Как оформить смену фамилии в кадровых документах: Смена ФИО и паспорта работника. Что нужно знать кадровику

Смена фамилии сотрудника. Что делать бухгалтеру, кадровику?

Перейти к содержанию

Exact matches only

Exact matches only

Search in title

Search in title

Search in content

Search in content

Search in excerpt

Hidden

Hidden

Главная » Кадры

На чтение 3 мин Просмотров 1.1к. Опубликовано 08.06.2022

Регистрация брака – радостное событие. Но если сотрудница вышла замуж, то у специалиста, работающего с кадровыми документами, появляется лишний повод для головной боли. Как внести изменения в кадровые документы и ничего не упустить. Ловите нашу памятку.

1. Принять у сотрудника заявление о внесении изменений в кадровые документы с приложением подтверждающих документов (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт в случае регистрации брака). Форма не регламентирована.
2. Издать приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма не регламентирована.
3. Если трудовая книжка ведется в бумажной форме, внести запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ): на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
4. Внести изменения в трудовой договор (по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе). Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
5. Уведомить об изменении фамилии ПФР. Чтобы внести данные о новой фамилии работника на его ИЛС, нужно подать заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п). Подать это заявление работник может сам либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 18 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
6. В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ новую фамилию указывайте только после изменения личных данных работника в системе ПФР (пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п). В противном случае сведения о работнике не будут приняты ПФР из-за несовпадения данных в отчете с данными ИЛС (ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 38 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, таблица 7 Формата отчета СЗВ-М, утв. Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п, п. 4.1, таблица 44 Приложения 6 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п). Отдельная форма СЗВ-ТД в данном случае не подается.

Проверить по СНИЛС, какая фамилия в системе персонифицированного учета значится у работника на данный момент, можно на сайте ПФР в «кабинете страхователя».

Сохраняйте в закладки, чтобы не забыть.

---

Автор материала:
Светлана Дьякова

Как отразить в кадровом документообороте смену фамилии работника в связи с заключением брака?

Вопрос:

Как отразить в кадровом документообороте смену фамилии работника в связи с заключением брака?

Ответ:

На основании ст. 33 Трудового кодекса Республики Казахстан, изменение фамилии работника требует внесения изменений в условия трудового договора, содержащие фамилию работника, как правило – это преамбула и реквизиты трудового договора. 

Это связано с тем, что фамилия работника определяет именно конкретного работника, как сторону соответствующего трудового договора.

Пример дополнительного соглашения:

Дополнительное соглашение № ____

г. _______                                                                                                                                                                «___»____ 20__ года

Товарищество с ограниченной ответственностью «____________________», свидетельство о государственной регистрации № _________________-ТОО (ИУ),  местонахождение Республика Казахстан, г.Алматы,  _____________________________, БИН _________________________, именуемое в дальнейшем – Работодатель, в лице Директора _______________________.,  действующего на основании Устава, с одной стороны, и

гражданин (ка) , удостоверение личности № ________________выдано ___________________ РК  от ___________________ г., ИНН _______________________________, проживающий по адресу: ______________________именуемая (ый)  в дальнейшем — Работник, с другой стороны,  далее  совместно  именуемые — Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение № ____ от ____ к Индивидуальному трудовому договору № __ от _____________________ (далее — Договор) о нижеследующем:

1. На основании свидетельства о перемене фамилии №___ от «___» ______ 2020 года   выдан _________, изменить в трудовом договоре и во всех учетных документах Работодателя фамилию, имя, отчество работника с ____________________ на фамилию, имя, отчество работника _______________.

2. Считать действительным удостоверение личности в следующей редакции: №_____, выдано_______ от «___» _____2020 года.

3. Другие условия трудового договора №____ от «___» ____ года остаются без изменений.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах по одному для каждой из сторон имеющих одинаковую юридическую силу, и являются неотъемлемой частью трудового договора.

