Как правильно изменить фамилию в трудовой книжке?
Прежний работодатель не сделал запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки об изменении фамилии, а просто перечеркнул фамилию и записал новую. На данный момент в связи с расторжением брака сотрудница снова меняет фамилию.
Как быть: нужно ли направлять работника на предыдущее место работы? Если нет, то какие записи и на основании каких документов нужно сделать?
Согласно п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные.
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
В соответствии с п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Внесение записи в трудовую книжку работника прежним работодателем (путем ее исправления) возможно в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке (п. 27, 28 Правил). В рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, речь идет не об исправлении записи в трудовой книжке, а о внесении недостающих сведений.
Учитывая, что достоверные сведения на основании свидетельства о браке могут быть внесены работодателем, у которого сотрудница трудится в данный момент, полагаем обращаться к прежнему работодателю не нужно.
Работодателю в таком случае необходимо сначала на внутренней стороне обложки трудовой книжки (в любом свободном месте) сделать запись: «Фамилия ___________ изменена на фамилию ________ на основании свидетельства о заключении брака серия ____ N _______, выданного «__» ____________ 20__ г. отделом ЗАГС ________________». Ниже ставятся подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (например кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы. А затем, зачеркнув на первой странице книжки прежнюю фамилию и записав новую, в аналогичном порядке следует внести на внутренней стороне обложки трудовой книжки новую запись со ссылкой на свидетельство о расторжении брака.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда
Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ
http://www.
garant.ru
Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку об изменении фамилии на основании свидетельства о браке? На обложке уже нет места для записи?
16.07.2021
Старший юрисконсульт
Ответ.
Мы полагаем, если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в том числе в трудовую книжку работника. При этом в случае если на обороте обложки с лицевой стороны нет места для записи, то такую запись можно внести либо в конце трудовой книжки, либо отобразить во вкладыше. Законодательство данный вопрос не регламентирует.
Правовое обоснование.
Если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в следующие кадровые документы:
Готовое решение: Что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(в ред. Приказа Минтруда России от 31.10.2016 N 588н)
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» {КонсультантПлюс}
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Так, в соответствии с п. 2.1 Инструкции N 69 фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью. Указанные сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.
В том случае, если фамилия работника изменилась, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать новую фамилию. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции N 69).
Инструкцией N 69 не предусмотрен порядок действий, в случае если места на обложке больше нет. Однако в п. 38 Правил N 225 говорится, что, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.
Таким образом, для внесения новой фамилии в трудовую книжку сначала необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку, а затем заполнить титульный лист вкладыша.
{Вопрос: Как следует указать новую фамилию работницы в трудовой книжке, если в ней нет больше места для новых фамилий? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}}
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п.
38 Правил).
С учетом изложенного считаем, что, в случае если в трудовой книжке заполнен раздел, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, и возникла необходимость внесения записи об изменении фамилии и внесении ссылки на соответствующие документы, работодатель вправе вшить в трудовую книжку вкладыш, который должен быть оформлен в том же порядке, что и трудовая книжка.
{Вопрос: Как следует поступить в ситуации, когда работница организации несколько раз меняла фамилию и на внутренней стороне обложки трудовой книжки не осталось места для новой ссылки на изменяющие документы? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2020) {КонсультантПлюс}}
Руководство отдела кадров и заработной платы по смене имени
Расчет заработной платы
Что такое имя? Когда дело доходит до HR и заработной платы, многое. Следуйте этим полезным советам всякий раз, когда сотрудник меняет юридическое имя.
Шаг 1. Попросите сотрудника обновить SSA
HR не одинок в этом: для запуска процесса смены имени требуются двое. Вам необходимо убедиться, что затронутый сотрудник сообщил об обновлении в Администрацию социального обеспечения (SSA). Это самый важный шаг — сообщить работнику, что с точки зрения федерального правительства его карточка социального страхования считается источником достоверной информации по ряду вопросов, включая налоги с заработной платы.
В соответствии с правилами SSA для внесения изменений сотрудник должен будет явиться в местный офис. Агентство предоставляет простой в использовании локатор офисов на своем веб-сайте, который вы можете отправить сотрудникам. Часы работы офиса SSA ограничены, поэтому мы рекомендуем предоставить сотруднику время для посещения в рабочее время, если это необходимо. Поверьте нам, это того стоит.
После получения заявления сотрудника на получение новой карты социального обеспечения агентство обычно отправляет ему или ей новую карту по почте в течение 10 рабочих дней.
