использовались в коммерческих целях.

Что произойдет, если автомобиль будет использоваться не только в служебных целях?

Если предоставленное работодателем транспортное средство используется как для бизнеса, так и для личного пользования, обоснованное использование в бизнесе не облагается налогом для работника, однако использование в личных целях считается дополнительным пособием и облагается налогом в качестве заработной платы.

В этой ситуации у правительства и служащего есть несколько вариантов. Если работник полностью обосновывает свое деловое и личное использование, правительство имеет возможность облагать налогом только личное использование транспортного средства, ИЛИ работник имеет возможность возместить работодателю расходы на личное использование, а не рассматривать его как заработную плату.

Правительство также имеет возможность включить все использование в качестве заработной платы и уведомить служащего о том, что они сообщают полную сумму.Затем работник должен обосновать коммерческое использование и вычесть его из своей — личной налоговой декларации, форма 1040, таблица A.

Джон, не могли бы вы поделиться с нами парой примеров того, что можно считать личным использованием?

Джон:

Я с удовольствием приведу несколько примеров. Имейте в виду, что это не полный список.

Мы уже обсуждали, что поездка между местом жительства и работой считается личным.Отпуск, использование в выходные дни И использование супругом или иждивенцами также считается личным использованием.

Исключением из ограничения личного использования является использование, которое квалифицируется как минимальное. Вот несколько примеров исключительного минимального использования автомобиля, предоставленного работодателем:

Небольшие личные обходные пути во время работы, например, поездка на обед, когда вы находитесь вне офиса по работе ИЛИ Нечастое личное использование.

Редкое личное использование, как правило, менее одного дня в месяц.Это не означает, что сотрудник может получать исключаемые компенсации за поездки на работу 12 дней в году. Имейте в виду, что это правило применимо для нечастых, случайных ситуаций.

Позвольте мне привести пример, чтобы проиллюстрировать минимальное использование. Допустим, сотрудник использует правительственный автомобиль для деловой встречи. Правительство требует, чтобы сотрудники возвращали автомобили автопарка в конце рабочего дня, но сотрудник задерживается, и автопарк закрывается, когда сотрудник возвращается в офис.Сотрудник забирает автомобиль домой и возвращает его на следующее утро.

Если предположить, что это случается нечасто для этого сотрудника — обычно происходит не чаще одного раза в месяц, стоимость поездки на работу — это необлагаемое налогом минимальное дополнительное пособие.

Однако, если это частое явление, поездка на работу облагается налогом для работника.

Итак, Венди, какая документация требуется, чтобы определить, есть ли налог, причитающийся с работника?

Венди:

Имейте в виду, что транспортные средства считаются «зарегистрированной собственностью», и поэтому, чтобы поддержать освобождение от налогов, требуются отдельные записи для коммерческого и личного пробега.

Если записи, в которых отдельно документируется деловой и личный пробег, не предоставляются сотрудником, стоимость использования транспортного средства ALL считается заработной платой сотрудника.

В этом случае сотрудник может иметь возможность перечислить вычеты за любое обоснованное использование в бизнесе в своей личной форме 1040, Приложение A.

Если сотрудник ведет учет деловых и личных нужд отдельно, доходом считается только использование автомобиля в личных целях.Это может оказать значительное влияние на сотрудников и является значительным стимулом для сотрудников вести необходимую документацию.

Итак, Джон, если есть налогооблагаемая сумма для любого использования или только для личного использования, как она оценивается?

Джон:

Согласно общему правилу оценки дополнительных льгот, сумма, включаемая в доход, представляет собой справедливую рыночную стоимость .

Для использования транспортного средства справедливая рыночная стоимость — это обычно арендная стоимость транспортного средства, которую мы обсудим через минуту, но при определенных обстоятельствах могут применяться другие правила.

На самом деле существует три метода определения ценности личного пользования автомобиля. Их:

• Правило оценки аренды автомобиля
• Правило транспортных центов за милю И
• Правило поездок на работу

Когда работодатель сообщает о личном использовании в качестве заработной платы, он должен использовать одно из этих 3 специальных правил оценки. Как правило, эти правила применяются к каждому транспортному средству, и работодатель может использовать разные правила для разных транспортных средств и для разных сотрудников.

Первый метод, Метод оценки аренды автомобиля, рассчитывается по:

• Первый — Определите справедливую рыночную стоимость транспортного средства в первый день, когда он доступен сотруднику. Затраты работодателя, включая налоги, титул и т. Д., Могут быть использованы для определения FMV .
• Затем — Используйте таблицу в Рег. §1.61-21 (d) (iii) или в Публикации 15-B для расчета годовой арендной стоимости.
• Далее — Умножьте стоимость годовой аренды на процент личного использования, вычисленный путем деления миль личного пользования на общее количество пройденных миль.
• И если есть топливо, добавьте 5 с половиной центов за каждую пройденную милю для личного пользования.

Имейте в виду, что в соответствии с этим методом другие расходы, такие как расходы на техническое обслуживание и страхование , включены в ставку и не могут быть возмещены отдельно.

Чтобы несколько упростить бухгалтерский учет, для государственных организаций, которые имеют более 20 транспортных средств, используемых служащими для бизнеса и личного пользования, для расчета годовой стоимости аренды можно использовать «среднюю стоимость автопарка» .

Но есть критерий, который может затруднить расчет «среднего значения автопарка» для многих государственных учреждений. В 2013 году каждая машина должна быть оценена в минус , чем 21 200 долларов, чтобы использовать среднюю стоимость автопарка. Для грузовиков и фургонов эта сумма составляет 22 300 долларов США за автомобиль.

Венди:

Второй метод оценки — это правило «центов за милю». Чтобы использовать правило центов за милю для транспортных средств, необходимо выполнить один из следующих тестов:

• Работодатель разумно ожидает, что транспортное средство будет регулярно использоваться в торговле или бизнесе в течение календарного года, или
• Тест пробега выполнен.

Итак, глядя на первый тест, что подразумевается под «регулярно используется в бизнесе». Чтобы определить это, необходимо выполнить одно из двух тестов.

• Первый — не менее 50 процентов или более от общего годового пробега каждый год используется в бизнесе работодателя, или Второй — он обычно используется каждый рабочий день для перевозки не менее трех сотрудников на работу и с работы в рамках поездок на работу, спонсируемых работодателем. автопарк.