Реквизиты сторон:

Издать приказ об изменении персональных данных работника на основании представленных документов, указать с какого числа, который направляется в бухгалтерию. Заработная плата выплачивается работнику в установленные сроки на имеющиеся у работодателя банковские реквизиты согласно измененного приказа об оформлении приема работника на работу.

Приказ может быть следующего содержания:

ПРИКАЗ №___

Об изменении фамилии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Изменить в учетных и иных официальных документах ТОО «__________» фамилию ___________________, на фамилию _____________________ в связи с вступлением в брак.

2. Изменения в учетные и иные официальные документы ТОО «_____________» внести с _________________

Основание: свидетельство о заключении брака от __________ № ___________.

Изменение записей о фамилии работника в трудовой книжке производится работодателем на основании документов, удостоверяющих личность и свидетельства о браке. 

В соответствии с пунктом 13 Правил хранения и ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929, указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации при ее наличии.

Таким образом при изменении фамилии работника соответствующие изменения в обязательном порядке вносятся по соглашению сторон на основе дополнительного соглашения в трудовой договор, в приказ об изменении фамилии работника, а также в трудовую книжку работника при ее наличии.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Изменение личной информации: маркер имени и пола

Администраторы отдела кадров должны знать о требованиях Техаса и доступных ресурсах, когда сотрудник запрашивает изменение имени или маркера пола.

Процесс определения имени и пола

В Техасе для любого человека, который хочет изменить имя или признак пола, требуется постановление суда. Этот судебный приказ является официальным документом, используемым для обновления необходимой документации с работодателями и другими официальными лицами.

Физические лица имеют право на смену имени по любой причине, если физическое лицо не планирует совершать мошенничество или использовать имя в других незаконных целях. Ходатайство с просьбой к суду об изменении имени должно содержать информацию, удостоверяющую личность, и карту отпечатков пальцев. В некоторых округах также может потребоваться проверка биографических данных. Для любого лица, имеющего криминальное прошлое, может быть запрошена дополнительная информация.

Для смены гендерного маркера процесс более сложный. В Техасе нет закона, определяющего, какие доказательства требуются для изменения маркера пола. Каждый отдельный судья может решить, какая документация требуется, а для подтверждения смены пола может потребоваться несколько документов. Как правило, человеку требуется только официальное письмо от врача, подтверждающее, что человек получает клинически надлежащее лечение с учетом гендерной идентичности. Однако для подтверждения могут потребоваться дополнительные медицинские документы.

Кроме того, некоторые судьи могут не разрешать изменение маркера пола, даже если лицо предоставило суду надлежащие документы. Решение о разрешении изменения гендерного маркера принимается отдельными судьями судов, и многие судьи в Техасе не регулярно разрешают изменение гендерного маркера.

После того, как имя или признак пола изменены на законных основаниях, они должны быть признаны в любом округе по всему штату Техас. Постановление суда является ключевым документом, когда люди добиваются этих двух правовых изменений.

Обновление трудовой документации

После получения судебного постановления об изменении имени или половой принадлежности лица могут начать процесс обновления юридических документов. Изменение в суде не изменяет автоматически другую документацию, поэтому физическое лицо должно физически обновить все удостоверения личности и документы (например, карточку социального страхования, водительские права, свидетельство о рождении и т. д.) с помощью судебного решения.

Если физическое лицо хочет изменить документацию у работодателя, для обновления трудовых документов должно быть достаточно заверенной копии постановления суда или обновленного удостоверения личности. Используя постановление суда, работодатель должен соответствующим образом обновить документы на основе новой юридической документации, предоставленной работником.

Кроме того, записи в личном деле сотрудника, в дополнение к любым другим записям сотрудников, должны быть изменены, чтобы указать новое имя и пол сотрудника, что соответствует Закону о конфиденциальности. Сотруднику также должно быть разрешено изменять любые документы, удостоверяющие личность, такие как удостоверение личности, учетную запись электронной почты, визитные карточки и подпись на рабочем месте — все, что связано с личной идентификацией на рабочем месте.