Шаг 2. Обновление формы W-4 и вашей системы начисления заработной платы
Как только вопрос об изменении имени сотрудника будет согласован с Администрацией социального обеспечения, дело снова на вашей стороне. Здесь в игру вступает еще одно федеральное агентство; Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы имя, указанное в формах W-4 и W-2 сотрудника, точно совпадало с именем, указанным в карточке социального обеспечения сотрудника.
На случай, если вам понадобится переподготовка, форма W-4 является обязательной частью процесса адаптации сотрудника. Форма определяет, сколько федерального подоходного налога должно быть удержано из зарплаты работника. Людей просят заполнить «лист личных пособий» в зависимости от семейного положения, работы супруга сотрудника и других личных факторов. Получение этого права имеет большое значение, так как удержание слишком небольшого количества налогов может означать большой остаток, подлежащий уплате, когда сотрудник подает годовую отчетность.
На снимке: Рабочий лист личных пособий в форме W-4
Рекомендуется, чтобы сотрудники пересматривали форму W-4 всякий раз, когда меняется их личное или финансовое положение. Если речь идет об изменении имени, сделать это не просто разумно — это необходимо. Попросите сотрудников заполнить новую форму и загрузить любые изменения в вашу платежную ведомость и систему управления персоналом.
Говоря о технологиях управления персоналом, обязательно дважды проверьте, чтобы имя сотрудника было обновлено во всей системе. Когда придет время создавать W-2, вы также должны убедиться, что имена сотрудников в этих формах точны.
Шаг 3. Повторная проверка формы I-9s
По закону работодатели не обязаны обновлять записи о разрешении на работу после смены имени, но это рекомендуется делать. Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует менеджерам по персоналу фиксировать эти изменения в форме I-9.
В разделе 3, предназначенном для повторной проверки и повторного найма сотрудников, запишите новое имя и подпишите форму. Вы не обязаны запрашивать подтверждающие документы, подтверждающие изменение.
На фото: раздел 3 формы I-9
Если вы используете E-Verify в дополнение к бумажной форме I-9, убедитесь, что сотрудник уже зарегистрировал изменение своего имени в SSA. . Если имя отличается от их записей, повторная проверка может застопориться.
В некоторых редких случаях человек может обратиться с просьбой об изменении имени, не связанной с браком или разводом. Например, если сотрудник прошел адаптацию под вымышленным именем, но впоследствии получил легальный статус, он может запросить легализацию своей формы I-9..
В этих случаях USCIS рекомендует вам заполнить новую форму I-9, указать первоначальную дату найма в Разделе 2 и приложить старую форму с письменным объяснением.
Шаг 4.
Завершение льгот и банковской информации Вы обновили записи о заработной плате и разрешении на работу, чтобы ваш бизнес соответствовал требованиям. Это отличная новость, но есть еще несколько моментов, которые вам нужно связать.
Изменения имени часто происходят в результате жизненных событий, таких как брак или развод. Эти «соответствующие жизненные обстоятельства», как их называют в страховой отрасли, позволяют людям обновлять свои льготы в середине планового года. Сотрудники могут захотеть либо отказаться от покрытия, либо увеличить его, либо потенциально добавить супруга или ребенка. У них будет только 60 дней после события, чтобы внести изменения, поэтому не забудьте напомнить им о том, что решение зависит от времени.
Последнее напоминание о заработной плате: если сотрудник недавно женился, обратите внимание, что пары часто открывают совместные банковские счета. Убедитесь, что информация о прямом вкладе сотрудника и о распределении заработной платы актуальна.
Если ваши системы управления персоналом и расчета заработной платы работают по принципу самообслуживания, он или она может позаботиться об этом самостоятельно.
Возможно, вас не пригласили на свадьбу, но вы все равно можете подарить молодоженам беспроблемный опыт работы с персоналом. Следуйте этим советам и упростите процесс изменения имени.
Вам также может понравиться
Как сменить фамилию на работе после замужества
Моя девичья фамилия, Гавронски, никогда не была легкой для людей в написании или произношении. Буква «W» в первом слоге сбивает людей с толку, и нельзя притворяться, что имя красиво звучит, даже если оно не испорчено. Он, как однажды сказал мой любимый учитель английского, какофонический, и я никогда не чувствовал к нему привязанности.
Я с нетерпением ждала, когда выйду замуж за своего мужа, чтобы отказаться от него в пользу более легкого, красивого, двухсложного Ластоу. Юридически я бы взял его фамилию, но профессионально я бы сохранил свою личность, привязанную к моей работе как писателя и профессионала.
