Спустя несколько месяцев сотрудница сообщила, что вышла замуж и изменила фамилию и паспорт, надо ли подавать уточненные расчеты по СЗВ-М?
М.М. Легчилина,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
ВОПРОС
Если только в январе узнали, что сотрудница вышла замуж и изменила фамилию и паспорт в сентябре прошлого года, надо ли подавать уточненные расчеты по СЗВ-М ?
ОТВЕТ
Поскольку представление формы СЗВ-М на новую фамилию застрахованного лица возможно только после получения нового СНИЛС на основе новой фамилии работницы, корректировать отчетность по форме СЗВ-М с сентября прошлого года не надо.
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ) форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденную Постановлением Правления ПФР от 01.
02.2016 N 83п, страхователь должен представлять на каждое работающее у него застрахованное лицо ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, с указанием страхового номера индивидуального лицевого счета, фамилии, имени и отчества, его ИНН.
Следовательно, в данной форме СЗВ-М корреспондируются страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица и его фамилия, имя, отчество, что является его отличительной особенностью в органе ПФР.
Пунктом 6 ст. 6 Закона N 27-ФЗ установлено, что содержащиеся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица сведения систематически уточняются и дополняются.
Пунктом 1 ст. 9 Закона N 27-ФЗ предусмотрено, что при изменении данных сведений страхователь должен представить в соответствующий орган ПФР уточненные сведения.
Таким образом, законодательство оговаривает порядок представления изменившихся сведений в форме СЗВ-М при их изменении.
Страхователю целесообразно истребовать у работницы документы, подтверждающие изменение фамилии, заявление об обмене СНИЛС, оформить в органах ПФР новый СНИЛС с прежним номером.
Пенсионным законодательством не установлены сроки представления застрахованным лицом изменившихся паспортных данных для оформления нового СНИЛС с прежним номером, отражения новых сведений в форме СЗВ-М.
Поскольку в форме СЗВ-М указывается СНИЛС на основе сведений персонифицированного учета по застрахованному лицу с фамилией согласно паспортным данным при его получении, организация производит уточнения после представления работницей паспорта с новой фамилией. С этого момента организацией предоставляется в органы ПФР информация для обмена СНИЛС на основе заявления работницы, а в форме СЗВ-М должна указываться новая фамилия после получения нового СНИЛС. Сдачу формы СЗВ-М на данную работницу с новой фамилией на прежний СНИЛС органы ПФР могут расценить как нарушение — предоставление недостоверной информации, за что налагаются финансовые санкции.
Представление формы СЗВ-М на новую фамилию застрахованного лица возможно только после получения нового СНИЛС на основе новой фамилии работницы.
Если работница не представит документы о подтверждении изменения фамилии, страхователь не вправе указывать в форме СЗВ-М фамилию, не подтвержденную документально и без оформления в органах ПФР нового СНИЛС на такое застрахованное лицо.
{Вопрос: Как заполнять форму СЗВ-М, если работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, сменила фамилию, но соответствующие документы работодателю не принесла? Запросить ли документы, подтверждающие изменение фамилии, или нужно уточнять сведения о работнице после выхода из отпуска? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}}
#Специалист по кадрам
В избранное Поделиться PDF 7363 Написать редактору
Меняем фамилию работника в трудовом договоре
Актуально на
Работница вышла замуж и сменила фамилию.
Как внести изменения в трудовой договор в связи с изменением фамилии? Нужно ли делать дополнительное соглашение к договору или можно обойтись внесением корректировок в его текст? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.
Когда надо менять фамилию работника в трудовом договоре
Работник может изменить семейный статус: жениться (выйти замуж) или развестись. Эти обстоятельства часто служат основанием для смены фамилии. Сотрудник может и просто сменить фамилию по своему желанию — например, если она неблагозвучна.
В этой ситуации кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе и в трудовой договор, заключенный с работником.
Чтобы скорректировать кадровые документы, работник должен представить работодателю оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных: устного заявления недостаточно (п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Это может быть паспорт, где указана новая фамилия, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене фамилии.
Работодателю нужно снять копии с представленных документов, но хранить их в личном деле необязательно: закон этого не требует. К тому же, в случае проверки Роскомнадзор может решить, что вы обрабатываете избыточные персданные, а это нарушение прав работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).
А еще советуем получить заявление от работника. И хотя закон не обязывает его составлять, но такое заявление будет еще одним основанием для внесения корректировок в трудовой договор и другие кадровые документы.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец заявления работника об изменении фамилии в учетных документах организации (это бесплатно).
Способы изменения фамилии в трудовом договоре
Один из вариантов изменения фамилии в трудовом договоре — непосредственное внесение исправлений в действующий трудовой договор. В частности, внести корректировки нужно во все разделы документа, в которых содержится фамилия сотрудницы: это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.
Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок. Такие правила внесения исправлений должны применяться на каждой странице документа, где есть фамилия сотрудницы.
Прежние сведения зачеркните одной чертой и сверху впишите новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить подпись и дату внесения изменений.
Внесите новые сведения также в реквизиты сторон. Сотрудник кадровой службы здесь также проставляет свою подпись и дату внесения изменений при смене фамилии в трудовом договоре.
Альтернативный и более рациональный вариант — не зачеркивать ничего в договоре, а заключить допсоглашение к трудовому договору о том, что, например, фамилию «Иванова» в трудовом соглашении следует читать как «Петрова». Подробнее об этом читайте в статье «Трудовой договор: изменяем фамилию допсоглашением: образец».
Подводим итоги
- При смене фамилии работника необходимо отразить эти изменения в трудовом договоре.
- Изменить фамилию работника в трудовом договоре можно двумя способами: непосредственным внесением корректировок в текст или заключением дополнительного соглашения.
Если сотрудница меняет свое имя, нужно ли мне обновлять ее форму I-9? » CBIA
Перейти к основному содержанию
20.02.2014
Управление персоналом и безопасность
В: Сотрудница, проработавшая у нас много лет, сообщила мне, что в прошлом году после развода сменила фамилию на незамужнюю фамилию. Нужно ли мне менять иммиграционную форму I-9, в которой указана ее фамилия замужем? Кроме того, при проверке ее формы I-9 я обнаружил несколько других служащих I-9.s, которые являются неполными, поскольку бывший менеджер по персоналу компании не подписал Раздел 2, заявление о сертификации работодателя. Нужно ли обновлять эти I-9? Если да, то как?
Позвоните Марку Сойчеру на горячую линию отдела кадров: 860.
244.1900.
О: Вы не обязаны обновлять форму I-9, если у вашего сотрудника законное изменение имени. Тем не менее, рекомендуется хранить правильную информацию в своих формах I-9 и отмечать любые изменения имени в Разделе 3, обычно используемом для «повторной проверки и повторного найма».
Вопрос о том, что часть формы I-9 (раздел 2) для сертификации работодателя не заполнена должным образом, требует особого внимания.
Вы не можете просто подписать Раздел 2 в качестве нынешнего менеджера по персоналу или от имени бывшего менеджера по персоналу, поскольку это является свидетельством того, что вы ознакомились с документами, удостоверяющими личность и полномочиями на работу, и установили, что они «в разумных пределах кажутся подлинными».
Закон об иммиграции требует, чтобы лицо, подписывающее Раздел 2, удостоверяющее подлинность документов, ознакомилось с оригиналами документов. Вы можете делать копии своих файлов, но копии не принимаются при первоначальном заполнении формы I-9.
Вы должны попросить затронутых сотрудников заполнить новую форму I-9 Раздел 1 и предоставить вам надлежащие документы для идентификации и разрешения на работу: либо те же, либо другие приемлемые документы.
После того, как вы просмотрите их и полагаете, что они «в разумных пределах кажутся подлинными», заполните и подпишите Раздел 2 на новой форме I-9.и приложите новую форму I-9 к исходной неполной форме I-9 с примечанием, указывающим, что при обнаружении неполной старой формы вы обновили свои записи с исправленной формой.
Это объяснение и документация должны быть приемлемыми в случае аудита ваших записей.
Теги:
- Проверка занятости
- Горячая линия отдела кадров
ПРЕДСТОЯЩИЕ СОБЫТИЯ
Оставайтесь на связи с новостными дайджестами CBIA
Последние новости и информация доставляются прямо на ваш почтовый ящик.
© 2022 CBIA
Нужно ли вам сообщать об изменении имени в заявлении о приеме на работу
Я хотел бы спросить о некоторых особых сценариях, когда работодатель запрашивает другие имена, под которыми вы были известны, и должен ли соискатель предоставлять указанное имя в таких случаях:
1. Если вы используете псевдоним для определенной цели (например, онлайн-блог, религиозное имя), который не будет указан ни в каких документах, имеющих отношение к проверке биографических данных?
2. Имя при рождении человека, чье имя было изменено в детстве (например, усыновленный или его родители не решили, как назвать его при рождении)?
3.
Возникают ли дискриминационные опасения в связи с предоставлением прежнего имени (например, трансгендеры или те, чье первоначальное имя негативно указывает на их этническое происхождение)? Я знаю несколько случаев № 1, № 2, где ему дали замещающее имя, например «Младенец», в его первоначальном свидетельстве о рождении, пока не было выбрано окончательное имя, усыновленный № 2, транс-женщина, которая превратилась в подросток, к которому могут относиться как № 2, так и № 3, еще одна транс-женщина, но она не перешла во взрослую жизнь, и кто-то, чье этническое происхождение таково, что он никогда даже не подумал бы голосовать за Трампа, который взял более «американское» имя для причины в этом направлении.