Вы соответствуете стандарту, если автомобиль:

• Управляемый сотрудниками не менее 10 000 миль для личного и коммерческого использования в год; и
• Автомобиль в основном используется сотрудниками

У этого метода есть некоторые дополнительные правила, которым должно следовать правительство, чтобы использовать этот метод.Как только правительство выберет этот метод, они должны продолжать использовать правило центов за милю для транспортного средства в течение всех последующих лет, если только работодатель не может использовать правило поездок на работу в течение любого года, в течение которого использование транспортного средства соответствует требованиям. правило.

Джон:

Итак, что произойдет, если транспортное средство больше не соответствует правилу оценки центов за милю? \

Венди:

Если транспортное средство не соответствует требованиям правила цента за милю в течение более позднего года, вы можете использовать для этого года и любого последующего года любое другое правило, для которого подходит транспортное средство.

Джон:

Кроме того, на 2013 год правило оценки центов за милю не может применяться для автомобилей с FMV, превышающим 16 000 долларов в первый день использования. Лимит для грузовиков и фургонов составляет 17 000 долларов. Это исключает использование этого метода на большом количестве транспортных средств.

Если можно использовать этот метод, вы рассчитываете стандартную норму пробега, умножая количество пройденных личных миль. Если топливо не предоставляется, стандартная ставка пробега может быть уменьшена до 5 с половиной центов.

Итак, в настоящее время, согласно этому правилу, если топливо не предоставляется, расчет будет следующим: 56,5 цента минус 5,5 цента, что соответствует 51 центу на милю, умноженному на количество пройденных личных миль.

Это простой метод, но он очень ограничен по типам подходящих транспортных средств.

Венди:

Третий метод — это метод коммутирующей оценки. Этот метод, как следует из названия, оценивает личное использование поездок по фиксированной сумме за поездку для каждого сотрудника.

Тариф за поездку на работу в настоящее время составляет один доллар пятьдесят центов в одну сторону. Имейте в виду, что это за поездку, при расчете на человека .

Итак, если у вас есть сотрудник, который дважды ездит на работу и с работы в один и тот же день, это будет рассчитано как 4 поездки на работу по цене один доллар пятьдесят центов за поездку или шесть долларов за этот день.

Если бы в этом автомобиле два сотрудника ездили дважды в этот день, налогом облагались бы и служащих по 6 долларов.00 для этого дня.

Для использования этого метода должны быть выполнены ВСЕ следующие условия:

• Во-первых, транспортное средство должно принадлежать или арендовать государство;
• транспортное средство предоставлено служащему для выполнения государственных обязанностей;
• Правительство требует, чтобы служащий ездил на автомобиле по уважительной некомпенсирующей деловой причине;
• Правительство также должно иметь письменную политику , запрещающую личное использование, кроме поездок на работу;
• Кроме того, правительство должно следить за тем, чтобы работник фактически не использовал транспортное средство в каких-либо личных целях, кроме минимального личного использования;
• И, наконец, сотрудник, который использует транспортное средство, не может быть сотрудником контроля , который мы обсудим через минуту.

Имейте в виду, что для этого метода работодатель — требует, чтобы служащий использовал транспортное средство в деловых целях; это не может быть добровольным со стороны сотрудника.

Примером этого может быть государственный служащий, который круглосуточно дежурит по вызову для реагирования на дорожные чрезвычайные ситуации, и его работодатель требует, чтобы он ездил на работу в транспортном средстве, оснащенном средствами связи или другим оборудованием, которое может понадобиться этому служащему. если вызовут ночью.Это соответствовало бы требованию работодателя о том, что работник должен передвигаться на правительственном автомобиле.

Джон:

Как мы уже упоминали, метод коммутирующей оценки недоступен для сотрудника службы контроля. Контрольный сотрудник в правительственной организации:

Выборное должностное лицо или Сотрудник, чья компенсация по крайней мере такая же, как у федерального государственного служащего на исполнительном уровне V, который в настоящее время составляет 146 400 долларов.

Правительство также может рассматривать всех сотрудников, которые получают «высокую заработную плату» (как правило, на 2013 год, те, у которых размер компенсации превышает 115 000 долларов США), как контролирующих сотрудников.

Сотрудник не должен управлять этими транспортными средствами. Для применения этих правил это может быть автомобиль с водителем.

Исключением может быть случай, когда транспортным средством управляет сотрудник службы безопасности, выполняющий функции телохранителя. Это может быть классифицировано как дополнительное пособие по условиям работы и не облагается налогом для работника.

Для того, чтобы это не облагаемое налогом дополнительное пособие по условиям труда, должно существовать соображение безопасности, ориентированное на бизнес, которое требует, чтобы сотруднику был предоставлен автомобиль и услуги телохранителя / шофера.Телохранитель / шофер должны быть обучены маневрам уклонения от вождения, чтобы не допустить обслуживания.

Венди:

Давайте уделим немного времени обсуждению налогообложения членства в Country Club и билетов Seasons на такие мероприятия, как спортивные мероприятия.

После внесения изменений в налоговый кодекс 1993 г., внесших поправки в налоговый кодекс, запрещающие вычет из бизнеса для членских взносов, уплачиваемых клубу, организованному для бизнеса, отдыха, отдыха или других социальных целей, в большинстве случаев клубные взносы были исключены как дополнительное пособие по условиям работы.

Как правило, они всегда облагаются налогом у получателя.

Нам нужно посмотреть, «что считать клубами». Клубы, организованные для бизнеса, развлечений, отдыха или других социальных целей, как правило, представляют собой такие организации, как: загородные клубы, спортивные клубы, клубы авиакомпаний, гостиничные клубы и клубы, которые работали для обеспечения питания в обстоятельствах, способствующих деловым обсуждениям.

Существует несколько типов организаций, которые не подпадают под определение клуба, если их основной целью не является проведение развлекательных мероприятий для членов или гостей или доступ к развлекательным объектам для членов или гостей.

Это исключение обычно применяется к бизнес-лигам, торговым ассоциациям, торговым палатам, советам по торговле, профессиональным организациям, а также к общественным или общественным организациям, таким как Kiwanis, Lions, Rotary и т. Д.

Билеты на спортивные мероприятия и аналогичные мероприятия могут облагаться налогом, если они не являются редкими и минимальными. Если у сотрудника есть сезонные абонементы, это дополнительное налогооблагаемое пособие, оцениваемое FMV и облагаемое теми же налогами, что и заработная плата сотрудника.

