Документы для дарения дачного участка: Договор дарения земельного участка близкому родственнику

Мы рекомендуем создавать электронные письма и шаблоны писем для квитанций о пожертвованиях. Шаблоны помогают обеспечить включение необходимой информации во все квитанции. Они также экономят время, автоматизируя ваши квитанции.

Рассмотрите возможность создания следующих типов шаблонов квитанций о пожертвованиях:

• Пожертвования и неденежные подарки
• Регулярные пожертвования (включая ежемесячные подарки)
• Залог
• Неудачные пожертвования
• Карта с истекающим сроком действия

В своих шаблонах вы должны оставить место для включения всей информации, требуемой IRS, а также искреннее благодарственное сообщение, сообщающее жертвователям, как много их вклад значит для вашей организации.

Сохраните эти шаблоны в вашей программе управления донорами для автоматической отправки после того, как донор сдаст (или попытается сдать). Например, система управления донорами Bloomerang позволяет записывать стандартные шаблоны квитанций о пожертвованиях и настраивать их, используя имена доноров, даты и суммы пожертвований, а также название кампании, которую они поддерживали.

То, что вы используете шаблоны для квитанций о пожертвованиях, не означает, что они должны быть скучными. Есть несколько способов создать привлекательные квитанции о пожертвованиях.

Мы рекомендуем использовать интересный мультимедийный контент, например:

• Короткие видеоролики с отзывами ваших бенефициаров из первых рук
• Качественные фотографии бенефициаров или волонтеров в действии
• Ссылки на образовательные или вдохновляющие посты в блогах
• Ссылки на ваши учетные записи в социальных сетях, чтобы сторонники могли следить за вашей организацией на нескольких платформах

Если вы добавите творческий контент и убедительно представите его в своих квитанциях о пожертвованиях, вы сможете привлечь своих доноров и побудить их продолжать поддерживать вашу организацию.

Квитанции о пожертвованиях содержат ценную информацию, которую доноры оценят, когда наступит налоговый сезон. Вы можете создавать привлекательные шаблоны квитанций, которые помогут вам сэкономить время и обеспечить включение наиболее важной информации.

Связанные ресурсы:

• Благодарность доноров: создание стратегии (и более 22 идей!). Создайте всестороннюю стратегию благодарности донорам, используя эти советы от Bloomerang.
• Шаблоны электронных писем и писем с квитанциями о пожертвованиях для вашей некоммерческой организации. Заимствуйте эти шаблоны квитанций о пожертвованиях, чтобы разработать идеи для квитанций вашей организации.
• Благодарственные письма донорам: что вам нужно сказать и 16 бесплатных шаблонов. Изучите шаблоны благодарственных писем донорам в этом руководстве, чтобы получить более подробную информацию о том, что сказать в эффективном благодарственном письме донора.

Пожертвование документов вашей организации в репозиторий

Истории организаций, сохраненные для памяти сообщества

Сердце памяти вашей организации — ее записи. Если ваша организация дорожит своей историей, вы должны действовать так, чтобы сохранить оригинальные письма, протоколы, отчеты, фотографии, публикации и другие документы — как в физической, так и в цифровой форме — которые подготовили и собрали должностные лица, члены, директора, сотрудники или волонтеры. с годами. Эти документы являются уникальным свидетельством достижений вашей организации. Такие материалы также чрезвычайно ценны для административных, юридических, налоговых целей и связей с общественностью. История вашей организации важна и для вашего сообщества. Пожертвовав записи вашей организации в архивное хранилище, вы гарантируете, что ее история и наследие станут частью коллективной памяти вашего сообщества.

Что вам может предложить репозиторий?

Архивное хранилище – это место, где профессиональные архивисты и хранители заботятся и сохраняют исторически значимые документы. Архивные хранилища часто находятся в исторических обществах, академических учреждениях или публичных библиотеках, задача которых состоит в обеспечении защиты и доступности хранящихся в них материалов. Архивы могут обеспечить экологически безопасное хранение неактивных записей и, таким образом, освободить ценное пространство для текущего бизнеса. Что еще более важно, он может предоставить исследовательский доступ к информации в записях как для членов вашей организации, так и для общественности, а также защитить записи, контролируя их обработку и использование. Помещая записи в архивное хранилище, вы делаете важный шаг к сохранению их и содержащихся в них воспоминаний.