Соображения для отдела кадров

Администраторы отдела кадров могут информировать сотрудников о том, что любое изменение правового статуса, например имени или пола, требует решения суда. Сотрудников можно направить в офис местного клерка в округе их проживания, чтобы получить информацию о конкретных требованиях для изменения имени или гендерного маркера. После того, как сотрудник получил официальное подтверждение изменения имени или пола (например, постановление суда), отдел кадров может помочь сотруднику обновить личную информацию в образовательной организации, а также предоставить эту информацию другим организациям, непосредственно связанным с работа.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с юридическими рекомендациями Юридической библиотеки штата Техас.

---

Дженнифер Бартон — консультант по кадрам и вознаграждениям в TASB HR Services. Отправьте Дженнифер письмо по адресу jennifer.barton @tasb.org .

---

Будьте в курсе всех последних новостей и тенденций в области HR, присоединившись к списку рассылки HRX!

Tagged: Разнообразие, Трудоустройство, «Кадровое дело»

Офис ЗАГС

Офис регистратора университета поддерживает идентификацию студентов, позволяя им управлять четырьмя различными типами имен в университетских системах.

Регистрационное имя учащегося

Регистрационное имя учащегося в Вашингтонском университете — это имя, которое изначально предоставляется заявителем в процессе подачи заявления о приеме.

Иностранные студенты: для виз F и J — имя студента в записях должно совпадать с полным именем в паспорте.

Получатели финансовой помощи: Студенты, подающие заявку на финансовую помощь, должны согласовать изменение имени студента с Отделом финансовой помощи студентам. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected], чтобы предоставить документацию об изменении имени вашей записи.

Официальное имя
Примечание: Регистрационное имя студента часто неофициально упоминается как «официальное имя»; но это неправильно. Есть имена, для изменения которых требуется юридическая документация, но такое имя не считается законным или незаконным в соответствии с указаниями Генеральной прокуратуры Вашингтонского университета.

Где используется имя студента

Имя студента появляется в официальной стенограмме, финансовых документах и ​​иммиграционных документах, выданных университетом, даже если студент указал другое предпочтительное имя, имя для поступления или диплом. Он также используется по умолчанию для начала обучения и имени диплома, если студент не предоставил альтернативу к указанному сроку для таких целей.

Как обновить имя записи учащегося

Чтобы учащийся изменил свое имя в учетной записи учащегося, для нового имени учащегося требуется юридическая документация или доказательство использования, продемонстрированное по почте, и документы с желаемым именем. Изменение имени учащегося может быть произведено либо лично, в офисе регистратора университета, 2-й этаж Schmitz Hall, либо по электронной почте на адрес [email protected].

Иностранные студенты с визами F и J должны ознакомиться с процессом изменения имени ISS, прежде чем подавать запрос на изменение имени учащегося.

Запросы на изменение имени учащегося будут приниматься для учащихся, которые зачислены в настоящее время, а также для предыдущих учащихся, чьи записи хранятся в базе данных учащихся. Если есть запрос на изменение имени записи учащегося в академической записи учащегося, чья запись находится на микрофильме, необходимо получить одобрение одного из регистраторов.

Документы

Основным требуемым документом является заверенная копия постановления суда или свидетельства о браке, или постановления о расторжении брака с полным указанием нового имени. Если эти документы недоступны, учащийся должен продемонстрировать их использование. Учащийся должен предоставить подтверждение того, что он является лицом, чье имя в записной книжке учащегося изменяется. Обычно для этого требуется удостоверение личности с фотографией. После проверки студент должен представить как минимум два из следующих документов . Хотя бы в одном из документов должна быть дата рождения, фотография и подпись:

• Бывшее удостоверение личности
• Действительные водительские права
• Действительный военный билет
• Студенческий билет
• Другое Действительное удостоверение личности: должно быть выдано высшим учебным заведением, агентством штата или федеральным агентством
• Действительный паспорт
• Оригинал формы гражданства с подписью и фотографией
• Паспорт иностранного государства
• Регистрационная карта индейского племени, признанная на федеральном уровне, или удостоверение личности Бюро по делам индейцев США, содержащее подпись и фотографию человека
• Удостоверения личности сотрудников
• Бизнес-лицензия
• Свидетельство о рождении
• Карточка социального обеспечения
• Коммунальные услуги, телефон, медицинские счета с указанием имени

Отчество

Учащиеся могут изменить свое отчество на начальное или наоборот без документации. Документация требуется, если учащийся добавляет или удаляет отчество.