С другой стороны, если сотрудник получил билеты на одно спортивное мероприятие, а FMV этого билета минимален, это обычно считается минимальным и не облагается налогом.

Джон:

На этом завершается сегодняшняя презентация форума.

Надеемся, что вы получили ценную информацию. И помните: если у вас есть более конкретный вопрос, который вы хотели бы задать, перейдите на IRS.GOV и выполните поиск по ключевым словам «Информационный бюллетень FSLG». В информационном бюллетене вы увидите список специалистов FSLG для вашего штата, которым вы можете позвонить и задать вопросы, уникальные для вашей организации.Если вы еще не получили информационный бюллетень FSLG, вы также можете подписаться на его получение с этой страницы.

IRS записало и разместило несколько вебинаров по темам налога на занятость, таким как последствия соглашения по разделу 218 и отношение к сотрудникам по сравнению с независимыми подрядчиками. Вы можете найти эти вебинары на нашем видеопортале www.tax.gov. Вебинары, проводимые FSLG, будут расположены на вкладке «Государственные учреждения». Опять же, веб-сайт видеопортала www.tax.gov.

Вы можете найти публикации, формы и многие другие полезные ресурсы на IRS.gov.

Вы можете легко перейти в раздел правительства одним из двух способов: вы можете попасть туда напрямую, перейдя на IRS.gov/govt или перейдя на сайт www.IRS.gov и щелкнув стрелку в правом верхнем углу рядом со словами «информация для» и выбор государственных органов.

От имени Управления федеральных, государственных и местных органов власти Налоговой службы Спасибо, за участие в сегодняшнем заседании.Мы надеемся, что сегодняшнее заседание помогло прояснить некоторые проблемы, с которыми вы столкнулись при совершении платежей физическим лицам, и определило правильные способы сообщения об этих платежах.

Опять же, если вам нужна дополнительная информация, мы рекомендуем вам посетить www.IRS.GOV.

Спасибо и надеемся, что у вас отличный день.

Налоговые проблемы возникают, когда работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников

Большинство работодателей оплачивают или возмещают расходы своих сотрудников во время деловых поездок.Как правило, расходы на транспорт, питание, проживание и непредвиденные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, если работник находится в краткосрочной командировке. Однако налоговые правила усложняются, если поездка длится дольше. Иногда командировочные расходы, оплаченные или возмещенные работодателем, должны рассматриваться как налогооблагаемая компенсация работнику в соответствии с отчетностью по форме W-2 и налогами на заработную плату.

Целью данной статьи является рассмотрение некоторых из наиболее распространенных командировок, которые могут привести к налогообложению доходов сотрудников для целей федерального налогообложения.Хотя деловые поездки также могут вызывать проблемы с налогами штата, эти вопросы выходят за рамки данной статьи. Эта статья предназначена только для общего обзора, так как налоговые последствия для сотрудника для данного соглашения о поездке зависят от фактов и обстоятельств этого соглашения.

В нижеследующем обсуждении предполагается, что все командировочные расходы являются обычными и необходимыми и понесены сотрудником (или партнером в партнерстве) во время ночной поездки из дома по делам работодателя.Кроме того, предполагается, что расходы обоснованы должным образом, чтобы работодатель знал: (1) кто понес расходы; (2) где, когда, почему и для кого были понесены расходы, и (3) сумма в долларах. Работодатели должны собирать эту информацию в течение разумного периода времени после понесения расходов, обычно в течение 60 дней.

Определенные расходы на питание и проживание могут подпадать под упрощенный процесс обоснования, называемый правилами «суточных» (хотя даже эти расходы должны соответствовать некоторым требованиям обоснования).Правила выплаты суточных выходят за рамки данной статьи.

Налоговый дом

Одним из ключевых строительных блоков для учета командировочных расходов сотрудников является местонахождение «налогового дома» сотрудника. Согласно IRS и судебным постановлениям, налоговым домом сотрудника является постоянное место работы сотрудника, а не его личное местожительство или семейный дом. Обычно налоговый дом включает весь город или район, в котором находится постоянное рабочее место. Как правило, льготный налоговый режим распространяется на расходы, связанные с командировкой, только оплаченные или возмещенные работодателем расходы на поездку сотрудника за пределы налогового дома сотрудника.

Поездка на постоянное рабочее место

Обычно расходы, понесенные в связи с поездкой между местом жительства сотрудника и его постоянным местом работы (налоговый дом), являются личными транспортными расходами, а не служебными поездками. Если эти расходы оплачиваются или возмещаются работодателем, они подлежат налогообложению работнику. Это происходит даже тогда, когда сотрудник путешествует на большое расстояние между местом жительства и местом работы, например, когда сотрудник устраивается на новую работу в другом городе.Согласно IRS, если работник предпочитает жить вдали от своего постоянного места работы (налоговый дом), то транспортные расходы между двумя местами, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Личное место жительства Боба находится в Чикаго, но его обычное рабочее место находится в Атланте. Работодатель Боба возмещает ему квартиру в Атланте плюс транспортные расходы между двумя городами. Поскольку Атланта является налоговым домом Боба, эти дорожные расходы являются личными расходами на дорогу, а возмещение расходов работодателем является налогооблагаемой компенсацией Бобу.

Поездки на два рабочих места

Иногда работодатель требует, чтобы сотрудник постоянно работал в двух офисах из-за потребностей бизнеса работодателя. Такие факторы, как место, где сотрудник проводит больше всего времени, наибольшая деловая активность и наибольший доход, определяют, какое место является основным, а другое — второстепенным. Место жительства работника может быть как в основном, так и в дополнительном.В целом IRS считает, что транспортные расходы между двумя пунктами могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов. Кроме того, проживание и питание в месте, удаленном от места жительства сотрудника, обычно могут оплачиваться или возмещаться без уплаты налогов.

Пример: Кэролайн живет в Локации А и работает там в штаб-квартире своей компании. Ее работодатель открывает новый магазин в локации B и просит ее выполнять повседневные операции в течение двух лет, пока магазин набирает обороты.Но Кэролайн также нужна в штаб-квартире, поэтому ее работодатель просит ее проводить два дня в неделю в штаб-квартире в местоположении A и три дня в неделю в магазине в местоположении B. Работодатель Кэролайн, считается, что у нее есть основные и второстепенные места работы, и она не перемещается между этими двумя местами. Поездка Кэролайн между этими двумя пунктами, а также ее питание и проживание в Пункте B могут быть возмещены ее работодателем без уплаты налогов.