Какие документы должны быть помещены в архивное хранилище?

Многие записи, производимые организацией, имеют долгосрочную ценность. Репозиторий заинтересован в записях, которые лучше всего иллюстрируют цель, деятельность и политику вашей организации. Такие документы обычно представляют собой «конечный продукт» — например, окончательный отчет вместо черновика. Архивы больше интересуются родственными группами материалов, а не отдельными предметами. Записи должны быть неактивными, то есть они больше не должны регулярно использоваться для рутинной работы. Записи о несуществующих организациях также часто представляют интерес для архивного хранилища.

Что такое исторически ценный материал?

Многие типы материалов могут быть ценными для исследователя. Их список можно найти на внутренней стороне этой брошюры.

Прежде чем документы будут переданы в архивное хранилище, архивариус должен изучить документы и цифровые файлы вашей организации, чтобы определить, какие материалы имеют непреходящую историческую ценность. Поскольку исследовательская ценность записей может уменьшиться, если элементы будут удалены или переставлены, записи не следует пропалывать, выбрасывать или переупорядочивать до того, как они будут проверены архивариусом.

Как работает архив?

Архивами руководят профессионалы, первоочередной задачей которых является отбор и сохранение исторических материалов и обеспечение их доступности для использования. Если ваша организация жертвует свои записи, персонал этого репозитория будет нести ответственность за заботу о записях и будет продолжать работать с вашей организацией по мере того, как вы будете использовать записи и периодически добавлять их в коллекцию.

Не стесняйтесь обращаться к архивариусу ближайшей библиотеки, университета, исторического общества или государственного архива для получения подробной информации об их архивной деятельности. Общество американских архивистов также может предоставить вам информацию и предложения.

Записи вашей организации могут иметь историческую ценность

Ниже перечислены некоторые типы записей, которые хранятся в архивах для исторических и административных исследований:

• Архитектурные записи
• Устав, устав
• Аудиозаписи
• Бюджеты
• Устав и изменения
• Вырезки
• Конституция и изменения
• Переписка/электронная почта офицеров
• Наборы данных
• Каталоги
• Финансовая отчетность
• Справочники
• Юридические документы
• Меморандумы
• Протоколы заседаний
• Членские списки
• Кинопленки, видеокассеты, аудиозаписи, DVD и компакт-диски
• Информационные бюллетени и другие публикации (создаваемые организацией)
• Организационные схемы
• Проспекты, брошюры, листовки и т. д.
• Фотографии
• Документы по планированию
• Пресс-релизы
• Отчеты (годовые, комитетские и т. д.)
• Списки
• Альбомы для вырезок
• Речи
• Тематические файлы
• Налоговые декларации
• Веб-сайты/блоги/контент социальных сетей

Обратите внимание, что приведенный выше список относится и к цифровым версиям таких предметов. Ваши цифровые файлы должны иметь описательные имена файлов и согласованное соглашение об именах. Обязательно проверяйте свои цифровые файлы не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что у вас все еще есть к ним доступ. Резервное копирование цифровых носителей должно выполняться на регулярной основе.

Все материалы лучше хранить в прохладном, сухом месте со стабильной температурой.

Репозиторий может принять не все, что вы предлагаете, из-за нехватки персонала и места. Архивариус может помочь вам определить, какие документы или материалы входят в сферу сбора репозитория. Если записи вашей организации не подходят для одного репозитория, может существовать другой, к которому их можно отнести.