Стенограммы

После того, как в личном деле учащегося будет указано новое имя учащегося, учащиеся могут пройти процедуру заказа официального стенограммы, чтобы приобрести новую официальную стенограмму.

Время обработки

Примечание: Несмотря на то, что основная база данных учащихся обновляется немедленно, не все системы, использующие базу данных учащихся, обновляют записи об учащихся немедленно. Некоторые обновления обновляются каждую ночь, некоторые обновляются еженедельно, а некоторые обновляются только один раз в квартал.

Предпочтительное имя

A Предпочтительное имя — это имя, которое учащийся хотел бы, чтобы другие в UW называли им вместо его имени в учетной записи учащегося. Предпочтительное имя (или выбранное имя) — это имя, которое учащиеся могут менять так часто, как пожелают.

Где используется предпочтительное имя

Предпочтительное имя может использоваться в самых разных приложениях в университете, включая списки классов, Husky Card и электронную систему записи рекомендаций (EARS), и это лишь некоторые из них. Обязательно сообщите университету предпочтительное имя только в том случае, если вам будет удобно, если кто-либо увидит это имя в печати.

Как обновить предпочтительное имя

Войдите в систему identity.uw.edu [требуется UWNetID], чтобы внести изменения.

Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами по предпочтительным именам, чтобы узнать больше.

Название начальной программы

Название начальной программы используется в ежегодной онлайновой или виртуальной программе поступления в каждый из трех кампусов Вашингтонского университета.

Кто управляет программой начала обучения Имя

Программа начала обучения находится в ведении Управления церемоний Вашингтонского университета или офисов начала обучения в кампусах UW Bothell и UW Tacoma.

Как обновить название программы запуска

Студентам, которые закончили или планируют закончить обучение в течение определенного учебного года, отправляется электронное письмо (на их адрес электронной почты @uw. edu ), в котором им предоставляется возможность либо отказаться от участия в программе начала обучения в этом году, либо предоставить Начальная программа Название программы. Для этого действия установлен крайний срок, основанный на сроках публикации и/или печати.

Студенты, которые не уложатся в установленный срок, будут распечатаны свои студенческие записи.

Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт Управления церемоний.

Название диплома

Название диплома появляется на официальном дипломе Вашингтонского университета, если студент указал конкретное название диплома, которое будет использоваться помимо имени в личном деле студента.

Где используется название диплома

Название диплома указано в официальном напечатанном документе Вашингтонского университета и ceDiploma.

Как обновить имя диплома

Получатели диплома впервые
Студенты, получившие высшее образование, получают электронное письмо (на адрес электронной почты @uw. edu) вскоре после того, как их степень была опубликована в их транскрипте. Это электронное письмо дает студентам возможность указать название диплома и почтовый адрес для своего диплома. Имейте в виду, что учащиеся, которые не представили эту информацию к тому времени, когда НАШИ размещают заказ на получение диплома за соответствующую четверть выпуска, для выдачи и отправки диплома по почте будет использоваться информация из студенческой документации.

Получатели замещающего диплома
Выпускники, получившие свой первоначальный диплом и желающие приобрести замещающий диплом с названием диплома, отличающимся от оригинала, могут следовать инструкциям по выбору названия диплома на веб-странице «Выпускные и дипломы».

Дополнительная информация, удостоверяющая личность

Пол

Запросы на изменение пола, указанного в студенческом личном деле, можно подать либо лично в офис регистратора университета, либо по электронной почте registra@uw.