На практике работодатель должен тщательно рассмотреть и уметь поддерживать деловую потребность сотрудника в регулярных перемещениях между двумя офисами. В делах, связанных с двумя местами ведения бизнеса, суды рассматривали затраченное время, ведение бизнеса и доход, полученный в каждом месте. Простое выполнение сотрудником «входа в систему» ​​или «приземления» в бизнес-центре рядом с его или ее местом жительства вряд ли удовлетворяет требованиям, предъявляемым к наличию двух постоянных рабочих мест.Вместо этого IRS, скорее всего, посчитает, что у сотрудника есть только одно постоянное рабочее место, а оплачиваемые работодателем поездки между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы будут облагаться налогом на поездки на работу.

Путешествие, когда постоянное место жительства является постоянным местом работы

В некоторых случаях работодатель нанимает сотрудника для работы в целом или только из дома сотрудника, поскольку он или она физически не нужны в месте нахождения работодателя. Если работодатель требует, чтобы сотрудник работал только по месту его жительства на регулярной основе, не требует и не ожидает, что сотрудник будет ездить в другой офис на регулярной основе и не предоставляет офисные помещения для сотрудника в другом месте, то место жительства может быть налоговым домом, поскольку это обычное рабочее место сотрудника.Когда сотруднику действительно необходимо уехать из своего места жительства (налоговый дом), временные командировочные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе.

Пример: Джейсон — программист и работает дома в Индианаполисе на работодателя в Сиэтле. Он периодически ездит в Сиэтл на встречи со своей командой. Поскольку у Джейсона нет выделенных офисных помещений в Сиэтле, и его работодатель ожидает, что он будет работать из дома, его командировочные расходы в Сиэтл могут быть возмещены его работодателем на безналоговой основе.

Примечание: Могут возникнуть проблемы со штатом, когда работодатель разрешает работнику работать по месту его жительства в штате, где у работодателя нет другого офиса. Например, в недавнем случае Комиссия штата Айдахо определила, что компания должна рассматриваться как ведущая бизнес в Айдахо, потому что у компании (1) был сотрудник в Айдахо с целью (или в результате) экономической выгоды или прибыли, и (2) предоставил работнику компьютер для работы.Комиссия пришла к такому выводу, несмотря на то, что сотрудник не работал с клиентами компании и просто писал программный код для внутренних систем компании по месту жительства сотрудника.

Поездка на временное рабочее место

Иногда работодатель временно назначает сотрудника для работы в месте, удаленном от его обычного рабочего места, с ожиданием, что сотрудник вернется на свое обычное рабочее место по окончании назначения.В этом случае ключевой вопрос заключается в том, переезжает ли налоговый дом сотрудника на временное рабочее место. Если налоговый дом перемещается на временное рабочее место, транспортные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику, поскольку они являются личными расходами на проезд, а не расходами на командировку. Будет ли налоговый дом сотрудника перемещен на временное рабочее место, зависит от продолжительности назначения и ожиданий сторон.

• Один год или меньше . Если предполагается, что назначение продлится (и действительно продлится) один год или меньше, налоговый дом сотрудника, как правило, не перемещается на временное рабочее место. Таким образом, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, обычно не облагаются налогом для работника как деловые поездки.

Пример: Джанет живет и работает в Денвере, но ее работодатель направляет ее на работу в Сан-Франциско на 10 месяцев.Она возвращается в Денвер после 10-месячного задания. Путевые расходы Джанет, связанные с ее командировкой в ​​Сан-Франциско, которые возмещает ее работодатель, не являются для нее налогооблагаемым доходом, поскольку они считаются временными командировками, а не личными расходами на поездку на работу.

• Более одного года или бессрочно . Если предполагается, что назначение продлится более одного года или на неопределенный период времени, налоговый дом сотрудника обычно перемещается на временное рабочее место.Это так, даже если задание заканчивается досрочно и на самом деле длится один год или меньше. Следовательно, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику как личные расходы на поездку на работу.

Пример: Крис живет и работает в Далласе, но его работодатель направляет его на работу в Оклахома-Сити на 15 месяцев перед возвращением в Даллас. Транспортные расходы Криса, связанные с его назначением в Оклахома-Сити, которые возмещает его работодатель, являются для него налогооблагаемым доходом как личные расходы на поездку на работу.

• Один год или меньше, затем продлено до более чем одного года . Иногда назначение рассчитано на один год или меньше, но затем продлевается до более чем одного года. Согласно IRS, налоговый дом перемещается с обычного рабочего места на временное во время продления. Таким образом, командировочные расходы, понесенные между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются не облагаемыми налогом расходами на деловые поездки до момента продления, но являются налогооблагаемой компенсацией как личные расходы на поездку на работу после продления.

Пример: работодатель Бет назначает ее на временное рабочее место в январе с реалистичным ожиданием, что она вернется на свое обычное рабочее место в сентябре. Однако в августе ясно, что проект займет больше времени, поэтому задание Бет продлено до марта следующего года. Как только работодатель Бет узнает или реалистично ожидает, что Бет будет работать во временном месте более одного года, необходимо внести изменения в налоговый режим путевых расходов Бет.Только дорожные расходы, понесенные до продления в августе, могут быть возмещены без уплаты налогов; командировочные расходы, понесенные и возмещенные после продления, подлежат налогообложению.

Когда место жительства и постоянное место работы сотрудника находятся в одном географическом районе, а сотрудник уехал по временной командировке, сотрудник часто возвращается к месту жительства на выходные, праздничные дни и т. Д. Расходы, связанные с поездкой по пути к месту проживания и обратно могут быть выплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, но только в пределах суммы, которую работник понес бы, если бы он остался на временном рабочем месте вместо поездки домой.

Поездка на временное рабочее место — Особые ситуации

Для того, чтобы работодатель рассматривал оплату или возмещение командировочных расходов как не облагаемую налогом компенсацию, а не как облагаемую налогом компенсацию, необходимо сохранить связь работника с постоянным местом работы. Сотрудник должен ожидать возвращения на обычное рабочее место после назначения и фактически работать на обычном рабочем месте достаточно долго или достаточно регулярно, чтобы оно оставалось налоговым домом для работника. Особые ситуации возникают, когда назначение сотрудника включает периодические поездки на временное рабочее место, постоянные временные рабочие места и перерывы в назначениях на временные рабочие места.