Пожертвования

Архивное хранилище во многом похоже на бизнес; в общем, он не может вкладывать материалы и труд в сохранение предметов, которые ему не принадлежат. Невладение материалом серьезно ограничивает возможности репозитория должным образом заботиться о записях. Представители вашей организации и хранилища подпишут договор дарения с изложением условий дарения по обоюдному согласию всех участников и оформлением юридической передачи права собственности (см. также брошюру Общества американских архивистов «Руководство по актам Подарок»). Некоторые репозитории предлагают возможность размещения записей вашей организации на депозите в обмен на плату, покрывающую расходы на их хранение и обслуживание. Такая договоренность регулируется официальным депозитарным соглашением.

Большинство репозиториев не могут обещать, что пожертвованные материалы будут использоваться определенным образом в качестве условия принятия подарка. Репозиторий оставляет за собой право, но не может гарантировать использование любой коллекции материалов для конкретных выставок или исследований.

Если ваша организация является действующим предприятием, лучше всего периодически передавать записи в выбранное вами хранилище с соответствующими интервалами, определяемыми в ходе обсуждения с архивариусом или куратором. Чтобы обеспечить регулярный контакт, ваша организация может включить периодическую передачу неактивных записей в обязанности одного из своих сотрудников.

Архивариус или куратор может предпочесть захват цифровых материалов непосредственно с компьютеров или серверов вашей организации. Если какие-либо цифровые материалы, которые вы хотите пожертвовать, хранятся в другом месте, например, на резервных дисках или флэш-накопителях, других вычислительных устройствах, сетевых или облачных хранилищах или в Интернете, архивариусу или куратору потребуется доступ к этим местам.

Доступ к коллекциям

Политики репозитория в отношении доступности, дублирования и публикации регулируют доступ к материалам в репозитории. Архивариус или хранитель должны обсудить с представителем вашей организации политику доступа к хранилищу и любые особые потребности или проблемы вашей организации, прежде чем оформлять договор дарения.

В организационных записях могут существовать конфиденциальные материалы. Для защиты конфиденциальности отдельных лиц или коммерческой тайны может потребоваться обсудить ограничения на доступ к частям коллекции. Хотя архивариусы хотят сделать все материалы действительно доступными для исследователей, они согласятся на разумные ограничения в течение определенного периода времени.

Имейте в виду, что любые цифровые материалы, которые вы жертвуете, включая компьютеры, компьютерные диски и другие цифровые носители информации, могут содержать пароли, историю просмотров веб-страниц, файлы других пользователей и копии якобы удаленных файлов. Очевидны ли эти файлы для исследователей, будет зависеть от первоначального метода передачи, а также от политик и процедур доступа к репозиторию для обработки цифровых материалов, которые могут меняться со временем по мере развития технологий. Обсудите любые опасения по поводу удаленного контента с архивариусом или куратором.

Авторское право

Передача авторских прав является сложным вопросом, и ваша организация должна обсудить вопросы владения авторскими правами с архивариусом и с собственным юрисконсультом организации, прежде чем оформлять договор дарения.

В соответствии с Законом США об авторском праве репозитории могут предоставлять копии предметов из своих коллекций для использования в научных исследованиях. В рамках исключения «добросовестного использования» закон разрешает исследователям публиковать части объекта, охраняемые авторским правом. Разрешение на публикацию или широкое цитирование материала должно быть получено от правообладателя. Чтобы узнать больше об авторском праве, посетите сайт www. copyright.gov или обратитесь к юрисконсульту вашей организации.

Налоговые вычеты

Ваша организация должна обсудить со своим налоговым бухгалтером или юристом возможность налогового вычета за передачу материалов в архивное хранилище. Архивариусы не могут давать советы по налогам, и им не разрешается оценивать денежную стоимость коллекции, рассматриваемой для их собственного хранилища. Они могут предоставить вашей организации список оценщиков, которые могут (за плату) произвести денежную оценку материалов для организации. Организация-донор организует и оплачивает любую такую ​​оценку.

Денежные пожертвования

Большинство архивов являются некоммерческими учреждениями. Оформление и описание коллекции — самая затратная операция в репозитории. Организациям рекомендуется предоставлять средства для покрытия расходов на размещение, каталогизацию и сохранение своих пожертвований.

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution 4.