Это было то, что делали женщины, которые только начинали свою карьеру, верно?
Может быть, и так, но это не значит, что я должен последовать их примеру. Чем больше я думал об этом, тем больше я ненавидел идею иметь две идентичности: одну личную и одну профессиональную. Моя жизнь не разделена на части таким образом, и я начал чувствовать себя действительно запутанным, иногда быть Гавронски, а иногда Ластоу. У меня уже кружилась голова каждый раз, когда от меня требовали подписи. Была ли я миссис Ластоу или мисс Гавронски? Кем, черт возьми, я был?
Попытка разобрать это оказалось больше, чем я хотел. Итак, однажды днем пару месяцев назад, вскоре после того, как я связал себя узами брака, я решил попрощаться со своей девичьей фамилией и пойти ва-банк со своей замужней — лично, профессионально, в конечном счете.
Я узнал кое-что, несколько самородков, которые могут оказаться полезными для вас:
1. Решение за вами
Всегда найдутся люди, которые оценят (непрошенные) ваш выбор.
Одна подруга-писательница, которая не изменила свое имя, заметила, что ей больше нравилось мое старое имя. Моя сестра поддержала то же мнение и заявила, что хотела бы сохранить свою девичью фамилию, когда выйдет замуж.
Коллега, которого я плохо знаю, выразил удивление до такой степени, что я почувствовал себя обязанным защищать себя и причины своего решения. Позже я пожалел, что просто признал изменение и не чувствовал необходимости уточнять. Только вы отвечаете за этот выбор.
Это заезженная фраза, но здесь она вполне уместна: You do you. Не нравится ли вам, как звучит ваше новое имя, или вы категорически против того, чтобы женщина брала фамилию своего мужа, решать вам, что вы будете делать. К черту все, что кто-то еще думает, говорит или во что верит.
2. Это процесс, даже если вы организованы
Во-первых, вы должны сообщить об этом в отдел кадров, чтобы они могли помочь вам исправить ситуацию с вашей страховкой, 401K и везде, где ваше имя фигурирует в Компания.
Тогда вам нужно подумать о своем онлайн-бренде. Как писатель, я провел ровно один мучительный день, обращаясь ко всем редакторам, с которыми когда-либо работал (по крайней мере, к тем, с кем я мог припомнить работу), с просьбой внести изменения в мои цифровые публикации.
К моему удивлению, все было исправлено и быстро ответили, что об этом позаботились. Я был поражен и восхищен, так как это было той частью, о которой я больше всего беспокоился, когда решил пойти на 100% Стейси Ластоу. Я чувствовал себя достаточно мотивированным, чтобы создать и запустить новый личный сайт, чтобы помочь закрепить мою новую фамилию в профессиональном плане.
К счастью для меня, ни в Твиттере, ни в Инстаграме не было моего полного имени, так что мне не пришлось возиться с ними. Но если для вас это не так, то есть над чем подумать.
Если это поможет вам оставаться организованным, составьте специальный список дел и работайте над ним, как над большим проектом.
3. Вам не нужно делать все сразу
После планирования свадьбы и медового месяца я позволил себе некоторую свободу действий, чтобы все уладить.
Единственная проблема заключается в том, как быстро вы хотите, чтобы об этом позаботились, так что, опять же, постарайтесь не переживать по этому поводу.
В настоящее время в моем профиле LinkedIn в скобках указана моя девичья фамилия, и я думаю, что пройдет какое-то время, прежде чем я почувствую себя готовой ее удалить. Я не хочу, чтобы кто-то был сбит с толку тем, кто я такой, хотя это, вероятно, глупое беспокойство. Моя электронная подпись также изображается таким образом (с учетом сказанного я сделал все, что мог, чтобы ускорить процесс, чтобы люди увидели меня под моим женатым именем, изменив то, как я появляюсь в чьем-то почтовом ящике, когда отправляю сообщение).
Вы можете думать об этом до смерти — я совершенно уверен, что моя предбрачная подписка есть в бескрайних просторах Интернета, но я отказываюсь подчеркивать это — но я обещаю вам, никому другому, не в последнюю очередь ваша сеть, есть.
Что бы вы ни слышали о смене имени, знайте, что это не разрушит вашу репутацию, это не отказ от феминизма, и это не самое сложное, что вы когда-либо будете делать — ни в коем случае.