• Периодические поездки на временное рабочее место . Хотя IRS не опубликовало официального руководства, на которое можно положиться, оно рассматривало ситуации, когда у сотрудника есть постоянное рабочее место и временное рабочее место, на которое сотрудник рассчитывает поехать более одного года, но только на спорадической и нечастой основе. . Согласно руководству IRS, если поездки сотрудника на временное рабочее место (1) спорадические и нечастые и (2) не превышают 35 рабочих дней в году, поездка носит временный характер, даже если она происходит в течение более одного года.Следовательно, расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе как временная командировка.

Пример: Стефани работает в локации A, но будет ездить в локацию B по мере необходимости в течение следующих трех лет. Если Стефани приезжает в Локацию Б нечасто и нерегулярно и не превышает 35 рабочих дней в году, ее поездка в Локацию Б каждый год может быть возмещена ее работодателем на не облагаемой налогом основе как временная командировка.

• Постоянные временные рабочие места .Иногда у сотрудника нет постоянного рабочего места, а вместо этого есть несколько временных рабочих мест. Если место жительства сотрудника не может считаться его или ее налоговым домом в соответствии с трехфакторным тестом, разработанным IRS, считается, что работник не имеет налогового дома и является «странствующим» для целей возмещения командировочных расходов. В этом случае командировочные расходы, оплачиваемые работодателем, обычно являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Патрик первоначально работал в Местоположение A, но его работодатель отправляет его в Местоположение B на одиннадцать месяцев, а затем назначает Патрика в Местоположение C еще на восемь месяцев.Патрика отправят в Локацию D после Локации C без ожидания возвращения в Локацию А. Патрик не имеет постоянного места жительства в Локации А. Дорожные расходы, оплаченные Патрику его работодателем, скорее всего, будут для него налогооблагаемым доходом.

• Перерывы между временными рабочими местами . Во внутреннем меморандуме IRS рассматривает результат, когда у сотрудника есть перерыв в назначениях на временные рабочие места. При применении правила одного года IRS отмечает, что трехнедельный или менее перерыв недостаточно для предотвращения объединения заданий, но перерыв продолжительностью не менее семи месяцев будет.Некоторые компании предпочитают не объединять задания, когда перерывы короче семи месяцев, но значительно длиннее трех недель, учитывая отсутствие существенных указаний со стороны IRS по этому вопросу.

Пример: обычное рабочее место Дона находится в местоположении A. Работодатель Дона отправляет его в местоположение B на десять месяцев, обратно в местоположение A на восемь месяцев, а затем снова в местоположение B на четыре месяца. Несмотря на то, что время Дона в Месте B составляет 14 месяцев, поскольку задания разделены перерывом не менее семи месяцев, они не суммируются для целей применения правила одного года.Следовательно, командировочные расходы, связанные с каждым отдельным назначением в Местоположение B, могут быть возмещены работодателем на безналоговой основе как временные командировки, поскольку каждое задание длилось менее года.

Заключение

Налоговые правила в отношении деловых поездок сложны, и режим налогообложения может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Работодатели должны тщательно анализировать организацию деловых поездок, чтобы определить, подлежат ли командировочные расходы, которые они оплачивают или возмещают, налогообложению или не облагаются налогом для сотрудников.

Выбор оптимального способа возмещения командировочных расходов сотрудников

Если ваши сотрудники берут на себя командировочные расходы, связанные с работой, вы можете лучше привлекать и удерживать лучших специалистов, возмещая эти расходы. Но чтобы обеспечить льготное налогообложение для вашего бизнеса и ваших сотрудников, очень важно соблюдать правила IRS.

Причины возмещения

В то время как невозмещенные командировочные расходы, связанные с работой, обычно вычитаются из индивидуальной налоговой декларации налогоплательщика (с учетом 50-процентного ограничения на питание и развлечения) в качестве вычета по разным статьям, многие сотрудники не смогут воспользоваться этим вычетом.Почему?

Скорее всего, некоторые из ваших сотрудников не перечисляют. Даже у тех, у кого это есть, может не хватить разных разрозненных расходов, чтобы превысить 2% скорректированного минимального валового дохода. И действительно могут быть вычтены только расходы, превышающие пол.

С другой стороны, возмещение может предоставить налоговые льготы как вашему бизнесу, так и сотруднику. Ваш бизнес может вычесть компенсацию (также с учетом 50% -ного лимита на питание и развлечения), и они исключены из налогооблагаемого дохода сотрудника — при условии, что расходы являются законными коммерческими расходами, а возмещение соответствует правилам IRS.Соблюдение требований может быть достигнуто с помощью метода суточных или плана подотчетности.

Посуточный метод

Метод суточных прост: вместо того, чтобы отслеживать фактические расходы каждого человека, вы используете таблицы IRS для определения возмещения расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы или просто на питание и непредвиденные расходы. (Если вы не используете метод суточных для проживания, вам понадобятся квитанции, подтверждающие эти расходы.)

В таблицах суточных IRS указаны населенные пункты здесь и за рубежом.Они отражают сезонные колебания цен, а также различные затраты в самих регионах, поэтому цены в Лондоне будут выше, чем в Литтл-Роке. Еще более простой вариант — применить метод суточных по принципу «высокая-низкая» в континентальной части Соединенных Штатов, чтобы возместить сотрудникам до 282 долларов в день для населенных пунктов с высокими затратами и 189 долларов для других населенных пунктов.

Вы должны быть предельно осторожны, чтобы платить сотрудникам не больше, чем соответствующая сумма суточных. IRS налагает серьезные штрафы на предприятия, которые обычно этого не делают.

Бухгалтерский план

Подотчетный план — это формальная договоренность по авансированию, возмещению или предоставлению скидок на деловые расходы. Чтобы квалифицироваться как «подотчетный», ваш план должен соответствовать следующим критериям:

• Он должен оплачивать расходы, которые в противном случае вычитались бы работником.
• Платежи должны относиться к «обычным и необходимым» коммерческим расходам.
• Сотрудники должны обосновывать эти расходы — включая суммы, время и место — в идеале, по крайней мере, ежемесячно.
• Сотрудники должны возвращать любые авансы или пособия, которые они не могут обосновать, в разумный срок, обычно 120 дней.