В качестве предостережения к моему ответу здесь: это не относится к людям, которые обращаются за допуском к безопасности. Они, вероятно, хотят знать не только ваше детское прозвище, но и ваш любимый лак для ногтей (Cherry-Berry). Этот ответ для обычных работ.
Компании спрашивают о прошлых именах, потому что они хотят проверить вашу информацию и провести соответствующую проверку биографических данных. Я сменила фамилию, когда вышла замуж, и обе степени бакалавра и магистра носят мою девичью фамилию. Если вы позвоните в мою альма-матер, чтобы проверить степень Сюзанны Лукас, вы получите ответ «она никогда не ходила здесь в школу». Вам придется проверить под моей девичьей фамилией. Это один пример. Теперь, если бы я вышла замуж до окончания колледжа и не нуждалась в рекомендациях с подработок, которые у меня были во время учебы, мне не нужно было бы указывать свою девичью фамилию в ранее известном как раздел.
Теперь некоторые университеты разрешат вам сменить имя, а некоторые — нет. Некоторые за смену пола, но не за брак/развод. Вы можете позвонить в свой университет и спросить. Будут требовать документы. Я никогда не спрашивал ни об одном из своих университетов, поэтому, честно говоря, не знаю. Я знаю, что мое учебное заведение носит мою женатую фамилию, потому что они присылают мне материалы для сбора средств, но я не знаю, перешло ли это на мою степень.
Моя ученая степень раньше присылала мне материалы для сбора средств под моей девичьей фамилией, но они больше не присылают, так что я не знаю, то ли они сдались, то ли они просто не могли найти меня. (Или они не отправляют за границу. Вы не поверите, сколько там баз данных, которые не могут обрабатывать иностранные адреса.)
Также давайте поговорим о моем брате, который носит второе имя. (Примечание: его зовут Джон, и моя мать однажды с тоской сказала: «Мне всегда нравилось имя Джон. Я бы хотела, чтобы у меня был сын по имени Джон». Нам пришлось напомнить ей, что у нее действительно есть сын по имени Джон.) Его дипломы и лицензии будут связаны с его официальным именем, и ему нужно будет указать это, хотя он может сделать это, просто указав свое имя как J. Отчество Фамилия.
Для профессиональных лицензий, как правило, закон требует, чтобы вы практиковали под именем, указанным в вашей лицензии, поэтому вы должны убедиться, что они совпадают. Но, опять же, если вы получили степень доктора медицины как Джейн Смит, а теперь вы Джон Смит, и даже если ваши права совпадают, вы все равно захотите сообщить проверяющему биографические данные, что вы раньше были Джейн Смит, чтобы она могла выследить вас.
.
Идея в том, что вы хотите, чтобы люди могли вас найти. Теперь давайте пройдемся по вашим сценариям.
1. Если вы пользуетесь псевдонимом для определенной цели (например, онлайн-блог, религиозное имя), который не будет фигурировать ни в каких документах, имеющих отношение к проверке биографических данных?
Не имеет значения. Вы можете полностью исключить это из своего резюме. Теперь, если вы хотите использовать это в качестве примера ваших потрясающих навыков письма или чего-то еще, тогда вы хотели бы включить это, хотя я бы не стал помещать это в приложение, также известное как, я бы указал это на само резюме.
Блог:
My Fabulous Blog (пишу как Evil HR Lady)
2. Имя при рождении человека, чье имя было изменено в детстве (например, усыновлен или его родители не знали, как назвать его при рождении)?
Это не имеет значения. Поскольку у них нет опыта работы, поскольку это имя и, предположительно, их номер социального страхования был изменен на официальное имя, все в порядке с миром.
Даже не надо его поднимать.
3. Возникают ли дискриминационные опасения в связи с предоставлением прежнего имени (например, трансгендеры или лица, чье первоначальное имя негативно указывает на их этническое происхождение)?
Это будет зависеть от того, потребуется ли имя для подтверждения прошлого места работы или образования. Точно так же, как девичья фамилия (или фамилия по мужу, а теперь вы развелись), вы не хотите, чтобы потенциальный работодатель позвонил вашему прошлому работодателю и не нашел вас. Если она говорит: «Я хотела бы убедиться, что Джейн Смит работала здесь с 2003 по 2007 год», сотрудник отдела кадров в вашем старом офисе скажет: «Тогда такой человек здесь не работал», потому что вы были Джоном Смитом, когда работали там. Или Джейн Смитовски, или что там у вас. Изменит ли компания ваше имя, если вы попросите? Может быть. Меня никогда никто не спрашивал, но это не значит, что компания этого не сделает. Но ваши бывшие менеджеры и коллеги будут знать вас под вашим первоначальным именем, и вы не хотите напортачить.