Если вы не соблюдаете эти условия, IRS будет рассматривать ваш план как не подотчетный, преобразовывая все возмещения в заработную плату, подлежащую налогообложению работника, с уплатой подоходного налога (наемный работник) и налога на найм (работодатель и работник).

Если у вас есть вопросы о том, какой вариант возмещения подходит для вашего бизнеса или о дополнительных правилах и ограничениях, применимых к каждому из них, свяжитесь с нами.Мы будем рады помочь.

Налоговые льготы работодателя для возмещения командировочных расходов сотрудников

Предлагает ли ваша компания компенсацию расходов на командировки сотрудников? Если вы это сделаете, вы знаете, что это может помочь вам привлечь и удержать сотрудников. Если вы этого не сделаете, вы можете начать, потому что изменения, внесенные в Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA), делают такие возмещения еще более привлекательными для сотрудников. Возмещение командировочных также сопровождается налоговыми льготами, но только в том случае, если вы следуете методу, одобренному IRS.

Воздействие TCJA

До TCJA невозмещенные командировочные расходы, связанные с работой, как правило, вычитались из индивидуальной налоговой декларации сотрудника в качестве вычета по разным статьям. Тем не менее, это подлежало 50% -ному вычету на питание и развлечения. Кроме того, многие сотрудники не смогли воспользоваться вычетом, потому что либо они не указали вычеты по статьям, либо у них не было достаточного количества различных статей расходов, чтобы превысить применяемый минимальный уровень скорректированного валового дохода (AGI) в 2%.

На период с 2018 по 2025 год TCJA приостанавливает отчисления по разным статьям с учетом 2% минимального уровня AGI. Это означает, что даже сотрудники, которые перечисляют вычеты и имеют достаточно расходов, превышающих установленный минимальный уровень, не смогут воспользоваться налоговым вычетом для командировок. Таким образом, возмещение командировочных расходов сотрудников теперь более эффективно.

Возможные налоговые льготы

Ваша компания может вычесть соответствующие возмещения, и они исключаются из налогооблагаемого дохода сотрудника.На вычет распространяется ограничение на питание в размере 50%. Но в соответствии с TCJA расходы на развлечения больше не подлежат вычету.

Путевые расходы, не подлежащие налогообложению и вычету из налогооблагаемой базы, должны быть законными коммерческими расходами. Кроме того, возмещение должно соответствовать правилам IRS. Вы можете использовать план подотчетности или метод суточных, чтобы обеспечить соблюдение требований.

Возмещение фактических расходов

Подотчетный план — это формальная договоренность по авансированию, возмещению или предоставлению скидок на деловые расходы.Чтобы квалифицироваться как «подотчетный», ваш план должен соответствовать следующим критериям:

— Платежи должны производиться на покрытие «обычных и необходимых» деловых расходов.

— Сотрудники должны обосновать эти расходы. Сюда входят суммы, время и место — в идеале не реже одного раза в месяц.

— Сотрудники должны возвращать любые авансы или пособия, которые они не могут обосновать, в разумный срок, обычно 120 дней.

IRS будет рассматривать планы, которые не соответствуют этим условиям, как не подлежащие подотчетности, преобразовывая все возмещения в заработную плату, подлежащую налогообложению работника, с учетом подоходного налога (работника) и налога на занятость (работодателя и работника).

Сохраняя простоту

При использовании метода суточных вместо отслеживания фактических расходов вы используете таблицы IRS для определения возмещения расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы или просто на питание и непредвиденные расходы в зависимости от местоположения. (Если вы не используете метод суточных для проживания, вам понадобятся квитанции, подтверждающие эти расходы.)

Убедитесь, что вы не платите сотрудникам больше соответствующей суммы суточных. IRS налагает большие штрафы по налогу на заработную плату для предприятий, которые обычно переплачивают суточные.

Что подходит для вашего бизнеса?

Чтобы узнать больше о возмещении и удержаниях командировочных расходов после TCJA, свяжитесь с нами. Мы можем помочь вам определить, следует ли вам возмещать такие расходы и какой вариант возмещения лучше для вас. Также не забудьте прочитать нашу статью о ставках суточных для деловых поездок

.

© 2018

Как вычесть командировочные расходы (с примерами)

Хорошие новости: большинство обычных расходов на командировки не подлежат налогообложению.

Еще лучшая новость: если поездка предназначена в первую очередь по делам, вы можете взять несколько отпускных дней и при этом вычесть поездку из налогов (с чистой совестью).

Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы – хотим, чтобы вы поняли, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на налогах, и получить некоторую поддержку, пока вы занимаетесь этим.

Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что считается путевыми расходами и как не переходить черту.

Поездка должна считаться «деловой»

К сожалению, нельзя просто сесть на следующий самолет на Багамы и списать поездку на огромные деловые расходы. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки заключалась в деловых целях.

Вот как убедиться, что ваша поездка квалифицируется как деловая поездка.

1. Вам нужно покинуть налоговый дом

Ваш налоговый дом — это регион, в котором находится ваша компания.Технически поездка на работу не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом на срок, превышающий обычный рабочий день, с намерением вести бизнес в другом месте.

2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из служебных

IRS измеряет время, проведенное вами вне дома, в днях. Чтобы поездка считалась деловой, вам необходимо провести большую часть своей поездки по делам.

Например, вы уезжаете на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете на пляже.Это квалифицируется как командировка.

Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, когда вы путешествуете туда и обратно, считаются рабочими.

3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».

«Обычные и необходимые» — это термин, используемый IRS для обозначения расходов, которые являются «обычными» для бизнеса с учетом отрасли, в которой он находится, и «необходимыми» для ведения коммерческой деятельности.

Если проходят две практически идентичные конференции — одна в Гонолулу, а другая в вашем родном городе, — вы не можете списывать со счетов полностью оплаченную поездку на Гавайи.

Точно так же, если вам нужно арендовать автомобиль для передвижения, у вас будут проблемы со списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.

То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», временами может показаться серой зоной, и у вас может возникнуть соблазн обмануть ее. Наш совет: проявляйте осторожность.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.

4. Поездку нужно планировать заранее

Вы не можете прийти в Universal Studios , раздать визитные карточки всем, кого вы встретите в очереди на американские горки, назвать это «нетворкингом» и вычесть стоимость поездки из ваших налогов. Командировку нужно планировать заранее.

Перед поездкой спланируйте, где вы будете каждый день и когда, и наметьте, с кем вы проведете его.Задокументируйте свои планы в письменной форме перед отъездом. Если возможно, отправьте кому-нибудь копию по электронной почте, чтобы на ней была указана временная метка. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.

Дни, когда вы путешествуете к месту своего проживания и обратно, считаются рабочими днями.

При выезде за пределы США действуют другие правила.

Правила деловых поездок за границу несколько смягчены.

Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно провести не менее 25% своего времени за пределами страны, занимаясь бизнесом. , чтобы это бегство считалось деловой поездкой.

Если вы путешествуете за пределами США, но тратите на меньше 25% своего времени на ведение бизнеса, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы действительно проводите на работе во время поездки.

Например, вы отправляетесь в пятидневное международное путешествие. Если вы потратите два дня на ведение дел, вы можете вычесть всю стоимость авиабилета как коммерческие расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего времени в отпуске.

Но если вы проводите по делам только один день из пятидневной поездки — или всего 20% своего времени вне дома — вы сможете вычесть только 20% стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.

Перечень командировочных расходов

Вот несколько примеров вычетов на деловые поездки, на которые вы можете претендовать:

• Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и местом работы
• Сборы за провоз багажа
• Прачечная и химчистка во время поездки
• Стоимость аренды машины
• Отель и Airbnb стоит
• 50% соответствующих критериям бизнес-обедов
• 50% питания во время поездки в пункт назначения и обратно

Путешествие

Во время деловой поездки вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете автомобиль, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также вычитается.

Жилье

Стоимость вашего жилья не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в те дни, когда вы не ведете дела, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы «отпускные дни» располагались между рабочими днями.

Вот примерный маршрут, чтобы объяснить, как это работает:

Четверг: Вылет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев среднего уровня.
Воскресенье: Уроки линейного танца продвинутого уровня.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Улетай домой.

Четверг и вторник — дни в пути (помните: дни в пути в командировке считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник ты будешь вести дела.

Нет смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни) только для того, чтобы лететь обратно в Дарем на деловые встречи в понедельник утром.

Итак, поскольку вы технически остаетесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете вести дела, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете. на выходных.

Вы не виноваты, что встречи с вашими клиентами проходят в Дареме — неофициальной столице танцевальной линии Америки.

Питание и развлечения во время вашего пребывания

Даже в командировке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые специально предназначены для ведения бизнеса.Итак, если вы находитесь в Луизиане и закрываете сделку по продаже самородков аллигатора, вы можете списать 50% суммы счета.

Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в приложении для отслеживания расходов характер проведенной встречи — с кем вы встречались, когда и что обсуждали.

С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет четкого коммерческого обоснования, вам придется заплатить за еду из собственного кармана.

Питание и развлечения во время путешествия

Пока вы путешествуете в пункт назначения, где вы ведете бизнес, еда, которую вы едите по пути, может быть вычтена на 50% как бизнес-расходы.

Это может быть вашим шансом попробовать местные деликатесы и списать их в налоговой декларации. Только убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые бизнес-расходы, подлежащие вычету, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.

Поездка с семьей и друзьями в командировку

Не хотите провести отпуск в командировке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно компенсировать косвенно.

На машине к месту назначения

В машине три или четыре свободных места? Не стесняйтесь их заполнять. Если вы путешествуете по делам и аренда транспортного средства является «необходимыми и обычными» расходами, вы все равно можете вычесть свои служебные мили или расходы на аренду автомобиля, даже если к вам присоединятся другие люди.

Одно исключение: если вы понесете лишний километраж или «ненужные» расходы на аренду из-за того, что вы взяли с собой в поездку свою семью, расходы больше не подлежат вычету, поскольку они не являются «необходимыми или обычными».”

Например, предположим, что вам пришлось арендовать очень большой фургон, чтобы взять с собой детей в командировку. Если вам не нужно было бы арендовать тот же автомобиль, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на сверхбольшой фургон больше не считаются коммерческим вычетом.

Аренда жилья

Как и в случае с расходами на дорогу, вы можете вычесть только стоимость проживания, равную той, которую вы бы использовали, если бы путешествовали в одиночку.

Однако есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье, чтобы разместить вас и свою семью, , вы можете вычесть часть стоимости проживания , которая эквивалентна тому, что вы заплатили бы только за себя .

Например, предположим, что номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, но номер в отеле, в котором может разместиться ваша семья, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать вариант на 150 долларов и вычесть 100 долларов из стоимости как коммерческие расходы, потому что 100 долларов — это то, сколько вы заплатил бы, если бы ты остался там один.

Этот вычет может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите квитанции и записи, в которых указаны цены на разные комнаты, на случай, если вам нужно обосновать расходы в IRS

.

Внимание! Когда дело доходит до AirBnB, границы размываются. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные квартиры, у разных владельцев — например, дом у бассейна и кондоминиум — становится трудно оправдать вычеты. Сохранение «традиционных» условий проживания, таких как отели и мотели, может помочь вам избежать проверки во время аудита. А если сомневаетесь, спросите своего налогового консультанта.

Так технически ваша поездка — это отпуск? Вы по-прежнему можете требовать любые расходы, связанные с бизнесом

В тот момент, когда ваше бегство пересекает черту от «командировки» до «отпуска» (например,грамм. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на заключение сделок) вы больше не можете вычитать командировочные расходы.

Обычно «отпуск» составляет:

• Поездка, в которой вы не проводите большую часть своего дня, занимаясь делами
• Деловая поездка, которую нельзя подтвердить правильной документацией

Однако вы все равно можете вычесть обычные коммерческие расходы, если вам довелось вести дела во время отпуска.

Например, вы приехали в Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас обеденная встреча со своим клиентом, пока вы в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Только убедитесь, что вы сохранили квитанцию.

Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично — билеты на самолет до Портленда, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, — не могут быть вычтены; поездка все еще отпуск.

Если вы путешествуете по делам на собственном автомобиле

Есть два способа вычесть командировочные расходы, если вы путешествуете на собственном автомобиле.

1. Метод фактических расходов
2. Стандартный метод расчета пробега

Фактические расходы — это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего автомобиля (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, штрафы за парковку во время посещения клиента и т. Д.), И умноженная на процент времени, в течение которого вы его использовали. для бизнеса.Если бы в течение налогового года для бизнеса было 50%, вы умножите свои общие расходы на автомобиль на 50%, и это будет сумма, которую вы вычтете.

Стандартный пробег — это место, где вы отслеживаете количество деловых миль, которые вы проехали в течение налогового года, а затем запрашиваете стандартную ставку миль (для 2019 налогового года это 0,58 доллара США за каждую пройденную милю).

Стоимость нарушения правил

Не пытайтесь заявить о командировке, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте такое приложение, как Expensify, для отслеживания деловых расходов (особенно когда вы путешествуете по работе) и овладевайте искусством ведения документации для малого бизнеса.

Если вы подаете заявление о правомочных списаниях и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования ваших удержаний во время налоговой проверки.

Кстати, если ваш бизнес отмечен как подлежащий аудиту, IRS поставит своей целью уведомить вас по почте как можно скорее после подачи вашей заявки. Обычно это происходит в течение двух лет с даты подачи заявки. Однако IRS оставляет за собой право вернуться еще на шесть лет назад.

Налоговые штрафы за запрещенные вычеты из коммерческих расходов

Если вас поймают за вычетом, на который вы не имеете права, что помогло вам уплатить существенно меньший подоходный налог, чем вы должны были бы, вы будете оштрафованы.В этом случае «существенно меньше» означает разницу в 10% от суммы, которую вы должны были заплатить, или 5000 долларов — в зависимости от того, какая сумма больше.

Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в виде подоходного налога. Это не только компенсирует разницу.

В конечном счете, вы возвращаете IRS 120% суммы, которую вы обманули.

Если вы немного запутались, не волнуйтесь. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:

Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов США.Но из-за заявленного вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов США.

Если IRS определит, что заявленный вами вычет является незаконным, вам придется заплатить IRS 1200 долларов. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов в качестве штрафа.

Форма 8725 поможет вам избежать налоговых штрафов

Если вы считаете, что налоговый вычет может быть обжалован IRS, есть способ подать его, избегая при этом никаких шансов на наказание.

Подайте форму 8275 вместе с налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и подробно объяснить вычет.

В случае, если вы прошли аудит и вычет, указанный вами в форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в качестве подоходного налога, но вы сэкономить 20% штрафа.

К сожалению, заполнение формы 8275 не снижает ваши шансы на проверку.

Где требовать командировочные расходы

Если вы работаете не по найму, вы должны требовать возмещения дорожных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.

–

Когда дело доходит до использования списаний налогов, которые мы обсуждали в этой статье, или любых налоговых списаний, если на то пошло, поддержка профессиональных бухгалтеров и доверенного CPA очень важна.

Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо подачи налоговой декларации, CPA может выявить вычеты, которые вы, возможно, упустили, и представить вас во время налоговой проверки.

Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.А когда вы будете готовы передать бухгалтерский учет на аутсорсинг, попробуйте Bench.

Взимается ли франшиза в возмещение расходов на проезд, питание и развлечения сотрудников?

Как частный предприниматель, вы можете в определенной степени вычесть связанные с бизнесом расходы на поездку, питание и развлечения. Но часто эти расходы несет не работодатель, а служащий , которые возмещаются работодателем. Возникает вопрос: «Вычитаются ли компенсации сотрудникам?» Узнайте о том, как требовать возмещения квалифицированным сотрудникам расходов на поездки, питание и развлечения в качестве вычитаемых деловых расходов.

Когда осуществляется франшиза при возмещении расходов сотрудникам?

Чтобы вычесть компенсацию или надбавку, которую вы можете предложить своим сотрудникам на проезд, питание и развлечения, вы должны сначала убедиться, что расходы, понесенные для целей вашей торговли или бизнеса, считаются обычными и необходимыми.

У вас также должна быть договоренность о возмещении расходов или пособиях. При условии, что эти расходы могут быть обоснованы, вы можете вычесть их в определенной степени.Однако величина вычета зависит от того, классифицируется ли ваш план бухгалтерского учета как подотчетный или не подотчетный.

Подотчетные планы требуют, чтобы ваши сотрудники оплатили или понесли соответствующие расходы при выполнении услуг в качестве вашего сотрудника, адекватно отразили эти расходы (с помощью документации) и вернули любые излишки возмещения или надбавок в течение разумного периода времени. Если вместо этого вы решите произвести авансовые платежи своим сотрудникам для покрытия расходов, вы должны убедиться, что аванс был разумно рассчитан и выплачен в разумные сроки.

Если вышеуказанные критерии соблюдены, вы можете вычесть расходы по категории оплаченных расходов, будь то поездка, питание или развлечения. Возмещения, надбавки или авансовые платежи не могут быть вычтены из плана с подотчетной ответственностью, но могут иметь право на вычет по плану без подотчетности.

В соответствии с планом, не имеющим подотчетности, любые законные оплаченные расходы на проезд, питание и развлечения вычитаются из вашей налоговой декларации в качестве компенсации или заработной платы.Это также должно соответствовать тесту на возможность удержания заработной платы работника, подробно описанному в , Глава 2, Публикации IRS 535. Таким образом, платежи подлежат удержанию подоходного налога, социального страхования, медицинского страхования и налогов по безработице.

Как вычесть расходы на компенсацию сотрудников?

Если вы имеете право на вычет возмещения расходов сотруднику в рамках подотчетного плана, вычет на питание и развлечения обычно не превышает 50 процентов. Индивидуальные предприниматели или ООО с одним участником могут потребовать вычитаемую часть возмещения расходов на питание и развлечения, заполнив форму 1040.Если, с другой стороны, вы подаете декларацию для корпорации, вы можете сделать вычет по форме 1120.

По плану без подотчетности вычтите сумму, выплаченную в качестве заработной платы, и включите ее в форму W2 сотрудника. Если сотруднику выплачивается разовая выплата, включающая как заработную плату, так и возмещение расходов, обязательно укажите сумму возмещения.

Чтобы узнать, какие другие расходы по возмещению сотрудников могут рассматриваться как вычитаемые коммерческие расходы, см. Публикацию IRS 535.

Что такое элемент RTF?

Элемент RTF позволяет создавать и форматировать заголовки, абзацы, цитаты, изображения и видео в одном месте, вместо того, чтобы добавлять и форматировать их по отдельности. Просто дважды щелкните и легко создавайте контент.

Редактирование статического и динамического содержимого

Элемент форматированного текста может использоваться со статическим или динамическим содержимым.